Event Operations & Compliance Coordinator - Pharma (m/w/d)

Project overview

Für unseren Pharma-Kunden in Bad Homburg suchen wir ab 01.11.2026 einen Event Operations & Compliance Coordinator – Pharma (m/w/d) auf freiberuflicher Basis (100% Remote). Die Position ist zunächst auf 6 Monate zu besetzen (mit Option auf Verlängerung) und startet in Teilzeit (ca. 20 Std./Woche).

In dieser Rolle übernehmen Sie die eigenverantwortliche Steuerung von administrativen und prozessorientierten Aufgaben im Pharma/Healthcare-Umfeld mit starkem Fokus auf Compliance, Vertragsabwicklung und Stakeholdermanagement.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Fähigkeiten

What we offer

Attraktive Möglichkeiten zur Verkürzung Ihres persönlichen Zahlungszieles Keine zeitraubende Rechnungserstellung mehr nötig Schnelle, zuverlässige Honorarzahlung Projektverträge mittels elektronischer Signatur abschließen

• Veranstaltungs- & Kongresskoordination: Eigenverantwortliche administrative Abwicklung und Organisation von externen Healthcare-Events, medizinischen Kongressen und HCP-Veranstaltungen.
• Referentenmanagement: Selbstständige Vertragsabwicklung, Steuerung der Honorarprozesse sowie Organisation von Reise- und Hotelbuchungen für Referenten und Teilnehmer.
• Stakeholder-Kommunikation: Professionelle Schnittstellenkommunikation und Korrespondenz mit Ärzten, Veranstaltern, Agenturen und internen Fachbereichen.
• Compliance & Qualitätsmanagement: Eigenständige Berücksichtigung und Dokumentation aller relevanter Compliance- und Kodex-Vorgaben im Pharma-Umfeld.
• Prozess- & Finanzabwicklung: Durchführung von Rechnungsprüfungen sowie operative Mitwirkung bei Beschaffungs- und Vertragsprozessen.
• Stammdaten- & Vorgangssteuerung: Eigenverantwortliche Pflege von Trackinglisten, Dokumentationen und parallele Abwicklung komplexer Vorgänge.
• Ausbildung & Background: Kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung: Mehrjährige Praxis in Administration und Koordination im Pharma-, Healthcare-Kongressumfeld.
• Compliance & Prozesse: Fundierte Kenntnisse in Vertragserstellung, Honorar- und Abrechnungsprozessen sowie in der Einhaltung pharmazeutischer Compliance-Richtlinien.
• Stakeholdermanagement & Kommunikation: Professionelles, verbindliches Auftreten gegenüber Ärzten/Medizinern und externen Partnern.
• Sprachkenntnisse: Verhandlungssichere Deutschkenntnisse (C2) sowie fließende Englischkenntnisse.
• Arbeitsweise & Arbeitsstil: Äußerst strukturierte, sorgfältige und detailorientierte Arbeitsweise mit hoher Eigenverantwortung und schneller Auffassungsgabe.
• Belastbarkeit & Multitasking: Souveräner Überblick und Organisationsgeschick bei parallelen Projekten und unter Zeitdruck.
• IT-Kenntnisse: Routinierter Umgang mit MS Office und gängigen Management-Tools.