Executive Assistant (m/w/d)

Project overview

Wir suchen einen erfahrenen Executive Assistant (m/w/d) für ein spannendes Vollzeit-Projekt in der Region Stuttgart. Sie werden die zentrale Schnittstelle für 3 bis 5 C-Level-Führungskräfte und unterstützen diese in einer projektintensiven Phase.

Ihre Aufgaben umfassen umfassendes Termin- und Kalendermanagement für mehrere Führungskräfte mit Abstimmung und Priorisierung. Sie organisieren Führungskreis-Meetings, Gremiensitzungen und Projektrunden inklusive Agenda, Unterlagen, Protokolle und Nachverfolgung. Als Schnittstelle zu Projektteams koordinieren Sie Termine, halten Aufgaben nach und unterstützen laufende Projekte. Sie erstellen und bereiten Präsentationen, Berichte und Entscheidungsvorlagen auf Deutsch und Englisch auf.

Eigenständige Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern gehört ebenso dazu wie die Planung nationaler und internationaler Geschäftsreisen sowie Veranstaltungen. Sie sind erste Ansprechperson mit Filterfunktion und vertraulichem Umgang mit sensiblen Informationen. Darüber hinaus entwickeln Sie Office-Abläufe, Ablagestrukturen und Prozesse weiter.

Wir erwarten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium, idealerweise mit Weiterbildung im Office- oder Assistenzbereich. Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant auf C-Level- oder Vorstandsebene ist erforderlich, gerne in international ausgerichteten Industrie- oder Technologieunternehmen. Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift sind ein absolutes Muss. Sie verfügen über sehr gute MS-Office-Kenntnisse, ausgeprägte Organisationsstärke und souveränes Prioritätenmanagement. Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten sind essentiell.

Das Projekt läuft über 12 Monate mit Verlängerungsoption. Das Arbeitsmodell ist hybrid mit 3 Tagen vor Ort und 2 Tagen remote. Verfügbarkeit ab sofort erforderlich.