Freelance – Microsoft 365 / Word Experte (Dokumenten-Performance)

Project overview

Für einen Kunden suchen wir ab sofort einen Microsoft-365-Experten mit Schwerpunkt Word und SharePoint Online. Im Oktober 2026 analysiert er die Arbeit mit sehr großen Word-Dokumenten und liefert eine belastbare Handlungsempfehlung.

Eckdaten

Ausgangslage

Ein Team von 5 bis 10 Personen kann mit seinen zentralen Word-Dokumenten nicht mehr normal arbeiten: Das Öffnen eines Dokuments dauert rund 13 Minuten.

Die Dokumente liegen in SharePoint Online (Teams-Teamsite) und werden über die Word-Desktop-App bearbeitet. Sie enthalten Inhaltsverzeichnisse, Tabellen, Formeln, Bilder, Querverweise und eigene Formatvorlagen. Es handelt sich um Compliance-relevante Dokumente.

• Größe: aktuell 80 bis 315 Seiten je Dokument, die Struktur muss bis 500 Seiten tragen.
• Review: Änderungsnachverfolgung und Kommentare sind fester Teil des Prozesses, je Dokument etwa 50 Kommentare und mehr.
• Workaround heute: Dokument herunterladen, lokal bearbeiten, zurückkopieren.
• Word im Browser: lädt schneller, stellt aber Formate und Formeln nicht korrekt dar und ist damit keine Alternative.
• Externe Kollegen: arbeiten teilweise mit und sind durch die Ladezeiten stark eingeschränkt, bei vollem Tagessatz.
• Rahmen: Es gibt weder einen Blueprint noch eine Testumgebung. Offen ist, ob eine einheitliche OneDrive-/Sync-Struktur bei allen Beteiligten durchsetzbar ist.

Responsibilities

Der Experte findet die Ursache der Ladezeiten und bewertet, welcher der beiden Lösungswege für den Kunden trägt.

Erwartete Ergebnisse

Am Ende des Einsatzes hat der Kunde eine fachliche Einschätzung und eine klare Empfehlung, mit der er entscheiden kann.

Anforderungsprofil

Gesucht ist ein Praktiker, der Word technisch bis in die Tiefe kennt und die M365-Ablage dahinter versteht.

Muss

• Dokumente analysieren: Aufbau, Formatvorlagen, Felder, Verweise, eingebettete Objekte, Änderungshistorie und Kommentarlast der betroffenen Dateien prüfen.
• Arbeitsweise aufnehmen: Shadowing-Sessions mit den Anwendern, inklusive der externen Kollegen. Betrachtet wird der Weg vom Öffnen über SharePoint, Teams oder OneDrive-Sync bis zum Review.
• Ursachen eingrenzen: Dokumentinhalt, Formatvorlage, Ko-Authoring, Synchronisation und Client-Einstellungen voneinander trennen und die Annahme zur älteren Formatvorlage prüfen.
• Lösungsweg A bewerten – Dateien optimieren: Bereinigung und Grenzwerte für Seitenzahl, Kommentare und offene Änderungen.
• Lösungsweg B bewerten – Workflow neu aufbauen: neue Dokumenten- und Ablagestruktur, Aufteilung der Dokumente, klarer Review-Prozess.
• Empfehlung abgeben: beide Wege nach Aufwand, Risiko und Wirkung gegenüberstellen und mit den Stakeholdern abstimmen.
• Best Practices aufstellen: verbindliche Arbeitsregeln für interne und externe Anwender formulieren.
• Ursachenanalyse mit Befund je geprüftem Dokument
• Gegenüberstellung der beiden Lösungswege mit Aufwand, Risiko und erwarteter Wirkung
• Handlungsempfehlung mit konkreten nächsten Schritten
• Best-Practice-Leitfaden für das Arbeiten mit großen Word-Dokumenten in SharePoint Online, Teams und OneDrive
• Empfohlene Grenzwerte, damit Dokumente bis 500 Seiten arbeitsfähig bleiben
• Mehrjährige Projekterfahrung mit Microsoft 365, Schwerpunkt Word Desktop, SharePoint Online, OneDrive und Teams
• Sehr tiefe Word-Kenntnisse bei großen, komplexen Dokumenten: Formatvorlagen, Inhaltsverzeichnisse, Felder, Querverweise, Formeln, Tabellen, Bilder
• Erfahrung mit Änderungsnachverfolgung, Kommentaren und Review-Prozessen in gemeinsam bearbeiteten Dokumenten
• Erfahrung in der Analyse von Performance-Problemen bei Office-Dokumenten, Ko-Authoring und Synchronisation
• Erfahrung im Dokumenten- und Datenmanagement: Ablagestrukturen, Versionierung, Berechtigungen
• Nachweisbare Erstellung von Best Practices, Leitfäden oder Dokumentvorlagen
• Sicheres Auftreten gegenüber Fachbereich und Stakeholdern, strukturierte schriftliche Empfehlung
• Kurzfristige Verfügbarkeit im Oktober 2026

Nice to have

• Erfahrung mit Compliance- oder regulatorischer Dokumentation
• Erfahrung mit der Zusammenarbeit externer Nutzer in M365 (Gastzugriff, Sync)
• Kenntnisse in M365-Administration oder VBA/Makros zur Dokumentanalyse
• Erfahrung in Anwenderschulung oder Change-Begleitung