SharePoint Online Implementierung – Intranet, Berechtigungen & Fileserver-Migration

Project overview

Ausgangssituation:

Für ein Unternehmen aus der Nahrungsmittelindustrie suchen wir einen erfahrenen Microsoft 365 / SharePoint Online Consultant mit Hands-on-Erfahrung. Im Rahmen einer IT-Transformation soll SharePoint als zentrale Plattform für Informationen und Dateiablage aufgebaut werden und den bisherigen Fileserver schrittweise ablösen. Jede Abteilung soll eine eigene SharePoint-Seite erhalten. Ergänzend sind Community-Bereiche für Keyuser, ein Wissensportal und eine saubere Berechtigungsstruktur vorgesehen.

Der Start erfolgt mit einem Pilotprojekt (Firmenstartseite, IT-Seite, Keyuser-Hub ERP), das als wiederverwendbares Muster für den späteren Rollout auf weitere Bereiche dienen soll.

Responsibilities

• Seiten aufbauen (ca. 5 PT): Firmenstartseite mit zentraler Navigation, Unternehmensnews und Suche, IT-Seite als erste Abteilungsseite, Keyuser-Hub ERP mit Keyuser-Team. Seitenvorlage für weitere Abteilungen (HR, Produktion usw.) und Grundgerüst Wissensportal.
• Berechtigungen festlegen (ca. 4 PT): Gruppen, Rollen und Freigaben je Website. Leitplanken des Kunden umsetzen: jede Website hat eigene Rechte, Links vergeben keine Rechte, sensible Inhalte (HR, Security) getrennt ablegen. Gruppen und Freigabelinks im Hinblick auf Copilot prüfen.
• Datenablage migrieren (ca. 5 PT): Zielablage planen (Teams je Abteilung statt Fileserver), Pilotdaten vom Fileserver analysieren und migrieren, Altlasten und Berechtigungsvererbung bereinigen.
• Change-Steuerung einrichten (ca. 3 PT): SharePoint-Liste als Übersicht aller Changes mit Status, Planner „ERP“ mit einer Aufgabe je Change inkl. Checkliste, Anbindung an den formalen Change-Prozess in TOPdesk (z. B. über Power Automate).
• Testen und übergeben (ca. 3 PT): Keyuser-Test, Dokumentation, Redaktions- und Pflegeregeln, wiederverwendbare Vorlage für weitere Bereiche, Übergabe an das interne Team.
• Projektsteuerung, Kick-off und Abstimmungen mit dem Kunden: ca. 2 PT.

Requirements

• SharePoint Online Intranet: Kommunikationswebsites, Hub-Sites, globale Navigation, Seiten- und Webpart-Gestaltung, News und Suche
• Berechtigungskonzept in Microsoft 365: M365-Gruppen, SharePoint-Gruppen, Rollen und Freigaben je Website, Steuerung von Freigabelinks, Trennung sensibler Bereiche (HR, Security)
• Fileserver-Migration nach SharePoint/Teams: Analyse der Altablage, Zielstruktur, Migration mit Tool (z. B. ShareGate oder SharePoint Migration Tool)
• Microsoft Teams als Arbeits- und Ablageort: Teams je Abteilung, Kanäle, Dateiablage, Vorlagen
• SharePoint-Listen, Microsoft Planner und Power Automate (Change-Liste mit Status, Planner-Aufgabe mit Checkliste je Change)
• Copilot-Readiness: Oversharing erkennen, Gruppen und Freigabelinks vor dem Copilot-Rollout prüfen und bereinigen
• Arbeitet eng mit Keyusern und Fachbereichen und erklärt technische Entscheidungen verständlich
• Dokumentiert sauber und übergibt so, dass das interne Team den Rollout selbst weiterführen kann
• Anbindung TOPdesk an Power Automate (API, Webhook oder E-Mail-Trigger)
• Microsoft Purview / SharePoint Advanced Management (Vertraulichkeitsbezeichnungen, Zugriffsberichte)
• Aufbau Wissensportal in SharePoint (geprüfte Anleitungen, Prozesse, Standards, Redaktionsrollen)
• Moderation kurzer Abstimmungsworkshops mit Abteilungen
• Erfahrung mit Change- und Adoption-Begleitung bei Intranet-Einführungen

Project details

• Startzeit: Ab KW *), spätestens 11.01.2027
• Laufzeit: Ca. 12 Wochen (30.11.2026 bis 26.02.2027)
• Auslastung: 2–3 PT pro Woche, insgesamt ca. 20–25 PT
• Einsatzort: Remote, ggf. 1–2 Vor-Ort-Termine in Niedersachsen (Kick-off, Keyuser-Test)
• Projektsprache: Deutsch