Seit sieben Jahren stellt freelancermap Freelancern im deutschsprachigen Raum dieselbe Frage: Was ist deine größte Herausforderung? Die Antwort an der Spitze ändert sich nie. Nicht Steuern, nicht schwierige Kunden, nicht Einsamkeit. Sondern das nächste Projekt finden. Im Freelancer-Kompass 2023 nannten 62 Prozent die Auftragsakquise als Problem Nummer eins, mit großem Abstand vor allem anderen.
Kaum jemand sitzt näher an diesen Daten als Stefania Volpe, Product Managerin bei freelancermap. Sie arbeitet mit Hunderten Freelancern weltweit und begleitet die jährlichen Umfragen. Bei Yurii war sie gleich in beiden 9am-Podcasts zu Gast: Bei Freelance Sucks ging es um die Klagen, die sie am häufigsten hört. Bei Freelance Thrive wurde sie praktisch, beim Thema, das Freelancern am unangenehmsten ist: Was verlange ich, und wie rechne ich das sauber aus? Zusammen ergeben die beiden Gespräche Schmerz und Lösung in einem.
Die teuersten Stunden sind die, die niemand bezahlt
Frag Stefania, womit Freelancer kämpfen, und sie zögert keine Sekunde: "Die häufigste Klage, die ich von Freelancern höre, ist Projektakquise, Kundenakquise." Frag sie, was am meisten Zeit frisst, und die Antwort ist dieselbe. Genau diese Doppelrolle macht Akquise so brutal: Sie ist der schwerste Teil des Jobs und zugleich der unsichtbarste.
Zitate aus dem Englischen übersetzt.
"Viele Freelancer unterschätzen, wie viel Zeit und Aufwand es kostet, neue Projekte zu gewinnen. Je länger die Suche dauert, desto länger verdienen sie nichts." (Stefania Volpe)
Akquise, Buchhaltung, Verwaltung, Kundenpflege: Stefania nennt das "unproduktive Aufgaben". Nicht weil sie nutzlos wären, sondern weil kein Kunde diese Stunden bezahlt. Nach ihrer Schätzung fressen sie rund 20 Prozent der Arbeitszeit, der Freelancer-Kompass 2023 hat 17 Prozent gemessen. So oder so: Etwa ein Tag pro Arbeitswoche erzeugt keine einzige Rechnung, und die meisten Einsteiger kalkulieren das nie ein.
Scheitert die Akquise, kippt der Rest wie Dominosteine. Ohne Pipeline schwankt das Einkommen, und schwankendes Einkommen heißt: wackelige Finanzen heute, dünne Rücklagen morgen. "Am Ende hängt alles zusammen", sagt Stefania. Ihr Timing-Tipp ist simpel: Wenn absehbar ist, dass ein Projekt endet, fang ein paar Monate vorher an zu suchen. Nicht am Tag nach Vertragsende.
Yurii hat aus all den Klagen seinen eigenen Schluss gezogen: Teste den Markt, bevor du kündigst. Bau eine einfache Website oder ein LinkedIn-Profil auf und versuch, einen Kunden zu gewinnen, solange du noch Gehalt bekommst. Kauft jemand, bevor du offiziell Freelancer bist, hast du den Beweis, dass dein Business funktioniert. Stefania unterschreibt das sofort, mit einem Grinsen über die Fantasie, die dabei platzt: "Sonst denken die Leute: Ich werde Freelancer, sitze mit dem Laptop am Strand und springe jede Minute ins Meer. Und dann kommt die harte Realität."
Die Skills, die auf keiner Rechnung stehen
Fachlich stark zu sein bringt dich an die Startlinie, nicht weiter. Auf die Frage, was Freelancer über ihr Handwerk hinaus brauchen, nennt Stefania zuerst Kommunikation, "und dazu gehört auch, dich selbst zu verkaufen, also deine Leistungen selbstbewusst anzubieten". Danach Zeitmanagement, Disziplin und der Rest der Soft Skills, die entscheiden, ob aus einer guten Entwicklerin oder einem guten Designer auch ein gutes Business wird.
Sichtbarkeit gehört ebenfalls auf die Liste. Die meisten Freelancer, die sie sieht, sind auf LinkedIn und auf Freelance-Plattformen unterwegs, viele haben eigene Websites, Blogs oder Social-Media-Profile, manche sprechen auf Konferenzen. "Wenn keiner weiß, dass es dich gibt, musst du deine Marke aufbauen", sagt sie. Das kostet Zeit, womit wir wieder bei derselben Lektion wären: Unbezahlte Arbeit gehört zum Job, also plane sie ein.
Ihr dritter Rat für alle, die starten wollen, ist der, den Freelancer am liebsten überspringen: Rücklagen. Märkte drehen schnell. Die Pandemie hat Projekte über Nacht eingefroren, später sorgte die Inflation dafür, dass Firmen zuerst bei Externen sparen. Stefanias Faustregel aus der Umfragearbeit: genug Polster, damit dein Business ein paar Monate ohne neue Projekte überlebt, sie nennt rund 12.000 €. Die im Kompass 2023 befragten Freelancer sind sogar vorsichtiger: Im Median empfehlen sie 15.000 € Startkapital, 75 Prozent sagen mindestens 10.000 €.
Und noch ein Rat, lachend vorgetragen und ernst gemeint: Pass auf deine Work-Life-Balance auf.
"Am Ende haben wir einen Körper und einen Kopf. Das ist unsere wertvollste Ressource, und ohne sie gibt es kein Business und keine Arbeit." (Stefania Volpe)
So kalkulierst du einen Stundensatz, der dein Business trägt
Die meisten Freelancer setzen ihren Satz fest, indem sie googeln, was andere verlangen, und die Zahl übernehmen. Stefanias Methode aus der Freelance-Thrive-Folge rechnet von deinem Leben aus rückwärts. Nimm Stift und Papier und geh drei Schritte durch.
Schritt 1: alle Kosten zusammenzählen. Erst die privaten: Miete, Essen, Kleidung, alles, was dein Leben pro Monat kostet. Dann die geschäftlichen: Büro, Software, Tools. Und die Steuern, die sie extra betont, weil so viele Freelancer sie vergessen, bis der erste Bescheid vom Finanzamt kommt.
Schritt 2: deine echten Arbeitstage zählen. Ein Jahr hat keine 365 abrechenbaren Tage. Zieh Urlaub, Feiertage, Wochenenden, Krankheitstage und Weiterbildung ab. Was übrig bleibt, muss alles verdienen.
Schritt 3: deinen Mindestsatz festlegen. Teile deine Gesamtkosten durch deine realistischen Arbeitsstunden, schlag Steuern und eine Gewinnmarge drauf, und du hast den niedrigsten Satz, für den du verantwortungsvoll arbeiten kannst. "Dein Business soll wachsen, also gehört die Gewinnmarge in den Satz", sagt Stefania. Von diesem Boden aus geht es nach oben: je nach Erfahrung, Skills, Land, Branche und Kundentyp. Zur Orientierung: Der durchschnittliche All-in-Stundensatz im deutschsprachigen Markt lag 2023 bei 100 €.
Die schwierigste Zutat ist die Erfahrung, weil sie auf keinem Beleg auftaucht. Stefanias Regel: Dein Satz muss mit deiner Erfahrung steigen, Jahr für Jahr. Tausch dich mit Freelancern aus deinem Netzwerk aus, die Ähnliches machen, schau in die öffentlichen Satz-Reports, und gib deiner Erfahrung einen echten Preis, statt sie dem Kunden gratis dazuzulegen. Wenn du deine Rechnung gegenprüfen willst: In der Freelancer Toolbox findest du Rechner und Tools genau dafür.
Die häufigsten Fehler, die sie sieht, sind das Spiegelbild der drei Schritte: Kosten vergessen, Steuern vergessen, und die eigene Leistung aus Unsicherheit zu billig anbieten. "Neue Freelancer setzen niedrige Stundensätze an, weil ihnen die Erfahrung fehlt. Irgendwann trägt das dein Business nicht mehr."
Wert verkaufen, wenn immer jemand billiger ist
Ein Einwand kam in beiden Folgen auf. Yurii machte ihn konkret: Eine erfahrene Freelancerin nimmt 90 € pro Stunde und ist nach fünf Stunden fertig. Ein günstigerer Kollege nimmt 50 € und braucht zehn. Die Erfahrene kostet den Kunden unterm Strich weniger, 450 € statt 500 €, und verliert trotzdem Aufträge, weil die Stundenzahl größer aussieht.
Stefanias Antwort: Hol das Gespräch komplett weg von der Zahl. "Stell nicht den Preis in den Mittelpunkt. Finde Wege, ihn über den Wert und die Qualität zu kommunizieren, die du lieferst." Zeig frühere Arbeiten, Testimonials, Case Studies. Mach Ergebnisse messbar, wo es geht, damit der Kunde sieht, was er am Ende bekommt, nicht, was eine Stunde kostet. Die Preisforschung sagt dasselbe: Harvard Business School Online beschreibt Value-based Pricing als Preissetzung nach dem wahrgenommenen Wert für den Kunden statt nach deinen Kosten. Genau das ist der Wechsel von "meine Stunde kostet 90 €" zu "dieses Projekt spart dir 50 Stunden im Monat".
Dieselbe Logik beantwortet auch die Globalisierungsfrage. Wer in Zürich oder München lebt, kann niemanden unterbieten, der mit einem Bruchteil der Lebenshaltungskosten arbeitet, und sollte es gar nicht erst versuchen. Stefanias Alternativen: Spezialisier dich und biete Nischenwissen, das andere nicht haben. Leg Leistungen obendrauf, etwa laufenden Support oder Beratung. Such dir Kunden und Branchen mit echten Budgets. Und probier Preismodelle jenseits der Stunde: Tagessätze, Festpreise pro Projekt für alle mit genug Erfahrung zum sauberen Schätzen, erfolgsbasierte Preise für Mutige, sogar Abos. "Mit Projekt- oder erfolgsbasierten Preisen kannst du mehr verdienen als mit dem Stundensatz", sagt sie, mit dem ehrlichen Zusatz, dass beides Erfahrung braucht, um sicher zu kalkulieren.
Was du daraus mitnimmst
- Akquise ist Dauerauftrag, kein Notfallprogramm. Fang ein paar Monate vor Projektende an zu suchen, nicht danach.
- Plane unbezahlte Arbeit ein. Rund ein Fünftel deiner Zeit bringt direkt kein Geld, dein Satz muss sie mittragen.
- Teste den Markt vor der Kündigung. Gewinn einen Kunden, solange das Gehalt noch kommt.
- Bau ein Polster auf, das ein paar Monate ohne Projekte überbrückt. Die befragten Freelancer empfehlen einen fünfstelligen Betrag.
- Kalkuliere deinen Satz aus Kosten, echten Arbeitstagen und Mindestsatz. Steuern und Marge drauf, dann mit der Erfahrung nach oben.
- Konkurriere nie über die Stundenzahl. Verkauf Ergebnisse, zeig Belege, und denk über Tagessätze, Projektpreise oder Abos nach.
- Ein Körper, ein Kopf. Ohne Wohlbefinden kein Business.
Stefanias Schlusswort zur Einsamkeit im Remote-Alltag, fürs Protokoll: Hol dir ein Haustier. Bei ihr funktioniert es.
Wenn du gerade deine eigene Kundenpipeline aufbaust: Ein kostenloses Profil bei 9am bringt dich vor Unternehmen im DACH-Markt, die Freelancer direkt buchen. Und hör dir beide Folgen oben an, die Details in Stefanias Antworten sind die halbe Stunde wert.
Dieser Artikel basiert auf Stefania Volpes Gesprächen mit Yurii in den 9am-Podcasts Freelance Sucks und Freelance Thrive. Beide Folgen sind oben eingebettet.
