PMO (m/w/d) Back-Office-Unterstützung im IT-Lizenzmanagement (Remote 80%)

Requirements

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Angabe Ihrer Verfügbarkeit sowie Ihres Stundensatzes für Remote- und Onsite-Einsätze.

Der Versand von Bewerbungsunterlagen per E-Mail kann unsicher sein alternativ benützen sie die Onlinemöglichkeit.

Die Vergütung erfolgt nach dem gültigen GVP-Tarifvertrag (ehemals iGZ/DGB-Tarifvertrag) entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung. Zusätzlich erhalten Sie Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie tarifliche Zuschläge.

• Sprachkenntnisse: Verhandlungssichere Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse
• Erfolgreich abgeschlossenes Bachelor-Studium oder höher der Fachrichtung Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik oder einer vergleichbaren Fachrichtung. Alternativ eine kaufmännische Berufsausbildung beziehungsweise aufgrund ihrer/ seiner beruflichen Qualifikation und mindestens zweijähriger einschlägiger Tätigkeiten über gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen im genannten Umfeld.
• Berufserfahrung in mindestens einem der nachfolgend aufgezählten Bereiche: Back Office, Büromanagement oder vergleichbare Tätigkeiten (mind. 2 Jahre innerhalb der letzten fünf Berufsjahre ([contact removed]))
• Erfahrung mit den Programmen Microsoft Outlook / Word / Excel / PowerPoint / OneNote (mind. 2 Jahre innerhalb der letzten fünf Berufsjahre ([contact removed]))
• Erweiterte Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Word (Formatierung von Layouts, Nutzung von Inhaltsverzeichnissen mit Verweisen, Einbindung von Illustrationen oder Grafiken)
• Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Outlook und der Bewirtschaftung des Postfachs für das gesamte Lizenzmanagement-Team (Regel- und Berechtigungsverwaltung, Kategorisierung über mehrere Postfächer, Serien-Terminverwaltung)
• Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Excel (sVerweis, Pivot-Tabellen, Bedingte Formatierung)
• Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung
• Berufserfahrung bei einem IT-Dienstleister der öffentlichen Verwaltung (mind. 1 Jahr innerhalb der letzten fünf Berufsjahre (10/2021 – 10/2026))
• Erfahrung in der Arbeit in einer Landesverwaltung
• Erfahrung in der Nutzung eines IT-Ticketsystems aus den letzten fünf Jahren (10/2021 – 10/2026)
• Berufserfahrung in der Nutzung der Tool-Suite USU Servicemanagement des Unternehmens USU GmbH (mind. 1 Jahr innerhalb der letzten fünf Berufsjahre (10/2021 – 10/2026))
• Erfahrung in der Erstellung von Beschlussprotokollen
• Erfahrung in der Erstellung von Verlaufsprotokollen
• Erfahrung in der Erstellung von Ergebnisprotokollen
• Erfahrung in der Erstellung von Sachstandsberichten
• Erfahrung in der Erstellung von Projektberichten
• Erfahrung in der Organisation von wöchentlichen Präsenzmeetings
• Erfahrung in der Termin- und Veranstaltungsmanagement mit einer Teilnehmerzahl größer zehn Personen
• Erfahrungen in der Verwaltung und Nutzung von E-Signaturprogrammen (mind. 5 Monate innerhalb der letzten fünf Berufsjahre ([contact removed]))
• Berufserfahrung im Bereich Lizenzmanagement (mind. 1 Jahr innerhalb der letzten fünf Berufsjahre ([contact removed]))
• Erfahrung in der Erstellung und Pflege von Intranet-Seiten (mind. 2 Projekte innerhalb der letzten drei Berufsjahre ([contact removed]))
• Besuch einer Schulung zu TYPO3 in den letzten drei Jahren ([contact removed]) zur Erstellung und Pflege von Intranet-Seiten
• Erfahrungen in der Umsetzung von TYPO3 Intranet-Seiten aus den letzten drei Jahren ([contact removed])

Project details

asap

Ende: 29.03.2028

Remote (80%), Stuttgart (20%)

Leistungsbeschreibung:

Unterstützung des zentralen IT-Lizenzmanagements bei der organisatorischen und administrativen Abwicklung von Geschäftsprozessen mit Schwerpunkt auf Ticketbearbeitung, Vertragsverwaltung, Datenpflege und Dokumentation.

• Eigenverantwortliche Bewirtschaftung des zentralen E-Mail-Postfachs.
• Organisation, Kategorisierung, Zuweisung und selbständige Bearbeitung von IT-Tickets im internen IT-Ticketsystem.
• Selbständiges Termin-Management sowie Organisation von Veranstaltungen einschließlich Vor- und Nachbereitung der Räumlichkeiten mit Empfang und Betreuung von Gästen, Mitarbeitende und externen Dienstleistenden.
• Verantwortung für den Intranet-Auftritt des Teams Lizenzmanagement sowie die Pflege von Lizenzmanagement-Beiträgen in verlinkten Portalen.
• Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie proaktive Nachverfolgung von offenen Punkten.
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Anfertigung von Protokollen oder Sachstandsberichten wie beispielsweise Vermerken.
• Verwaltung von Verträgen externer Dienstleister inklusive deren Reporting.
• Übernahme von Verantwortung in der Datenpflege des zentralen LizenzmanagementTools.
• Koordination zwischen den Abteilungen bezüglich Ansprechpersonen für die digitale und nicht-digitale Schriftgutverwaltung inklusive persönlicher Vorlagen von Dokumenten zur eigenhändigen Unterschrift bei den verantwortlichen Personen vor Ort in Absprache mit der Teamleitung.