Executive Assistant (m/w/d)

Project overview

Executive Assistant (m/w/d) – Freelance-Projekt in Vollzeit

Standort: Region Stuttgart

Responsibilities

Sie sind die zentrale Schnittstelle für 3 bis 5 C-Level-Führungskräfte und halten ihnen in einer projektintensiven Phase den Rücken frei.

• Umfassendes Termin- und Kalendermanagement für mehrere Führungskräfte, inklusive Abstimmung und Priorisierung über alle Kalender hinweg
• Vorbereitung und Organisation von Führungskreis-Meetings, Gremiensitzungen und Projektrunden: Agenda, Unterlagen, Protokolle und Nachverfolgung offener Punkte
• Unterstützung in den laufenden Projekten: Koordination von Projektterminen, Nachhalten von Aufgaben und Status, Schnittstelle zu den Projektteams
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen auf Deutsch und Englisch
• Eigenständige Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, auch mit internationalen Standorten, Kunden und Partnern
• Planung und Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen sowie interner und externer Veranstaltungen
• Erste Ansprechperson für interne und externe Stakeholder, inklusive Filterfunktion und vertraulichem Umgang mit sensiblen Informationen
• Weiterentwicklung von Office-Abläufen, Ablagestrukturen und Prozessen

Requirements

DAS ERWARTET SIE

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, idealerweise mit Weiterbildung im Office- oder Assistenzbereich
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant auf C-Level- oder Vorstandsebene, gern in einem international ausgerichteten Industrie- oder Technologieunternehmen
• Erfahrung darin, mehrere Führungskräfte gleichzeitig zu unterstützen
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift (absolutes Must-have)
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, PowerPoint, Excel und Teams
• Ausgeprägte Organisationsstärke und souveränes Prioritätenmanagement, auch bei hoher Projektlast
• Diskretion, Loyalität und ein professionelles, verbindliches Auftreten
• Hands-on-Mentalität und die Fähigkeit, sich schnell in neue Themen und Strukturen einzuarbeiten
• Verfügbarkeit ab sofort und Bereitschaft zu 3 Präsenztagen pro Woche in Winterbach
• Eine verantwortungsvolle Rolle direkt an der Seite der Unternehmensleitung
• Einblick in zahlreiche strategische Projekte eines wachstumsstarken, international tätigen Unternehmens
• Ein Vollzeit-Projekteinsatz über 12 bis 18 Monate mit klarer Planungssicherheit
• Ein hybrides Arbeitsmodell mit 3 Tagen vor Ort in Winterbach und mobilem Arbeiten an den übrigen Tagen
• Ein Umfeld, in dem Eigeninitiative, Struktur und Verlässlichkeit spürbar geschätzt werden

Project details

Ab sofort

Projektlaufzeit: 12 Monate mit Option auf Verlängerung

Arbeitsmodell: Hybrid – 3 Tage vor Ort, 2 Tage remote

Vollzeit (5 Tage pro Woche)

Beschäftigungsart: Freelance / Freiberuflich