Die E-Rechnungspflicht hat drei Stichtage, nicht einen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, Kleinunternehmer eingeschlossen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen nur Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz selbst E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle anderen, außer für Kleinunternehmer, die weiter normale Rechnungen schreiben dürfen. Für die meisten Freelancer bleibt diesen Herbst genau eine Aufgabe: sicherstellen, dass dein Tool eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei empfangen, lesen und acht Jahre archivieren kann. Ein PDF zählt nicht.
"E-Rechnung 2027" ist inzwischen ein Werbeslogan für Buchhaltungssoftware. Das Datum stimmt, nur ist es für einen Freelancer mit 70.000 € Umsatz das falsche. Die Pflicht, die dich heute schon betrifft, gilt seit 2025. Die, die dich als Rechnungssteller trifft, kommt 2028. Hier ist die Zeitleiste, wie das Bundesfinanzministerium sie veröffentlicht, und die Checkliste, die daraus folgt.
Drei Termine, ein Gesetz
Die Regeln stehen in § 14 UStG, eingeführt mit dem Wachstumschancengesetz, die Übergangsfristen in § 27 Abs. 38 UStG. Die offizielle Übersetzung ins Verständliche liefert das BMF in seinen FAQ zur E-Rechnung (Stand März 2026).
1. Januar 2025: empfangen. Seitdem besteht "für inländische Unternehmen die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können". Ohne Umsatzgrenze, für jeden Betrieb mit Sitz in Deutschland. Die gute Nachricht aus denselben FAQ: "Für den Empfang einer elektronischen Rechnung genügt bereits ein E-Mail-Postfach." Du brauchst kein Portal. Du musst die Datei aber öffnen, lesen und aufbewahren können, dazu gleich mehr.
1. Januar 2027: ausstellen, für die Großen. Bis zum 31. Dezember 2026 darf jeder weiter Papier oder ein normales PDF schicken (beim PDF mit Zustimmung des Empfängers). Danach verlängert das Ministerium die Schonfrist: "Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027." 2027 ist also das Jahr, in dem deine größeren Kunden anfangen, dir E-Rechnungen zu schicken. Nicht das Jahr, in dem du sie schicken musst.
1. Januar 2028: ausstellen, für alle anderen. Ab dann muss eine Rechnung zwischen zwei deutschen Unternehmen eine E-Rechnung sein, mit einer dauerhaften Ausnahme.
Die Kleinunternehmer-Ausnahme gilt nur in eine Richtung
Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, darf laut § 34a UStDV unbefristet eine "sonstige Rechnung" ausstellen, also Papier oder PDF. Beim Empfang macht das BMF keine Ausnahme: "Kleinunternehmer sind zwar von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber dennoch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen."
Ob du 2027 überhaupt noch Kleinunternehmer sein willst, ist eine eigene Entscheidung, und die E-Rechnung ist nur ein Faktor darin. Den Entscheidungsbaum gehen wir in Kleinunternehmerregelung 2027: wechseln oder bleiben? durch.
Was als E-Rechnung zählt
Kein PDF. Die FAQ sagen es direkt: "ein einfaches PDF-Dokument fällt dann nicht mehr unter diese Definition, da es kein strukturiertes Format hat." Eine E-Rechnung ist ein maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland erfüllen zwei Formate die Anforderung: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ein PDF mit eingebettetem XML, das auch ein Mensch lesen kann). Dein Buchhaltungstool bietet meist beides an. ZUGFeRD ist die freundlichere Wahl für Kunden, die Rechnungen noch ausdrucken.
Vier Fälle bleiben außen vor: Rechnungen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnungen), Fahrausweise, Rechnungen an Privatkunden und Rechnungen an Unternehmen im Ausland. Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland.
Die Archivierung übersehen die meisten
§ 14b UStG verlangt, dass du ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufbewahrst (seit dem 1. Januar 2025, vorher waren es zehn). Für E-Rechnungen kommt eine Bedingung dazu: "Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt." Das ZUGFeRD-PDF ausdrucken und abheften reicht dafür nicht. Das XML muss unverändert überleben.
Spätestens hier hört der E-Mail-Ordner auf zu genügen. Ein Laufwerk mit fester Benennung ist das machbare Minimum. Ein Buchhaltungstool, das das XML einliest und archiviert, ist die bequeme Variante.
Deine Checkliste für diesen Herbst
Vorweg das Ergebnis: Für Freelancer unter 800.000 € Umsatz ändert sich am 1. Januar 2027 beim Versenden nichts. Alles Folgende dreht sich darum, sauber zu empfangen und 2028 in Ruhe vorzubereiten.
- Postfach. Leg fest, an welche Adresse Kunden Rechnungen schicken. Eine Adresse, weitergeleitet in die Buchhaltung, nicht ins private Postfach.
- Lesegerät. Öffne eine Test-XRechnung. Siehst du nur XML, brauchst du einen Viewer oder ein Tool, das die Datei darstellt. Jede aktuelle Freelancer-Buchhaltung kann das; Accountable (Affiliate-Link) empfängt, erstellt und archiviert E-Rechnungen in beiden Formaten, weitere Kandidaten findest du in der 9am Freelancer Toolbox.
- Archiv. Acht Jahre, strukturierter Teil unverändert. Prüfe, wo das Tool die Originaldatei ablegt und ob du sie exportieren kannst, falls du irgendwann wechselst.
- Kundenliste. Markiere, welche Kunden deutsche Unternehmen sind (Pflicht gilt), welche Privatkunden oder im Ausland sitzen (Pflicht gilt nicht) und welche vermutlich über 800.000 € liegen (die schicken dir ab 2027 E-Rechnungen und wollen sie im Zweifel auch von dir, einfach weil ihr Prozess das so vorsieht). Nur die erste Gruppe zählt für deinen Umstieg 2028.
- Kleinbetragsgrenze. Alles bis 250 € brutto bleibt, wie es ist. Praktisch für den kleinen Nebenauftrag, egal für deine Hauptverträge.
- Pflichtangaben. Die E-Rechnung ändert nichts daran, was nach § 14 Abs. 4 UStG in eine Rechnung gehört. Unsere Checkliste zum Rechnung schreiben gilt weiter, das Format ist nur strenger dabei, wo welches Feld sitzt.
Was du am Montag tust
- Schick dir aus deinem Buchhaltungstool eine Test-E-Rechnung und öffne sie in einem zweiten Tool oder Viewer. Klappt das nicht, hast du dein Herbstprojekt gefunden.
- Stell deinem Anbieter die Archivfrage in einer E-Mail: Wo liegt das XML, wie exportiere ich es?
- Sortiere deine Kunden in deutsches B2B, B2C und Ausland. Zähl die erste Gruppe. Diese Zahl ist dein Aufwand für 2028.
- Bist du Kleinunternehmer und nah an 25.000 € Umsatz, lies vor Jahresende den Entscheidungsartikel, denn Wechsel und E-Rechnungsfrage fallen zusammen.
- Trag dir den 1. Januar 2028 als Frist fürs Ausstellen ein, nicht 2027. Es sei denn, dein Vorjahresumsatz liegt über 800.000 €. Dann herzlichen Glückwunsch, und deine Frist ist 2027.
Falls dich die Kundenliste daran erinnert hat, dass sie länger sein könnte: Mit einem kostenlosen Profil auf 9am siehst du Unternehmen aus der ganzen DACH-Region, die Freelancer suchen. E-Rechnungen schicken sie bald alle.
Das große Bild von der Umsatzsteuer bis zur Vorauszahlung steht in unserem Überblick zu Steuern als Freelancer.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Einordnung aus der Praxis und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
