Die Kleinunternehmerregelung in § 19 UStG hat zwei Grenzen: 25.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr, und die Rechnung, mit der du die 100.000 € reißt, ist bereits steuerpflichtig. Ob du in der Regelung bleiben solltest, hängt davon ab, wer dich bezahlt. Geschäftskunden: Regelbesteuerung gewinnt fast immer, weil sie die Umsatzsteuer zurückholen und du deine Vorsteuer bekommst. Privatkunden: bleib so lange klein, wie es geht. Wer ins EU-Ausland verkauft, prüft die EU-Regelung in § 19a. Ein freiwilliger Verzicht bindet dich fünf Jahre, also rechne den Wechsel durch, bevor die Zahlen ihn erzwingen.
Die meisten Freelancer begegnen der Kleinunternehmerregelung zweimal: einmal im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, wo sie ein Kästchen ankreuzen, ohne lange nachzudenken, und einmal, wenn ein Kunde fragt, warum auf der Rechnung keine Umsatzsteuer steht. Das zweite Gespräch läuft besser, wenn die erste Entscheidung bewusst war. Hier sind die Regeln, wie sie 2027 gelten, und danach ein Entscheidungsbaum nach Kundentyp.
Die Regeln 2027
§ 19 UStG stellt deine Umsätze steuerfrei, wenn dein Gesamtumsatz "im vorangegangenen Kalenderjahr 25 000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100 000 Euro nicht überschreitet". Beide Bedingungen müssen erfüllt sein. Die Grenzen gelten so seit dem 1. Januar 2025, für 2027 ist keine Änderung angekündigt.
Daraus folgen vier Dinge, alle im BMF-Schreiben vom 18. März 2025 nachzulesen:
- Die 25.000-€-Grenze schaut zurück. Landet dein Umsatz 2026 bei 26.000 €, bist du ab dem 1. Januar 2027 in der Regelbesteuerung, ob du willst oder nicht.
- Die 100.000-€-Grenze wirkt sofort. In den Worten des Ministeriums: "Bereits der Umsatz, mit dem diese Grenze überschritten wird, ist nicht mehr nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei." Nicht ab nächstem Jahr, nicht ab nächstem Monat, sondern genau diese Rechnung.
- Gründer starten klein. Im Gründungsjahr gilt die 25.000-€-Grenze für das laufende Jahr. Überschreitest du sie, bist du ab dem überschreitenden Umsatz draußen.
- Keine Vorsteuer. Weil deine Umsätze steuerfrei sind, schließt § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG den Abzug aus. Ein Laptop für 2.500 € plus 19 % kostet dich 2.975 €, und die 475 € sind weg.
Freiwillig raus kannst du jederzeit. Nach § 19 Abs. 3 erklärst du dem Finanzamt unwiderruflich, dass du auf die Regelung verzichtest, bis Ende Februar des zweiten Folgejahres. Der Haken steht im selben Absatz: Der Verzicht bindet dich für mindestens fünf Kalenderjahre. Deshalb ist das eine Planungsentscheidung und kein Formularkreuz.
Der Entscheidungsbaum
Das Ergebnis vorweg: Die Frage lautet nicht "Wie viel verdiene ich?", sondern "Wer bezahlt mich, und kann er die Umsatzsteuer zurückholen?".
Typ 1: Du stellst nur deutschen Unternehmen Rechnungen
Regelbesteuerung, fast immer. Dein Kunde bucht deine Rechnung über 5.000 € plus 950 € Umsatzsteuer und holt sich die 950 € im selben Monat als Vorsteuer zurück. Dein Preis bleibt für ihn gleich. Du wiederum holst dir die Umsatzsteuer auf Laptop, Software, Coworking-Platz und Handy zurück. Zwei Punkte kommen dazu:
- Der Pflichthinweis auf einer Kleinunternehmer-Rechnung verrät, dass du unter 25.000 € Umsatz liegst. Manche Kunden lesen genau das heraus.
- Ab 2028 müsstest du in der Regelbesteuerung ohnehin E-Rechnungen ausstellen; als Kleinunternehmer erspart dir § 34a UStDV das. Das ist Bequemlichkeit, kein Geschäftsgrund. Die drei Stichtage und was sie für dich heißen, stehen in E-Rechnung 2027.
Die Ausnahme: Du bist wirklich klein, nebenberuflich unterwegs und hast kaum Vorsteuer. Dann ist die gesparte Umsatzsteuervoranmeldung echter Aufwand weniger. Dieses Profil beschreibt unser Artikel zur Nebenerwerbs-Republik.
Typ 2: Du stellst Privatkunden Rechnungen
Bleib in der Regelung, so lange die Grenzen es erlauben. Deine Kunden können nichts zurückholen, also sind 19 % Umsatzsteuer entweder 19 % Preiserhöhung für sie oder 16 % weniger Marge für dich. Coaches, Nachhilfelehrer, Hochzeitsfotografen und Texter für Privatleute gehören hierher.
Das Risiko ist die Klippe. Bei 100.000 € endet die Befreiung mitten im Jahr mit der überschreitenden Rechnung. Bei 25.000 € in einem Jahr endet sie fürs nächste. Wenn du auf eine der beiden zusteuerst, entscheide im Herbst davor, pass die Preise mit Vorlauf an und lass nicht das Finanzamt deinen Zeitpunkt bestimmen.
Typ 3: Du verkaufst über EU-Grenzen
Seit dem 1. Januar 2025 erlaubt § 19a UStG deutschen Kleinunternehmern, die Befreiung auch in anderen EU-Staaten zu nutzen, wenn der EU-weite Jahresumsatz "im vorangegangenen Kalenderjahr 100 000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr nicht überschreitet". Zuständig ist das BZSt: Du registrierst dich über das Online-Portal, bekommst eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer und gibst jedes Quartal eine Umsatzmeldung ab, fällig am 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar, auch als Nullmeldung. Die nationalen Grenzen der Zielländer gelten obendrauf, und die Teilnahme endet in dem Moment, in dem die 100.000 € überschritten sind.
Zwei ehrliche Einschränkungen. Erstens lohnt sich das vor allem, wenn du an Privatkunden oder kleine Unternehmen im Ausland verkaufst; bei Dienstleistungen an umsatzsteuerlich registrierte Geschäftskunden in der EU wandert die Steuer per Reverse-Charge meist ohnehin zu ihnen, egal welche Regelung du nutzt. Zweitens hängen die Leistungsortregeln von der Art der Leistung ab. Dieser Typ sollte vor der ersten Auslandsrechnung eine Stunde mit einer Steuerberaterin verbringen, und der Entscheidungsbaum sagt dir nur, welche Stunde du buchst.
Ein Rechenbeispiel
Eine Designerin startet im März 2026 und stellt 2026 als Kleinunternehmerin 18.000 € an zwei Agenturen in Rechnung. Passt, unter 25.000 €. 2027 ziehen die Agenturen an: 4.000 € im Monat, also 48.000 €. 2027 noch in Ordnung (unter 100.000 €), aber der Umsatz 2027 liegt über 25.000 €, also kommt zum 1. Januar 2028 automatisch die Regelbesteuerung. Der kluge Zug ist, schon für 2027 zu verzichten: Den Agenturen ist es egal, und die Designerin holt sich die Umsatzsteuer auf 3.000 € neue Hardware und 1.200 € Software zurück. Der Verzicht läuft bis Ende 2031, was niemanden stört, der ohnehin über der Grenze liegt.
Gleiche Umsätze, aber die Kunden sind Privatleute bei einer Hochzeitsfotografin: bis Ende 2027 klein bleiben, im Herbst 2027 die Preise anheben und ankündigen, dass ab Januar Umsatzsteuer dazukommt, und den Wechsel wie eine geplante Preisrunde behandeln.
Was du am Montag tust
- Zieh deinen Umsatz 2026 bis heute plus die Pipeline bis Jahresende. Über 25.000 €? Dann ist 2027 Regelbesteuerung, und du rechnest ab jetzt in jedes Angebot Umsatzsteuer ein.
- Sortiere die Rechnungen des letzten Jahres nach Kundentyp: deutsches Unternehmen, privat, Ausland. Der größte Stapel bestimmt deinen Ast im Baum.
- Addiere die Umsatzsteuer auf deinen Einkäufen 2026. Diese Zahl kostet dich die Kleinunternehmerregelung pro Jahr; vergleich sie mit dem gesparten Aufwand.
- Wenn du freiwillig verzichten willst, schreib "fünf Jahre" neben die Entscheidung und prüf, ob du 2031 noch damit leben kannst.
- Liegt eine der beiden Grenzen für 2027 in Reichweite, buch vor Dezember eine Stunde Steuerberatung. Nicht nach der Rechnung, die die Grenze reißt.
Egal, auf welchem Ast du landest: Die Zahl, die ihn verändert, ist der Umsatz, und Umsatz kommt von Kunden. Mit einem kostenlosen Profil auf 9am sehen dich Unternehmen aus der ganzen DACH-Region, die Freelancer direkt beauftragen.
Ob du Freiberufler oder Gewerbetreibender bist, ändert andere Steuern, nicht diese; den Unterschied erklärt Freiberufler oder Gewerbe?.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Einordnung aus der Praxis und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
