Wenn ein Kunde eine Rechnung nicht bezahlt, ist das für Freelancer mehr als nur ärgerlich. Natürlich möchte niemand gern seinem Geld hinterherlaufen, doch darüber hinaus kann eine hohe unbezahlte Rechnung dich schnell in eine finanzielle Schieflage bringen. Hier erfährst du, welche Möglichkeiten du hast, um dein Geld zu erhalten.
Mögliche Gründe für einen Zahlungsverzug des Kunden
Du hast nach Erledigung deines Auftrags eine Rechnung gestellt, doch auch nach Ablauf der Zahlungsfrist geht kein Geld auf deinem Konto ein. Wenn ein Kunde nicht zahlt, kann das verschiedene Gründe haben:
- Die Rechnung ist nicht angekommen: Besonders bei Postversand, aber eventuell auch per E-Mail kann es passieren, dass der Kunde die Rechnung gar nicht erhalten hat. Oder möglicherweise ist sie zwar angekommen, aber nicht bei der Person gelandet, die für die Zahlung verantwortlich ist.
- Der Kunde hat die Rechnung vergessen: Sie ist einfach untergegangen, einer Zahlung steht aber nichts im Wege.
- Die Rechnung passt dem Kunden nicht: Er ist unzufrieden mit der Leistung oder ist der Meinung, dass die Rechnung zu hoch ausgefallen ist. Möglicherweise zahlt er in diesem Fall nur einen Teil der Rechnung.
- Der Kunde kann nicht zahlen: Er hat aktuell oder sogar grundsätzlich kein Geld zur Verfügung, um die Rechnung zu begleichen.
Je nachdem, welche Situation gegeben ist, hast du unterschiedlich hohe Chancen, dein Geld schnell oder überhaupt zu erhalten.
Hier erfährst du, welche Pflichtangaben auf einer Rechnung stehen sollten.
Kunde zahlt nicht: Erste Schritte
Zuerst solltest du ganz einfach bei deinem Ansprechpartner nachfragen, ob die Rechnung vielleicht vergessen wurde. Warte damit allerdings ab, bis die Zahlungsfrist verstrichen ist. Du kannst zum Beispiel anrufen, eine E-Mail schicken oder eine Nachricht über einen Dienst wie Slack senden, wenn ihr diesen nutzt. Bleibe am besten bei eurem regelmäßigen Kommunikationskanal und formuliere einfach, aber bestimmt. Du kannst zu Beispiel schreiben oder sagen:
- “Du bist im Moment sicher sehr beschäftigt und da kann es schnell mal passieren, dass eine Rechnung untergeht. Kannst du bitte prüfen, ob die Überweisung schon unterwegs ist?”
- “Ich wollte einfach mal nachfragen, ob meine Rechnung vom xx.xx.xx angekommen ist. Bisher ist noch keine Zahlung eingegangen und vielleicht gab es irgendwo Probleme.”
- “Du verstehst sicher, dass ich als Freelancer auf die pünktliche Bezahlung von Rechnungen angewiesen bin. Kannst du mir sagen, wann ich die Summe für meine letzte Rechnung erwarten kann? Oder mir die zuständige Person nennen, bei der ich mich erkundigen kann?”
Gehe am Anfang am besten davon aus, dass die Zahlung nur vergessen wurde. So vermeidest du es, zu schnell auf Konfrontationskurs zu gehen und den Kunden vor den Kopf zu stoßen. Es ist zwar dein gutes Recht, an die Zahlung zu erinnern, doch du solltest die gute Kundenbeziehung nicht aufs Spiel setzen.
An der Reaktion auf deine Frage merkst du vielleicht schon, welcher Grund für die fehlende Zahlung vorliegt. Falls dein Ansprechpartner dir zum Beispiel ehrlich sagt, dass die finanzielle Situation gerade schwierig aussieht, kannst du ihm eine Ratenzahlung anbieten. Dadurch siehst du zumindest einen Teil des Geldes früher und der Kunde freut sich über eine vertrauensvolle Geschäftsbeziehung. Und falls er unzufrieden mit deiner Leistung war, bekommst du vielleicht die Möglichkeit, nachzubessern.
Zahlungserinnerung und Mahnungen als Freelancer
Deine Nachfrage hat nach mehreren Tagen noch keinen Erfolg gezeigt? Dann wird es Zeit für eine Zahlungserinnerung. Rechtlich gesehen handelt es sich dabei bereits um eine Mahnung, allerdings um eine freundlichere Form. Du forderst den Kunden schriftlich auf, die Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist zu bezahlen. Dabei solltest du freundlich bleiben und noch nicht mit rechtlichen Schritten drohen.
Bei der Zahlungserinnerung ist es hilfreich, die Rechnung nochmals anzuhängen. Damit machst du ganz deutlich, um welche Rechnung es sich handelt, und erhöhst die Chancen, dass der Kunde direkt bezahlt.
Ist auch das nicht erfolgreich, kannst du eine Mahnung verschicken und auf diese (falls nötig) noch ein bis zwei weitere Mahnungen folgen lassen. Du hast dabei auch Anspruch auf Mahngebühren und Verzugszinsen. Ob du davon Gebrauch machen möchtest, hängt unter anderem davon ab, ob du die Beziehung zum Kunden trotz allem noch schützen möchtest oder ob dir das egal ist.
Gut zu wissen: Du bist nicht verpflichtet, eine Mahnung zu verschicken oder dich an die oft üblichen drei Mahnungen zu halten. Dein Kunde gerät sofort automatisch in Verzug, wenn er die Zahlungsfrist auf der Rechnung versäumt hat. Trotzdem sind Mahnungen empfehlenswert, weil sie ein einfaches Mittel sind und die steigende Dringlichkeit verdeutlichen.
Falls der Kunde dich weiter beauftragen möchte, kannst du außerdem erklären, keine Aufgaben mehr zu erledigen, bis die offene Rechnung bezahlt ist. Das könnte dir ein Druckmittel verschaffen.
Falls alles nichts hilft: Anwalt, Inkasso oder Mahnverfahren
Wenn auch trotz der Mahnungen der Kunde seine Rechnung nicht zahlt, hast du verschiedene Möglichkeiten, um deine Forderung durchzusetzen:
- Anwalt: Ein Anwaltsschreiben zeigt dem Kunden, dass du es ernst meinst. Falls es zu einer Klage kommt, kann der Anwalt dich ebenfalls unterstützen. Bedenke allerdings, dass du den Anwalt bezahlen musst. Zum Beispiel bei einer Insolvenz des Kunden bleibst du auf diesen Kosten sitzen.
- Mahnverfahren: Ein gerichtliches Mahnverfahren ist relativ einfach und günstig. Du musst außerdem nicht vor Gericht erscheinen. Der Mahnbescheid lässt sich online beantragen und wird dem Kunden zugestellt. Idealerweise bezahlt er dann, doch wenn das nicht geschieht, kannst du einen Vollstreckungsbescheid beantragen und es kommt zu einem Gerichtsverfahren.
- Klage: Statt eines Mahnverfahrens kannst du auch direkt Klage einreichen. Das ist allerdings deutlich komplexer und langwieriger und du solltest einen Anwalt in Anspruch nehmen.
- Inkassounternehmen: Bei diesem Weg kommt ein weiteres Unternehmen ins Spiel, das deine Forderung für dich durchsetzt. Beim klassischen Inkasso-Weg bleibst du Teil des Prozesses und zahlst eine Erfolgsprovision an das Unternehmen. Alternativ gibt es die Möglichkeit des Factorings, bei der du deine Ansprüche an das Unternehmen verkaufst. Du erhältst dein Geld abzüglich einer Kostenpauschale und das Unternehmen trägt das Risiko.
Welche Variante für dich sinnvoll ist, hängt von deinen Vorlieben und deiner individuellen Situation ab.
Zahlungsverzögerungen vermeiden
Noch besser ist es natürlich, wenn du gar nicht erst in eine solche Situation gerätst. Mit diesen Tipps kannst du deinen Teil dazu beitragen, dass unbezahlte Rechnungen kein Problem für dich werden:
- Zahlungsziel deutlich machen: Schreibe das Datum, zu dem die Zahlung fällig ist, deutlich auf die Rechnung. Das trägt vielleicht dazu bei, dass der Kunde es einhält.
- Zahlungsabläufe des Unternehmens kennen: Muss eine bestimmte Person die Rechnungen absegnen, bevor sie bezahlt werden? Sind sie an die Buchhaltung zu richten, an den Ansprechpartner oder beides? Informiere dich rechtzeitig, damit du selbst alles richtig machst und im Zweifel weißt, wo du nachhaken musst.
- Anzahlungen nutzen: Bei einem großen Projekt kannst du eine Anzahlung oder Teilzahlungen mit dem Kunden vereinbaren. So vermeidest du, dass du bei einem großen Projekt monatelang finanziell auf dem Trockenen sitzt. Außerdem bemerkst du es frühzeitig, wenn der Kunde eine schlechte Zahlungsmoral hat.
- Informationen einholen: Mit einem guten Netzwerk wirst du rechtzeitig vor schwierigen Kunden gewarnt und kannst genau überlegen, ob du mit ihnen arbeiten möchtest.
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