Behörden sind ein echter Markt: 17 % der Projekte im Freelancer-Kompass 2026 liefen mit öffentlichen Einrichtungen. Nur ist die Schlagzeile vom "100.000-€-Direktauftrag" in Wahrheit drei verschiedene Regeln. Seit dem 1. Juli 2026 dürfen Bundesstellen alles bis 50.000 € netto ohne Verfahren vergeben. Bis 100.000 € geht eine Verhandlungsvergabe mit mindestens drei Angeboten. Einen Direktauftrag über 100.000 € gibt es nur für Start-ups in den ersten vier Jahren. Der UVgO-Entwurf für die Länder ist noch kein Recht. Für Solo-Experten führt der Weg meist über einen Rahmenvertragspartner, nicht über eine eigene Ausschreibung.
Der öffentliche Sektor gibt Geld aus, wenn private Budgets einfrieren, zahlt verlässlich und ist bei den Zahlungszielen gesetzlich auf 60 Tage gedeckelt. Er läuft aber auch auf Schwellenwerten, Portalen und Formularen, die für Firmen mit eigener Bid-Abteilung gebaut wurden. Das hier ist die Karte für 2026, gezeichnet für einen Ein-Personen-Betrieb.
Welche Zahl tatsächlich gilt
Vier Werte sind 2026 relevant. Nur zwei davon stehen für alle fest.
EU-Schwellenwerte, seit 1. Januar 2026. Darüber muss europaweit nach der Vergabeverordnung (VgV) ausgeschrieben werden. Für Liefer- und Dienstleistungen liegt die Grenze bei 216.000 €, bei 140.000 €, wenn der Auftraggeber eine zentrale Regierungsbehörde des Bundes ist, vorher waren es 221.000 € und 143.000 €. Bauleistungen beginnen bei 5.404.000 €. Ein typisches Freelance-Projekt liegt darunter, also entscheidet nationales Recht.
50.000 € Direktauftrag, Bundesebene, seit 1. Juli 2026. Das Vergabebeschleunigungsgesetz, im Bundesgesetzblatt am 18. Mai 2026 verkündet und seit dem 1. Juli in Kraft, erlaubt Bundesstellen Aufträge bis 50.000 € netto ohne jedes Vergabeverfahren, für Lieferungen, Dienstleistungen und Bau gleichermaßen. Vorher lag die Grenze bei 15.000 € für Liefer- und Dienstleistungen und 3.000 € am Bau. Das ist die eine allgemeine Grenze, die heute Gesetz ist, und sie gilt nur für den Bund. Jedes Land regelt das selbst.
100.000 € Verhandlungsvergabe, Bundesebene, seit 1. Juli 2026. Parallel zum Gesetz hat das Kabinett am 10. Juni 2026 drei Verwaltungsvorschriften beschlossen. Eine erlaubt Bundesstellen die Verhandlungsvergabe, also eine Vergabe mit mindestens drei Angeboten und ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb, bis 100.000 € ohne weitere Voraussetzungen. Das ist ein Verfahren, kein Direktauftrag: Du konkurrierst weiter, nur gegen zwei oder drei eingeladene Bieter statt gegen den ganzen Markt.
100.000 € Direktauftrag, nur für Start-ups. Dasselbe Paket setzt eine besondere Direktauftragsgrenze von 100.000 € für Unternehmen in den ersten vier Jahren nach Gründung, dazu die Möglichkeit, mit Start-ups in den ersten acht Jahren direkt zu verhandeln. Wenn du deinen Ein-Personen-Betrieb 2023 oder später gegründet hast, kommst du eventuell infrage. Sonst niemand.
Der UVgO-Entwurf, nicht in Kraft. Am 30. Juni 2026 hat das Wirtschaftsministerium eine neue Unterschwellenvergabeordnung zur Konsultation gestellt. Sie sieht 50.000 € Direktauftrag und 100.000 € Verhandlungsvergabe als bundesweiten Standard vor, mit Pflicht zur nachträglichen Veröffentlichung von Direktaufträgen ab 25.000 € und einem Abweichungsrecht der Länder. Die Frist für Stellungnahmen endete am 28. August 2026; der Bund will bis Ende 2026 fertig sein, die Länder bis zum 30. Juni 2027. Bis ein Land die Regeln übernimmt, gelten dort die alten Grenzen. Wenn dir eine kommunale Stelle sagt "wir dürfen jetzt bis 100.000 € direkt vergeben", frag nach, welche Regel gemeint ist. Zum Redaktionsschluss dürfen sie es vermutlich nicht.
Wie eingekauft wird
Unterhalb der EU-Schwellen wählen Auftraggeber zwischen öffentlicher Ausschreibung, beschränkter Vergabe mit Teilnahmewettbewerb, Verhandlungsvergabe und, innerhalb der Grenzen oben, Direktauftrag. Jedes Verfahren außer dem Direktauftrag wird irgendwo veröffentlicht. Die Plattform des Bundes ist e-Vergabe, betrieben vom Beschaffungsamt des BMI und für Unternehmen kostenfrei. Ausschreibungen aller Ebenen laufen zusätzlich auf service.bund.de zusammen, viele Länder und Kommunen nutzen das privatwirtschaftliche Deutsche Vergabeportal (DTVP) oder eigene Landesportale. Registriere dich auf den Portalen deiner Region und richte Benachrichtigungen für deine Skills ein. Rechne mit viel Rauschen.
Eine Ausschreibung zu lesen kostet eine Stunde. Eine zu beantworten kostet Tage: Eigenerklärungen zu Umsatz, Versicherung und Zuverlässigkeit, Referenzen in vorgegebener Form, manchmal ein Konzeptpapier. Plan diese Zeit realistisch ein und biete nur dort, wo dein Profil die Mindestkriterien wortwörtlich erfüllt. Die meisten kleinen Bieter scheitern an Formfehlern, nicht am Preis.
Der realistische Einstieg: Rahmenvertragspartner und Unterauftrag
Der größte Teil der IT-Kapazität im öffentlichen Sektor wird über Rahmenverträge eingekauft, die IT-Dienstleister und große Vermittler gewinnen. Der Auftraggeber ruft daraus einzelne Aufträge ab. Der Rahmenvertragspartner kann oft nicht jeden Abruf selbst besetzen und vergibt an Freelancer weiter. Mit der Behörde hast du dann keinen Vertrag; dein Kunde ist der Rahmenvertragspartner, und es gelten die normalen Regeln eines Unterauftrags, inklusive der Frage, ob es ein Werk- oder ein Dienstvertrag ist und was du bei der Abnahme schuldest. Wie viel öffentliche Arbeit auf diesem Weg bei Freelancern landet, ist nirgends veröffentlicht: Der Mechanismus ist bekannt, der Anteil nicht.
Es ist dieselbe Vermittlerkette wie in der Privatwirtschaft, mit derselben Margenfrage. Unser Leitfaden zu Vermittlern und Agenturen gilt eins zu eins, und der Pipeline-Artikel zeigt, wie du mehrere Rahmenvertragspartner warm hältst.
Zu den Sätzen gibt es keine Primärquelle. Die einzige Praktikerzahl, die wir haben, kommt von Joachim Groth, seit 25 Jahren IT-Freelancer und Vorstand der IT Projektgenossenschaft, die Freelancer in beide Sektoren vermittelt. Seine Beobachtung bei Freelance Unlocked 2026:
"Projekte, wo in der Privatwirtschaft gesagt wird, 95 € ist die Obergrenze, ist beim öffentlichen Dienst 89 oder 85." (Joachim Groth)
Er erinnert sich außerdem an eine Ausschreibung im öffentlichen Dienst, bei der der Recruiter jeden über 75 € aussortierte. Das ist die Erfahrung einer Genossenschaft, kein Benchmark, deckt sich aber mit dem, was die meisten Freelancer berichten: niedrigere Obergrenzen, längere Einsätze, weniger Preisdruck, sobald du drin bist.
Zahlung, Papier und Sicherheitsüberprüfung
Die Zahlungsziele sind gesetzlich gedeckelt. Nach § 271a BGB darf ein öffentlicher Auftraggeber eine Zahlungsfrist über 30 Tage nur vereinbaren, wenn sie ausdrücklich getroffen und sachlich gerechtfertigt ist, und nie über 60 Tage. Arbeitest du über einen Rahmenvertragspartner, schützt diese Grenze ihn, nicht dich; verhandel deine eigenen 30 Tage in den Unterauftrag.
Die Überprüfung hängt an der Rolle. Alles, was Verschlusssachen berührt, verlangt eine Sicherheitsüberprüfung nach dem SÜG. Das Bundesamt für Verfassungsschutz nennt drei Stufen: Ü1 (einfache), Ü2 (erweiterte) und Ü3 (erweiterte mit Sicherheitsermittlungen). Die Stufe folgt der Tätigkeit und der Sensibilität der Informationen, sie braucht deine Zustimmung, wird nach fünf Jahren aktualisiert und nach zehn wiederholt. Eingeleitet wird sie von der Behörde oder dem Auftragnehmer, nicht von dir, und sie dauert. Frag im ersten Gespräch, ob die Rolle eine braucht.
Halt deine Akte bereit. Öffentliche Auftraggeber verlangen jedes Mal dieselben Unterlagen: Gewerbeanmeldung oder Steuernummer, Nachweis der Berufshaftpflicht, unterschriebene Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, zwei oder drei Referenzen mit Ansprechpartner. Leg sie als PDF ab, mit Datum im Dateinamen. Die halbe Geschwindigkeit einer Verhandlungsvergabe besteht darin, der Bieter zu sein, der die Formulare am selben Tag zurückschickt.
Das hier ist eine Einordnung der Vergaberegeln aus der Praxis, mit Stand des Redaktionsschlusses. Es ist keine Rechtsberatung, und die Länder regeln vieles anders.
Was du am Montag tust
- Schau in deine Referenzen. Hast du schon Projekte im öffentlichen Sektor, schreib "Behörden" und die Systeme, die du kennst, in dein Profil. Danach suchen Einkäufer und Rahmenvertragspartner.
- Registriere dich bei e-Vergabe und einem Regionalportal, richte Benachrichtigungen für zwei oder drei Fachbegriffe ein und gib dem Ganzen vier Wochen, bevor du über das Rauschen urteilst.
- Listet die Rahmenvertragspartner in deinem Feld auf. Die Namen stehen in veröffentlichten Vergabebekanntmachungen. Sprich die Delivery-Verantwortlichen an, nicht den Vertrieb.
- Bau die Unterlagenmappe: Anmeldung, Versicherungsnachweis, Vorlage für die Eigenerklärung, drei Referenzen. Ein Ordner, datiert.
- Stell die Schwellenwertfrage, sobald eine öffentliche Stelle 100.000 € erwähnt: Start-up-Regel, Verhandlungsvergabe oder UVgO-Entwurf? Die Antwort sagt dir, gegen wie viele du antrittst.
Öffentliche Aufträge sind ein langsamer Kanal, der Geduld bezahlt. Während er warmläuft, hält dich ein kostenloses Profil auf 9am bei den DACH-Unternehmen sichtbar, die schneller entscheiden.
Freelance Unlocked wird von 9am gemeinsam mit Uplink und freelancermap organisiert. Dieser Artikel greift die Session von Joachim Groth bei Freelance Unlocked 2026 auf. Mehr dazu: freelanceunlocked.com.
