40.000 € Gewinn gemacht, das meiste davon ausgegeben, und dann will das Finanzamt 10.000 € nachgezahlt haben. Genau dieses Szenario beschreiben die Speaker im 9am-Webinar über Steuerfehler von Freelancern, und es lässt sich komplett vermeiden. Wie die sechs anderen Fehler auch: von der verpassten Anmeldung bis zum falschen Kreuz im allerersten Formular.
Wer da spricht
Das Webinar lief in der Freelance-Unlocked-Reihe von 9am, zu Gast waren Marius Ciobanu und Clemens Steinmann, Steuerexperten bei Taxfix. Taxfix kennt in Deutschland fast jeder von der Steuer-App, seit Anfang 2026 gibt es das Produkt auch für Freelancer. Rund 20 Minuten gingen die beiden die sieben Fehler durch, danach gab es eine halbe Stunde Live-Q&A. Das Beste daraus findest du weiter unten.
Fehler 1: Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung verschleppen
Wer sich selbstständig macht, muss den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung innerhalb eines Monats elektronisch über ELSTER ans Finanzamt schicken. Wer das aufschiebt, wartet länger auf seine Steuernummer, die auf jede Rechnung gehört. Und riskiert Schlimmeres:
„Wenn man im Mai als Freelancer startet, sich aber erst im September meldet, kann es sein, dass das Finanzamt die Einnahmen von Mai bis September schätzt. Dann kommt ein Schätzungsbescheid nach Hause und ihr wundert euch über die hohen Steuerbeträge“, so Marius.
Geschätzt wird selten zu deinen Gunsten. Also: erst anmelden, dann Rechnungen schreiben.
Fehler 2: Die Gewerbeanmeldung vergessen
Gewerbetreibende müssen ihr Gewerbe zusätzlich beim Gewerbeamt anmelden, das informiert dann Finanzamt und IHK. Freiberufler sind davon befreit. Klingt einfach, nur zählt eben nicht, wie du dich selbst nennst, sondern wie das Finanzamt deine Tätigkeit einstuft.
Marius' Beispiel: Eine Webdesignerin hält sich für freiberuflich, das Finanzamt sieht ein Gewerbe. Die Überraschung kommt später, in Form eines Gewerbesteuerbescheids, mit dem niemand gerechnet hat. Beide Einkunftsarten werden steuerlich unterschiedlich behandelt und in der Steuererklärung getrennt erfasst. Wenn dein Fall nicht eindeutig ist, kläre die Einordnung früh, am besten mit steuerlicher Beratung.
Fehler 3: Die Kleinunternehmerregelung aus Reflex ankreuzen
Im Fragebogen wartet die Frage nach der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG). Viele kreuzen sie automatisch an, weil im ersten Jahr sowieso niemand weiß, wie die Umsätze laufen. Genau dieser Reflex kann teuer werden.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Regelung, wenn dein Umsatz im Vorjahr nicht über 25.000 € lag und im laufenden Jahr unter 100.000 € bleibt (Stand 2026, aktuelle Werte prüfen). Keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen, weniger Papierkram. Bequem. Aber: Du darfst auch keine Vorsteuer ziehen. Bei einem Laptop für 2.000 € netto sind das 380 €, die du dir sonst vom Finanzamt zurückholen könntest. Rechne Laptop, Handy, Software und Schreibtisch im ersten Jahr zusammen, und das Reflex-Kreuz hat dich still und leise einen vierstelligen Betrag gekostet.
Was im Webinar nur anklang, im Gesetz aber eindeutig ist: Verzichtest du auf die Kleinunternehmerregelung, bindet dich diese Entscheidung fünf Jahre an die Regelbesteuerung. Entscheide also mit einer Umsatzprognose, nicht aus dem Bauch.
Fehler 4: Fristen bei der Umsatzsteuervoranmeldung reißen
Wer Umsatzsteuer ausweist, muss Voranmeldungen abgeben, und zwar bis zum 10. des Folgemonats. „Habt ihr diese Frist überschritten, auch nur um einen Tag, könnt ihr mit Verspätungszuschlägen rechnen“, warnte Marius. Sein Rat: früh einen festen Rhythmus finden, bevor die Fristen dich finden.
Wie oft du abgeben musst, hängt an der Zahllast des Vorjahres (alle Werte Stand 2026):
- über 7.500 €: monatlich
- 2.000 € bis 7.500 €: vierteljährlich (der Standardfall)
- bis 2.000 €: das Finanzamt kann dich ganz von den Voranmeldungen befreien, dann bleibt nur die Jahreserklärung
Auf der Webinar-Folie stand noch die alte Grenze von 1.000 €, das Wachstumschancengesetz hat sie ab 2025 auf 2.000 € angehoben. Für Gründer außerdem relevant: Die Pflicht, als Neugründer monatlich abzugeben, ist für die Besteuerungszeiträume 2021–2026 ausgesetzt. Ab 2027 kann sie zurückkommen, also vorher prüfen.
Und vergiss nicht, was das Umsatzsteuergeld auf deinem Konto eigentlich ist. „Im Endeffekt bin ich nur die Person, die das Eingenommene ans Finanzamt weiterleitet. Ein bisschen wie der Arbeitgeber, der mir mein Gehalt auszahlt, aber die Lohnsteuer einbehält“, sagte Clemens. Durchlaufender Posten, keine Einnahme.
Fehler 5: Belege im Schuhkarton sammeln
Den berühmten Schuhkarton voller zerknitterter Belege kennt jede Steuerkanzlei. Er kostet Zeit, Nerven und oft bares Geld. Wer von Anfang an sauber sortiert, am besten digital und nach Monaten, hat eine genauere Zahllast, kann Rückfragen vom Finanzamt in Minuten beantworten und übersieht keine absetzbare Ausgabe. Marius trocken dazu: Auch der Sachbearbeiter im Finanzamt freut sich über eine ordentliche Buchführung.
Fehler 6: Vorsteuer aus Gründungskosten liegen lassen
Direkt verwandt und oft übersehen: Auch Ausgaben vor der ersten Rechnung zählen. „Ihr könnt in der Gründungsphase, also auch wenn ihr noch keine Rechnungen geschickt und keinen Umsatz generiert habt, diese Kosten schon für euch nutzen und die Vorsteuer ziehen“, erklärte Marius. Laptop, Arbeitsmittel, Material, alles, was dir später hilft, Umsatz zu machen. Belege aufheben und mit einreichen.
Fehler 7: Keine Steuerrücklagen bilden
Der Klassiker, und der teuerste Fehler der Liste. Angestellten zieht der Arbeitgeber die Lohnsteuer ab, bevor das Gehalt überhaupt ankommt. Als Selbstständiger behält niemand etwas für dich ein, und die Rechnung kommt lange nach dem Geld.
„Sagen wir, man hat 40.000 € Gewinn im Jahr gemacht. Dann hat man wahrscheinlich schon das meiste ausgegeben oder reinvestiert, und auf dem Konto ist nicht mehr so viel Geld. Dann kommt eine Steuernachzahlung von 10.000 € und das Konto ist leer“, so Marius. „Liquiditätsprobleme sind nicht die Probleme, die ihr am Anfang haben wollt, vor allem nicht mit dem Finanzamt.“
Die Lösung ist unspektakulär und funktioniert: 25–30 % jedes Gewinns sofort auf ein separates Konto. Egal ob Einkommensteuer, Gewerbesteuer oder Umsatzsteuer, wenn der Bescheid kommt, zuckst du nicht mal.
Zwei Dinge aus dem Q&A zum Mitnehmen
Das Finanzamt geht ans Telefon. Clemens aus eigener Erfahrung: „Es sind nicht alles böse Menschen. Man kann mit allen reden, auch mal anrufen oder eine E-Mail schreiben. Man kann auch mal sagen: Ich wusste es nicht, was muss ich nacharbeiten?“ Eine ehrliche Frage macht aus dir keinen Steuerhinterzieher, im Gegenteil.
Privat und beruflich trennen. Der Laptop, auf dem abends Netflix läuft? Grenze so realistisch wie möglich ab. Clemens' persönliche Daumenregel: Bleibt die private Nutzung deutlich unter 10 %, lässt sich eine überwiegend berufliche Nutzung gut argumentieren, erst recht, wenn zu Hause ein Fernseher den Netflix-Dienst übernimmt. „So gut wie möglich abgrenzen, und überwiegend ist das absolute Minimum.“
Deine Checkliste gegen die 7 Fehler
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung innerhalb eines Monats über ELSTER abschicken
- Freiberufler oder Gewerbe? Vor der Anmeldung klären, nicht nach dem ersten Bescheid
- Kleinunternehmerregelung durchrechnen statt aus Reflex ankreuzen
- Den 10. des Monats als festen Umsatzsteuer-Termin in den Kalender legen
- Belege ab Tag 1 digital erfassen, nach Monaten sortiert
- Auch Gründungskosten vor der ersten Rechnung sammeln und einreichen
- 25–30 % jedes Gewinns sofort aufs Rücklagenkonto überweisen
Steuergrenzen ändern sich fast jedes Jahr. Bevor du mit einer Zahl aus diesem Artikel rechnest, wirf einen Blick auf die verlinkten offiziellen Quellen.
Steuern im Griff zu haben ist die eine Hälfte des Freelancer-Lebens. Die andere sind gut bezahlte Projekte in Serie, und dafür gibt es 9am: geprüfte Freelance-Projekte bei Unternehmen in der DACH-Region. Leg dir ein Profil an und lass das nächste Projekt zu dir kommen.
Dieser Artikel dient nur zur Information und ist keine Steuerberatung.
Dieser Artikel basiert auf dem 9am-Webinar „7 Fehler, die Freelancer bei ihren Steuern machen“. Die komplette Aufzeichnung findest du oben im Video.
