Was letzte Preis? Wie du als Freelancer deinen Stundensatz kalkulierst und verhandelst

Knapp 550 Preisverhandlungen hat Joachim Groth in zwölf Jahren begleitet. Sein wichtigster Rat hat mit Verhandlungstechnik nichts zu tun, sondern mit deinem Kontostand.

Auf der Freelance Unlocked 2026 haben drei Speaker dieselbe Entscheidung aus drei Richtungen beleuchtet: Was sagst du, wenn jemand nach deinem Preis fragt, und wie verteidigst du die Zahl? Roland König rechnet vor, wie du deine Schmerzgrenze exakt bestimmst. Joachim Groth zeigt, welche Züge in Verhandlungen mit Vermittlern und Endkunden greifen. Und Christian Hunt erklärt, warum die beste Preisverhandlung die ist, die gar nicht erst stattfindet.

Der Zeitpunkt könnte kaum passender sein. Laut Freelancer-Kompass 2026 ist der durchschnittliche Stundensatz im DACH-Raum erstmals seit Jahren gesunken, auf 103 €. 62 % der Befragten planen keine Erhöhung, und fast ein Viertel war im vergangenen Jahr an weniger als 50 Tagen ausgelastet. Wer in diesem Markt seinen Preis nicht kalkulieren und begründen kann, wird gedrückt. Wo du im Vergleich stehst, zeigt dir unser Überblick über die Freelancer-Stundensätze 2026.

Die Kalkulation: Kenne deine Schmerzgrenze auf den Euro genau

Roland König ist seit fünf Jahren solo selbstständig, 70 % Projektgeschäft als IT-Freelancer, 30 % Trainings. Nach zwei Jahren stellte er fest, dass er zentrale Fragen nicht beantworten konnte: Wie viel Zeit bleibt für Weiterbildung? Kann ich mir im Sommer spontan freinehmen? Und was sind eigentlich die "100 %", die Kunden ständig fordern?

Seine Antwort ist eine Rechnung, die jeder nachmachen kann. Zuerst die Zielsumme: alles, was du im Jahr brauchst. Geschäftskosten, Privatausgaben, Urlaub, Altersvorsorge, Steuern. "Ihr müsst von dem ausgehen, was ihr als Selbstständige verdienen müsst, um euren Lebensunterhalt komplett zu finanzieren", sagt Roland. Auf der Fragerunde ergänzte er einen Posten, den er selbst zunächst als Pauschale geführt hatte: einen Puffer für projektlose Zeiten.

Dann die Zeitseite. Ein Jahr hat 52 Wochen. Roland zieht sechs Wochen Urlaub ab, sechs Wochen Weiterbildung und 13 Feiertage. Übrig bleiben 187 Arbeitstage. An denen arbeitet er nicht acht abrechenbare Stunden, sondern kalkuliert 6,5 Stunden produktive, also fakturierbare Zeit. Der Rest geht für Buchhaltung, Marketing, Netzwerken und Vorträge drauf. Macht 1.215,5 abrechenbare Stunden im Jahr. Das sind seine 100 %. Wer "Vollzeit" von ihm will, bekommt genau das.

Die Schmerzgrenze ist dann simple Division: Zielsumme geteilt durch abrechenbare Stunden. Jeder Satz darunter hat Konsequenzen, mehr arbeiten oder weniger ausgeben. Und darüber?

"Jeder Stundensatz über dieser Schmerzgrenze ist zusätzlicher Gewinn, den ich nicht kalkuliert habe und den ich für andere Dinge einsetzen kann." (Roland König)

Damit die Rechnung nicht Theorie bleibt, führt Roland ein Überstundenkonto wie ein Angestellter. Rechnet er an einem Tag mehr als 6,5 Stunden ab, sind das Überstunden. Krankheitstage bucht er konsequent als Minusstunden. Konferenzen zählen nur dann als Weiterbildung, wenn sie ihm wirklich etwas beibringen, sonst gehen sie ebenfalls ins Minus. Ein selbst gebautes Controlling-Tool zeigt ihm jederzeit, wo er steht, und genau das gibt ihm Freiheit: Verschiebt ein Kunde ein Projekt, nimmt er zwei Wochen "Überstundenabbau" statt in Panik zu verfallen.

Wichtig ist Rolands Schlusspunkt: Die Parameter sind nicht in Stein gemeißelt. Er startete mit sieben abrechenbaren Stunden pro Tag und korrigierte auf 6,5, als sein Stundensatz stieg. Einmal im Jahr macht er eine Retrospektive über die eigenen Regeln. Kalkulation ist kein Dokument, sondern ein Prozess.

Die Strategie: Verhandeln, wenn der Markt drückt

Joachim Groth ist seit 25 Jahren IT-Freelancer und seit zwölf Jahren Vorstand der IT-Projektgenossenschaft. Er hat auf beiden Seiten des Tisches gesessen, und sein Vortrag beginnt genau dort, wo Rolands Rechnung endet: Die Schmerzgrenze musst du "blind im Schlaf" kennen, denn verhandelt wird nie aus dem Bauch. Doch bevor es um Taktik geht, kommt sein eigentliches Fundament.

"Wer keine Rücklagen hat, kann nicht Nein sagen. Und Nein sagen ist das wichtigste Instrument in einer Verhandlung." (Joachim Groth)

Sechs Monate Reserve für projektlose Zeiten, unabhängig von Altersvorsorge und Versicherungen. Ohne dieses Polster verhandelst du aus der Zwangslage, und dein Gegenüber merkt das. Joachim beobachtet, dass ab dem fünften oder sechsten Monat Projektsuche das Selbstbewusstsein bröckelt. Genau dann zählen nur noch die vorher kalkulierten Zahlen, nicht die Tagesform.

Dann wird es konkret. Eine Auswahl seiner Regeln aus 550 Verhandlungen:

• Preis angeben oder nicht? Bist du ausgebucht, gib auf Plattformen keinen Preis an. Suchst du ein Projekt, musst du einen angeben. Vermittler bekommen auf eine Ausschreibung heute weit über 100 Bewerbungen und filtern über zwei Limits: die ersten 24 Stunden und eine Preisobergrenze. Wer keinen Preis nennt, fliegt genauso raus wie wer drüber liegt. Joachims Tipp: nur den niedrigeren Remote-Satz angeben, der Vor-Ort-Satz bleibt Verhandlungsmasse.
• Nenne 103, nicht 100. Eine runde Zahl wirkt wie ein Wunschsatz, eine präzise wie eine Kalkulation, bei der man nicht so schnell nachfragt. Die Forschung gibt ihm recht: Präzise Ankerzahlen führen zu deutlich kleineren Abschlägen als runde, wie Janiszewski und Uy in Psychological Science gezeigt haben.
• Bei Preisdruck: schweigen. Kommt das klassische "Das machen andere für 75", einfach nichts sagen. Die allermeisten Menschen halten Stille nicht aus, und oft folgt ein "Na ja, kann man ja mal probieren".
• Leistung gegen Preis tauschen. Such dir vor dem Gespräch ein Nice-to-have-Skill aus der Ausschreibung heraus. Drückt der Kunde von 95 € auf 89 €, lautet die Antwort: "Für 89 kann ich Ihnen dieses Skill nicht anbieten." Meistens landet man dann bei 92.
• Die Verlängerung vertraglich vorbauen. Wenn der Kunde wirklich nicht über 89 kann, macht Joachim den Abschluss zu 89 und lässt gleich in den Vertrag schreiben: Eine Verlängerung kostet 95. Die meisten unterschreiben, weil die Verlängerung noch weit weg wirkt.
• Preiserhöhungen früh ankündigen. Kunden denken in Budgets, und die sind knapp. Wer bei der Verlängerungsanfrage 3 % mehr will, ist zu spät. Sag es nach der Hälfte der Projektlaufzeit. Und dokumentiere Zusatznutzen: Joachim schreibt seinem Projektleiter eine E-Mail mit der Frage, wie man die zusätzlich erreichten Ergebnisse "dem Chef verkaufen" könne. Die Antwort ist eine indirekte Bestätigung, auf die er in der Verhandlung verweisen kann.
• Finger weg von Mauscheleien. "Preiserhöhung können wir nicht machen, aber rechnen Sie doch großzügiger ab" ist keine Grauzone, sondern eine Falle. Wer darauf eingeht, ist erpressbar.

Ein Alarmsignal noch: Will der Kunde mitten im Projekt den Preis senken, steckt er in Schwierigkeiten. Sofort Alternativen suchen. Joachim selbst hat 2013 einer befristeten Senkung um 10 € zugestimmt, aber im Gegenzug ein Zusatzprojekt gestrichen: "Wenn ihr eure Leistung kürzt, kürze ich meine Leistung." Der Kunde respektierte ihn dafür.

Die Psychologie: Das Spiel gar nicht erst mitspielen

Christian Hunt verkauft etwas, das niemand morgens aufwacht und haben will: Verhaltensforschung für Compliance. Der frühere UBS-Managing-Director und Autor von "Humanizing Rules" hat kein Suchwort, keine Budgetzeile, keine Procurement-Kategorie. Niemand googelt nach ihm, ohne dass er vorher auf sich aufmerksam gemacht hat.

Als er sich selbstständig machte, tat er, was man eben tut: feste Preise, jeden Pitch mitnehmen, aktiv Kunden jagen. Das Ergebnis fasst er schonungslos zusammen:

"Ich habe haufenweise Deals verloren, weil ich zu teuer war. Ich habe haufenweise Deals gewonnen, weil ich zu billig war. Und ich habe massig Zeit mit Zeug verschwendet, das mir nichts gebracht hat." (Christian Hunt)

Seine Erkenntnis: Ein falsches Ja ist viel teurer als ein Nein. Und für Arbeit, deren Wert sich erst im Nachhinein zeigt, funktionieren die üblichen Preisregeln nicht. Also brach er sie systematisch:

• Keine Pitches, nie. Ein Pitch ist Kommoditisierung: Wer mitpitcht, signalisiert, dass seine Arbeit mit der aller anderen vergleichbar ist, und dann entscheidet vor allem der Preis. Merkt Christian, dass er unwissentlich in einem Pitch-Prozess steckt, gibt er absichtlich schlechte Antworten oder absurde Preise, um nicht genommen zu werden.
• Zeigen statt verkaufen. Statt Kaltakquise wirft er Ideen in die Welt, per Podcast, Keynotes und Inhalten, die exakt so klingen wie die Zusammenarbeit mit ihm. Wer das liebt, meldet sich und zahlt eher höhere Preise. Wer es nicht mag, wird bewusst abgeschreckt. Der Filter spart ihm die Gespräche, die Roland und Joachim als unproduktive Zeit verbuchen würden.
• Framing bestimmt die Marge. Speaking und Training sind im Kern dasselbe, ein Mensch steht vor Leuten und redet. Aber Speaking wird fürs Auftreten bezahlt, Training für Inhalte, und Speaking zahlt deutlich besser. Also nennt Christian so viel wie möglich Speaking.
• Nur den teuersten Preis veröffentlichen. Auf seiner Website stehen ausschließlich die Speaking-Preise. Das teuerste Produkt setzt den Anker, alles andere bleibt verhandelbar. Joachims Ankerzahlen, nur eine Ebene höher.

Christians wichtigster Satz richtet sich an alle, die jetzt drei Vorträge voller Regeln gehört haben: Hinterfragt jede einzelne davon. "Vielleicht sind die Regeln nicht falsch. Sie funktionieren nur nicht für mich." Wer keine Kinder hat, kalkuliert anders als jemand mit dreien. Wer nicht reisen will, sollte kein Geschäftsmodell mit Vor-Ort-Sätzen bauen.

Drei Blickwinkel, eine Entscheidung

Die drei Sessions widersprechen sich weniger, als es scheint. Sie beschreiben dieselbe Entscheidung auf drei Zeitachsen:

1. Vor dem Gespräch steht deine Zahl fest. Zielsumme, realistische abrechenbare Stunden, Schmerzgrenze (Roland). Ohne diese Rechnung verhandelst du blind.
2. Im Gespräch verteidigst du die Zahl mit vorbereiteten Zügen: präziser Anker, Schweigen bei Druck, Leistung gegen Preis, Erhöhung früh vorbauen (Joachim). Und mit Rücklagen, die dir das Nein erlauben.
3. Zwischen den Gesprächen arbeitest du daran, seltener vergleichbar zu sein: zeigen statt pitchen, das eigene Ding sichtbar machen, Anker selbst setzen (Christian). Je weniger du wie alle anderen aussiehst, desto seltener entscheidet der Preis.

Der Markt ist gerade hart, die Zahlen aus dem Freelancer-Kompass lügen nicht. Aber genau deshalb gewinnt, wer seine Untergrenze kennt, seine Züge vorbereitet und an seiner Unverwechselbarkeit arbeitet. Wenn du dabei gesehen werden willst: Leg dir ein kostenloses Profil auf 9am an, damit passende Projekte dich finden, statt dass du jeder Ausschreibung hinterherläufst.

Zitate von Christian Hunt aus dem Englischen übersetzt.

Freelance Unlocked wird von 9am gemeinsam mit Uplink und freelancermap organisiert. Dieser Artikel basiert auf den Sessions von Joachim Groth, Christian Hunt und Roland König bei Freelance Unlocked 2026. Die ganzen Vorträge findest du oben in den Videos: freelanceunlocked.com