Verspätete Zahlungen gehören zum Frustrierendsten am Freelancing, und leider auch zum Alltäglichsten.
Du hast geliefert. Du hast die Rechnung geschickt. Du warst freundlich. Und trotzdem: Funkstille.
Wie also mahnst du offene Zahlungen an, ohne Porzellan zu zerschlagen?
Hier ist ein Schritt-für-Schritt-Vorgehen, mit dem du professionell und gelassen bleibst und rechtlich abgesichert bist, gerade bei Kunden in der EU.
🪜 Schritt 1: Geh erst mal vom Guten aus
Zahlungen bleiben aus den unterschiedlichsten Gründen aus: interne Abläufe, Urlaub, schlichte Vergesslichkeit. Unterstelle zuerst guten Willen.
📧 Freundliche Erinnerung (1–3 Tage nach Fälligkeit):
Betreff: Kurze Erinnerung – Rechnung Nr. [Rechnungsnummer]
Hallo [Vorname des Kunden],
ich hoffe, dir geht's gut! Mir ist aufgefallen, dass die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] für [Projekt/Leistung] am [Fälligkeitsdatum] fällig war, deshalb melde ich mich kurz.
Ich wollte nur sichergehen, dass sie nicht untergegangen ist. Gib mir gern Bescheid, ob bei euch alles passt.
Viele Grüße
[Dein Name]
Diese Nachricht ist höflich, macht kein Fass auf und funktioniert in 80 % der Fälle.
🪜 Schritt 2: Hak bestimmt, aber höflich nach
Vergehen weitere 5–7 Tage ohne Antwort oder Zahlung, wird dein Ton etwas direkter.
📧 Bestimmtes Nachfassen (7–10 Tage nach Fälligkeit):
Betreff: Nachfrage zur offenen Rechnung Nr. [Rechnungsnummer]
Hallo [Name],
ich melde mich noch einmal wegen der Rechnung Nr. [Rechnungsnummer], die am [Fälligkeitsdatum] fällig war.
Kannst du mir kurz bestätigen, ob die Zahlung unterwegs ist oder ob es irgendwo hakt? Bei Bedarf schicke ich die Rechnung gern noch einmal.
Danke dir vorab für eine kurze Rückmeldung.
Viele Grüße
[Dein Name]
🪜 Schritt 3: Verweise auf Verzugsgebühren (falls vereinbart)
Wenn in deinem Vertrag oder auf der Rechnung klare Verzugsregelungen stehen (sehr empfehlenswert!), kannst du sie jetzt sachlich ins Spiel bringen.
📧 Erinnerung mit Verzugsgebühr (10–14 Tage nach Fälligkeit):
Betreff: Zahlung überfällig – Rechnung Nr. [Rechnungsnummer]
Hallo [Name],
ich möchte darauf hinweisen, dass die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] inzwischen [X] Tage überfällig ist.
Wie vereinbart fällt nach [Anzahl] Tagen eine Verzugsgebühr von [Betrag oder %] an. Mir wäre eine schnelle, unkomplizierte Lösung nach wie vor am liebsten: Sag mir bitte, wann ich mit der Zahlung rechnen kann.
Danke dir
[Dein Name]
Keine Verzugsgebühr vereinbart? Dann fang jetzt nicht damit an, konzentrier dich darauf, die Sache abzuschließen.
🪜 Schritt 4: Setz eine letzte Frist
Immer noch keine Reaktion? Zeit für eine klare, professionelle Grenze.
Betreff: Letzte Mahnung – Rechnung Nr. [Rechnungsnummer]
Hallo [Name],
dies ist eine letzte Erinnerung daran, dass die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Datum] weiterhin offen ist.
Sollte die Zahlung nicht bis zum [letztes Datum, z. B. in 5 Werktagen] eingehen, muss ich weitere Schritte prüfen, bis hin zum Inkasso. Mir wäre es deutlich lieber, wir klären das direkt und bleiben im Guten.
Falls es gerade Schwierigkeiten gibt, sag mir Bescheid. Über eine Ratenzahlung können wir gern sprechen.
Viele Grüße
[Dein Name]
🧾 Schritt 5: Kenn dein rechtliches Sicherheitsnetz (EU)
In der EU hast du das gesetzliche Recht, Verzugszinsen und eine Mindestpauschale für die Beitreibung zu berechnen, auch wenn davon nichts im Vertrag steht.
Laut EU-Zahlungsverzugsrichtlinie (2011/7/EU) gilt:
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Du darfst 8 % Zinsen plus den EZB-Basiszinssatz berechnen (je nach Land leicht unterschiedlich).
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Du darfst eine Beitreibungspauschale von 40 € ansetzen (mindestens, bei höheren Kosten auch mehr).
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Diese Rechte gelten für B2B-Verträge in allen EU-Mitgliedstaaten.
Zum Nachlesen:
Du musst diesen Weg nicht immer gehen. Aber es hilft, zu zeigen, dass du deine Rechte kennst, wenn ein Kunde komplett abtaucht.
✅ Zum Schluss:
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Bleib im Ton professionell und bestimmt, nie emotional oder aggressiv
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Arbeite immer mit unterschriebenem Vertrag und klaren Zahlungsbedingungen
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Nutze Buchhaltungstools mit automatischen Zahlungserinnerungen
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Denk bei künftigen Projekten über Anzahlungen nach
Kunden, die dich schätzen, werden faire Grenzen respektieren.
Und Kunden, die dich immer wieder ghosten? Das sind keine Kunden, das ist ein Risiko.
Kenn deinen Wert, schütze deine Arbeit und bleib professionell.
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