Back Office Specialist / Teamassistenz Lizenzmanagement (m/w/d)

Project overview

Wir, die emagine, suchen einen Back Office Specialist / Teamassistenz Lizenzmanagement (m/w/d). In dieser Rolle unterstützen Sie das Team Lizenzmanagement bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben und tragen zu einem reibungslosen Tagesgeschäft bei.

Rahmenbedingungen:

• Einsatzort: Stuttgart
• Arbeitszeit: Vollzeit (39,5 Stunden/Woche)
• Geplanter Start: kurzfristig nach Zuschlag möglich
• Langfristiger Einsatz mit einer geplanten Laufzeit von bis zu 18 Monaten
• Flexible Arbeitsgestaltung mit der Möglichkeit, durchschnittlich bis zu 80 % mobil zu arbeiten

Responsibilities

• Organisation und Koordination des täglichen Back-Office-Betriebs
• Verwaltung und Bearbeitung von Team-Postfächern sowie IT-Tickets
• Planung, Organisation und Koordination von Terminen und Veranstaltungen
• Erstellung von Protokollen, Berichten, Vorlagen und Präsentationen
• Pflege von Verträgen und Stammdaten im Lizenzmanagement-Tool
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Dokumentationen
• Pflege von Intranet-Inhalten und teambezogenen Informationen
• Nachverfolgung offener Aufgaben und Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft

Requirements

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium der Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Back Office, Büromanagement, Sekretariat, Office Management oder in einer vergleichbaren Position
• Mindestens 2 Jahre praktische Erfahrung mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Sehr gute Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau (C2)
• Selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Hohe Teamfähigkeit und ausgeprägtes Organisationstalent

Nice to have

Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf deinen aktuellen Lebenslauf inklusive Angabe deiner Verfügbarkeit.

• Erfahrung mit IT-Ticketsystemen
• Kenntnisse im Lizenzmanagement oder Vertragsmanagement
• Gute Excel-Kenntnisse (z. B. Pivot-Tabellen, SVERWEIS)
• Erfahrung in der Erstellung von Protokollen und Berichten
• Erfahrung im Umgang mit Intranet-Systemen oder Content-Management-Systemen (z. B. TYPO3)
• Erfahrung im öffentlichen Umfeld oder bei IT-Dienstleistern der öffentlichen Verwaltung