Executive Assistant (m/w/d) – Vollzeit Freelance

Project overview

Wir suchen einen erfahrenen Executive Assistant (m/w/d) für ein spannendes Vollzeit-Projekt in der Region Stuttgart. Sie werden die zentrale Schnittstelle für mehrere C-Level-Führungskräfte und unterstützen diese in einer projektintensiven Phase.

Ihre Aufgaben umfassen umfassendes Termin- und Kalendermanagement für mehrere Führungskräfte mit Abstimmung und Priorisierung über alle Kalender hinweg. Sie organisieren Führungskreis-Meetings, Gremiensitzungen und Projektrunden – von der Agenda über die Vorbereitung von Unterlagen bis zur Protokollführung und Nachverfolgung offener Punkte. Darüber hinaus koordinieren Sie laufende Projekte, erstellen und bereiten Präsentationen sowie Berichte auf Deutsch und Englisch auf und führen eigenständige Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern.

Weitere Verantwortungen sind die Planung und Organisation von nationalen und internationalen Geschäftsreisen sowie internen und externen Veranstaltungen. Sie fungieren als erste Ansprechperson für Stakeholder, filtern Anfragen und gehen vertraulich mit sensiblen Informationen um. Zudem entwickeln Sie Office-Abläufe, Ablagestrukturen und Prozesse weiter.

Wir erwarten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium, idealerweise mit Weiterbildung im Office- oder Assistenzbereich. Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant auf C-Level- oder Vorstandsebene ist erforderlich, gerne in international ausgerichteten Industrie- oder Technologieunternehmen. Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift sind ein absolutes Muss. Sie verfügen über sehr gute MS-Office-Kenntnisse, ausgeprägte Organisationsstärke und souveränes Prioritätenmanagement. Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten sind essentiell.

Das Projekt läuft über 12 Monate mit Verlängerungsoption. Das Arbeitsmodell ist hybrid mit 3 Tagen vor Ort und 2 Tagen remote. Sie erhalten Einblick in strategische Projekte eines wachstumsstarken, international tätigen Unternehmens und arbeiten in einem Umfeld, in dem Eigeninitiative und Verlässlichkeit geschätzt werden.