Eine Tabelle reicht, solange du eine Handvoll Stammkunden hast und keine offenen Leads verfolgst. Sie versagt in der Woche, in der du eine Nachfassung vergisst, deine offenen Anfragen nicht mehr auf einen Bildschirm passen oder eine zweite Person dieselbe Liste braucht. Ein Freelancer-CRM muss fünf Dinge können: Stufen, Erinnerungen, Kontakte mit Kontext, Notizen und die Verbindung vom gewonnenen Auftrag zum Angebot. Die Gratis-Tarife von 9am, HubSpot, Bigin und Capsule decken alle fünf ab; bezahlte Tools kosten rund 15 bis 40 € im Monat. "CRM ist was für Vertriebsteams" hält Freelancer zu lange in der Tabelle.
Die Frage ist nicht, ob du ein CRM brauchst. Die Frage ist, ab wann dein Gedächtnis der schwächste Teil deines Vertriebs wird. Bei den meisten Freelancern kommt dieser Punkt leise, irgendwo um den fünften oder sechsten offenen Lead, und er kostet ein Projekt, das kalt geworden ist, weil nirgends "Donnerstag zurückrufen" stand.
Drei Signale, dass die Tabelle versagt hat
- Du hast einen Lead an die Stille verloren. Jemand sagte "lass uns im März nochmal sprechen", und der März ist vorbei. Eine Tabelle erinnert nicht; die einzige echte Aufgabe eines CRM ist, sich für dich zu erinnern.
- Die offenen Anfragen passen nicht mehr auf einen Bildschirm. Ab etwa fünf Leads in verschiedenen Stufen sagt dir die Tabelle nicht mehr, was heute dran ist.
- Eine zweite Person braucht die Liste. Eine virtuelle Assistenz, ein Partner, ein Subunternehmer. Eine geteilte Tabelle mit drei Reitern und Farbcodes ist ein schlecht gebautes CRM.
Trifft nichts davon zu, bleib bei der Tabelle: Kunde, Stufe, letzter Kontakt, nächster Schritt, Datum. Das ist ein funktionierendes CRM für einen Freelancer mit drei Stammkunden, und kein Tool unten würde sich rechnen.
Wir haben im Freelancer-Kompass 2026 und anderswo nach einer Umfrage gesucht, wie Freelancer ihre Kunden tatsächlich verwalten, Tabelle gegen Tool. Es gibt keine, die wir finden konnten; alles, was auftaucht, sind Anbieter-Listen. Dieser Artikel arbeitet deshalb mit dem, was die Tools können, nicht mit einer Statistik.
Die fünf Dinge, die ein Freelancer-CRM können muss
- Stufen. Lead, kontaktiert, Angebot raus, gewonnen, verloren. Fünf reichen; zwölf sind das Problem eines Vertriebsteams.
- Erinnerungen zum Nachfassen. Die Funktion, die dein Gedächtnis ersetzt. Ohne sie ist ein CRM eine hübschere Tabelle.
- Kontakte mit Kontext. Firma, Rolle, wie ihr euch kennt, wer empfohlen hat.
- Notizen pro Kontakt. Was gesagt wurde, was du versprochen hast, wann.
- Eine Linie vom gewonnenen Auftrag zu Angebot und Rechnung. Damit Vertriebsakte und Geldakte nicht zwei getrennte Systeme sind. Die meisten CRMs hören bei "gewonnen" auf; ab da übernimmt dein Angebotstool, und unsere Checkliste zum Rechnung schreiben deckt diese Seite ab.
Alles Folgende ist an diesen fünf Punkten gemessen. Die Preise sind die, die die Anbieterseiten am 28. September 2026 zeigten, netto, und sie ändern sich.
Gratis-Tarife, die für eine Person gebaut sind
9ams Freelancer-CRM. Teil des kostenlosen 9am-Kontos, ohne Kreditkarte. Die Seite beschreibt es als Ort, um alle Freelance-Jobs und Anfragen zentral zu verwalten, mit einem persönlichen Sales Form, das du überall einbetten kannst, um Projektanfragen an einem Ort zu sammeln, automatisierter Kundenkommunikation, Projektverfolgung mit Erinnerungen und Anfragen mit den Status "Requested", "Not Interested" oder "In contact". Lies das als Lead- und Anfragen-Tracker mit Status und Erinnerungen, nicht als volle Pipeline mit eigenen Stufen. Der Punkt ist, woher die Anfragen kommen: aus deinem 9am-Profil und dem Job-Feed. Einen Tarif 9am Pro gibt es; sein Preis steht nicht auf der Seite.
HubSpot CRM Free. Bis zu zwei Nutzer und 1.000 Kontakte, "100% free, with no expiration date". Kontaktverwaltung, Deal-Pipelines, Aufgaben, E-Mail-Tracking, ein Terminplaner und Angebote sind im Gratis-Tarif. Das ist die vollständigste kostenlose Option der Liste und die, aus der du am ehesten nach oben statt zur Seite herauswächst; Starter kostet ab 15 $ pro Nutzer und Monat mit Neukundenrabatt.
Bigin by Zoho. Das Produkt, das Zoho selbst Freelancern statt des vollen Zoho CRM empfiehlt. Free bringt eine Pipeline, 500 Datensätze und 3 Automatisierungen, also genau den Freelancer-Fall. Express kostet 7 $ pro Nutzer und Monat im Jahresabo (9 $ monatlich), Premier 12 $ (15 $). Angezeigt in USD, Euro wählbar.
Capsule CRM. Gratis mit 250 Kontakten, 2 Nutzern, 5 eigenen Feldern und einer Vertriebspipeline. Die Bezahltarife (Starter, Growth, Advanced) gibt es, aber Capsules Seite zeigt ihre Preise nicht an, also drucken wir sie nicht.
Bezahlte Tools, die das Geld wert sind
folk. Kein Gratis-Tarif, 14 Tage Test. Standard kostet 30 $ pro Mitglied und Monat, 24 $ im Jahresabo, mit Pipelines, Kontaktanreicherung, einer LinkedIn-Erweiterung und KI-Assistenten fürs Nachfassen. Gebaut für Leute, die über ihr Netzwerk verkaufen statt über ein Formular, und das beschreibt die meisten Freelancer über 100 € die Stunde.
Attio. Kostenlos bis 3 Plätze und 50.000 Datensätze, damit eine ernsthafte Option für Solo-Freelancer, die ein modernes, flexibles Datenmodell wollen. Plus kostet 44 $ pro Nutzer und Monat, 35 $ jährlich; Pro 99 $ / 79 $. Der Gratis-Tarif ist der Freelancer-Tarif.
Pipedrive. Lite 14 $, Growth 39 $, Premium 59 $ pro Nutzer und Monat, 14 Tage Test, kein Gratis-Plan, Umsatzsteuer für EU-Kunden kommt obendrauf. Das klassische Pipeline-Tool; Lite bringt Leads, Deals, Kontakte und Kalender in einem Arbeitsbereich.
MOCO. Das eine Tool hier, das in Projekten, Stunden, Angeboten und Rechnungen denkt, und in Euro. Core kostet 15 € pro Nutzer und Monat, Pro 21 € (Leads gibt es erst ab hier), Unlimited 24 €. 30 Tage Test ohne Zahlungsdaten. Wenn dein CRM-Problem eigentlich ein "vom Angebot zur Rechnung"-Problem ist, beantwortet MOCO alle fünf Punkte in einem Produkt.
Notion. Kein CRM, und die Preisseite behauptet das auch nie. Kostenlos für Einzelpersonen (5 MB Uploads, 10 Gäste), Plus 10 $ pro Mitglied und Monat. Eine Kontaktdatenbank, verknüpft mit einer Deal-Datenbank und einem Datum für den nächsten Schritt, ist ein brauchbares CRM, wenn dir das Bauen Spaß macht. Wenn nicht, sind die Gratis-Tarife oben schneller.
Die DSGVO-Zeile
Jede geprüfte Preisseite schweigt darüber, wo deine Daten liegen. MOCO nennt DSGVO-Konformität und Software aus der Schweiz; keines der neun Tools nennt auf seiner Preisliste ein EU-Rechenzentrum. Verlangt ein Kundenvertrag EU-Hosting für Kontaktdaten, frag die Datenschutzseite des Anbieters, bevor du jemanden importierst. Ein CRM voller Kundenkontakte sind personenbezogene Daten nach der DSGVO, und das gilt in einer Tabelle genauso.
Was du am Montag tust
- Zähl deine offenen Leads. Unter fünf und keine verpasste Nachfassung im letzten Quartal: Bleib bei der Tabelle und ergänze eine Spalte "nächster Schritt" mit Datum.
- Über fünf: Importier sie in einen Gratis-Tarif (9am, wenn die Leads über dein Profil kommen, HubSpot oder Bigin, wenn sie von überall kommen) und setz auf jeden einzelnen eine Erinnerung.
- Schreib die fünf Stufen erst auf Papier. Das Tool soll zu deinem Vertrieb passen, nicht ihn vorgeben.
- Prüf, welchen Anteil deines Umsatzes die oberste Zeile ausmacht. Ist ein Kunde der Großteil, ist das CRM die falsche Lösung; lies Klumpenrisiko: ein Kunde, zu viel Umsatz.
- Block dir jeden Freitag 30 Minuten für die Pipeline. Ein CRM, das du nicht öffnest, ist eine Tabelle, für die du bezahlst.
Das Tool verfolgt nur, was reinkommt. Wie überhaupt regelmäßig Leads ankommen, steht in Kundenpipeline aufbauen, und ein kostenloses Profil auf 9am ist der kürzeste Weg zu den ersten Anfragen, die sich zu verfolgen lohnen.
