Für Freelancer in Deutschland entscheidet eine Frage über die Steuerzeile auf einer Dienstleistungsrechnung: Wo sitzt das Unternehmen des Kunden? Ein deutscher Geschäftskunde zahlt 19 % deutsche Umsatzsteuer. Ein Geschäftskunde in einem anderen EU-Land zahlt keine deutsche Steuer; du schreibst beide USt-IdNrn und den Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf die Rechnung, meldest den Umsatz in der Voranmeldung und in der Zusammenfassenden Meldung und bewahrst einen datierten Nachweis auf, dass seine USt-IdNr gültig war. Ein US-Geschäftskunde zahlt ebenfalls keine deutsche Steuer, aber ohne Reverse-Charge-Satz, ohne ZM und mit einem Nachweis, dass er Unternehmer ist. Privatkunden im Ausland sind ein eigenes Regelwerk.
Der Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ ist auf der einen Rechnung Pflicht und auf der nächsten falsch. Es kommt darauf an, wer am anderen Ende sitzt. Hier ist die Regel, danach drei Rechnungen für denselben Designauftrag über 4.000 €, nach Berlin, Paris und New York.
Die eine Regel, die jede B2B-Rechnung sortiert
§ 3a Abs. 2 UStG legt fest: Eine Leistung an einen Unternehmer für dessen Unternehmen wird „an dem Ort ausgeführt, von dem aus der Empfänger sein Unternehmen betreibt“. Der Leistungsort ist der Sitz des Kunden, nicht dein Schreibtisch in Hamburg. Deutsche Umsatzsteuer fällt nur an, wenn dieser Ort in Deutschland liegt. Alles Weitere folgt daraus.
Drei Konsequenzen. Kunde in Deutschland: steuerbar hier, du rechnest 19 % drauf. Kunde in einem anderen EU-Land: steuerbar dort, und das EU-Recht macht den Kunden zum Steuerschuldner gegenüber seinem eigenen Finanzamt (Reverse Charge); deine Pflichten stehen in § 14a, § 18a und § 18b UStG. Kunde außerhalb der EU: außerhalb der deutschen Umsatzsteuer; was dort anfällt, ist das Problem des Kunden nach lokalem Recht.
Bei Privatkunden dreht sich die Grundregel um: § 3a Abs. 1 legt den Leistungsort an deinen Sitz, also deutsche Umsatzsteuer, mit Ausnahmen für elektronische Leistungen (Abs. 5) und für Katalogleistungen wie Beratung an Privatkunden im Drittland (Abs. 4). Dieser Artikel bleibt bei Geschäftskunden.
Beispiel 1: der Kunde in Berlin
Die Rechnung trägt die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, dann:
- Webdesign, September 2026: 4.000,00 €
- zzgl. 19 % USt: 760,00 €
- Gesamt: 4.760,00 €
- Deine Steuernummer oder USt-IdNr, die Anschrift des Kunden, kein Reverse-Charge-Satz.
Die 760 € landen als Umsatzsteuer in deiner Voranmeldung. Ab 2028 muss diese Rechnung eine E-Rechnung sein; die Pflicht gilt nur für inländisches B2B, nicht für die beiden Fälle unten.
Beispiel 2: der Kunde in Paris
Prüf zuerst die französische USt-IdNr des Kunden und bewahr das Ergebnis auf. Zwei Wege: das Bestätigungsverfahren des BZSt, das deine Anfrage an die französische Behörde weiterleitet und dir einen Datensatz als Nachweis zurückgibt (nimm die qualifizierte Abfrage, die auch Name und Anschrift prüft), oder die VIES-Abfrage der Kommission, die auf dieselben nationalen Datenbanken zugreift und empfiehlt, die Prüfung für eine spätere Steuerprüfung festzuhalten. Screenshot, Datum, Kundenordner. Ist die Nummer ungültig, rechnest du mit deutscher Umsatzsteuer ab, bis der Kunde sie in Ordnung bringt; nur er kann seine Registrierung korrigieren.
Dann die Rechnung nach § 14a Abs. 1 und 5 UStG:
- Webdesign, September 2026: 4.000,00 €
- Gesamt: 4.000,00 €
- Deine USt-IdNr: DE123456789
- USt-IdNr des Kunden: FR12345678901
- „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (optional ergänzt um „Reverse charge, VAT to be accounted for by the recipient“)
- Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag, keine „0 %“.
Vier Dinge gehen regelmäßig schief. Der deutsche Satz ist die Vorgabe aus § 14a; eine englische Zeile daneben ist in Ordnung, eine englische Zeile stattdessen nicht. Du schreibst nicht „0 % USt“: Nach § 14a Abs. 5 gilt die Steuersatzangabe aus § 14 Abs. 4 Nr. 8 hier nicht, und eine 0-%-Zeile provoziert die Frage, welche Befreiung du meinst. Die Rechnung hat eine Frist, den 15. des Monats nach dem Leistungsmonat (§ 14a Abs. 1), was bei Quartalsabrechnung schnell reißt. Und du brauchst deine eigene USt-IdNr, die das BZSt gebührenfrei an jeden Unternehmer nach § 2 UStG vergibt, über das Finanzamt oder online.
Zwei Meldungen folgen. In der Voranmeldung verlangt § 18b UStG die 4.000 € in einer eigenen Zeile als Leistung nach § 3a Abs. 2, die der Empfänger versteuert. Bis zum 25. nach Quartalsende verlangt § 18a Abs. 2 UStG die Zusammenfassende Meldung ans Bundeszentralamt für Steuern mit USt-IdNr des Kunden und Betrag. Über die ZM erfährt das französische Finanzamt, dass dein Kunde 4.000 € Reverse-Charge-Umsatzsteuer hätte anmelden müssen. Fehlt sie, fällt die Abweichung zuerst auf seiner Seite auf.
Beispiel 3: der Kunde in New York
Gleiche Regel, anderer Papierkram. § 3a Abs. 2 legt den Leistungsort in die USA, die Rechnung liegt außerhalb der deutschen Umsatzsteuer. Kein EU-Reverse-Charge, auf das du verweisen könntest, keine ZM. Aber du musst belegen können, dass der Kunde Unternehmer ist, denn bei einem Privatkunden springt der Leistungsort für die meisten Leistungen zurück nach Deutschland. Nach der Verfügung der OFD Niedersachsen von 2015, wiedergegeben bei Haufe, akzeptiert die Finanzverwaltung eine Bescheinigung der Steuerbehörde des Kunden oder ersatzweise „eine Mehrwertsteuernummer oder eine ähnliche vom Dienstleistungsempfänger von seinem Ansässigkeitsstaat zugeteilte Nummer“. In der Praxis: EIN oder Registrierung im Bundesstaat, Registerauszug, Website, unterschriebener Vertrag, alles im Kundenordner.
- Webdesign, September 2026: 4.000,00 € (oder der Dollarbetrag mit Angabe des Eurobetrags)
- Gesamt: 4.000,00 €
- Deine USt-IdNr oder Steuernummer
- Unternehmenskennung des Kunden (z. B. EIN) und vollständige Geschäftsadresse
- „Nicht im Inland steuerbare Leistung, Leistungsort § 3a Abs. 2 UStG“ (englisch: „Not subject to German VAT, place of supply outside Germany“)
- Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag.
In der Voranmeldung gehört der Betrag in die Zeile für übrige nicht steuerbare Umsätze mit Leistungsort im Ausland, nicht in die § 18b-Zeile, die nur für die EU gilt. Ob US-Sales-Tax anfällt, ist die Frage des Kunden. Schweiz und Großbritannien sind hier ebenfalls Drittland; die Schweizer UID ist das Beispiel in der OFD-Verfügung.
Der Spiegelfall: wenn du im Ausland einkaufst
Dieselbe Logik läuft rückwärts. Google Ads aus Irland, ein US-SaaS-Abo, eine Designerin in Polen: Jede dieser Leistungen geht an dein Unternehmen, der Leistungsort ist also Deutschland, und nach § 13b Abs. 1, 2 und 5 UStG schuldest du als Empfänger die deutsche Umsatzsteuer. Du meldest 19 % auf den Nettobetrag in der Voranmeldung an und ziehst, wenn du vorsteuerabzugsberechtigt bist, denselben Betrag in derselben Voranmeldung wieder ab. Netto null, aber nur, wenn du es meldest. Deshalb fragen diese Anbieter nach deiner USt-IdNr und stellen ohne Steuer in Rechnung.
Der Sonderfall Kleinunternehmer
Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, erfasst die Befreiung deine eigenen Umsätze im Inland. Eine Leistung an ein Pariser Unternehmen wird in Frankreich ausgeführt, § 19 greift dort nicht: Der Kunde versteuert per Reverse Charge, und du brauchst trotzdem eine USt-IdNr und den Satz aus § 14a auf der Rechnung. Die eine Erleichterung: § 18a Abs. 4 befreit dich von der Zusammenfassenden Meldung.
Die Falle liegt in der anderen Richtung. Kaufst du als Kleinunternehmer die US-Software, macht § 13b dich zum Schuldner von 19 % deutscher Umsatzsteuer, ohne Vorsteuer zum Gegenrechnen. Ein Abo für 100 € kostet 119 €, fällig über eine Voranmeldung, die du sonst gar nicht abgeben würdest.
Was du am Montag tust
- Sortiere deine Kundenliste in drei Spalten: deutsches Unternehmen, EU-Unternehmen, Nicht-EU-Unternehmen. Jede Spalte ist eine Rechnungsvorlage.
- Prüf jede USt-IdNr deiner EU-Kunden einmal im Jahr und zu Beginn jedes neuen Auftrags über die qualifizierte BZSt-Abfrage oder VIES. Screenshot, Datum, Ordner.
- Kontrolliere deine letzte EU-Rechnung auf den exakten Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und darauf, dass keine 0-%-Zeile drinsteht. Korrigier die Vorlage.
- Bitte jeden Nicht-EU-Kunden um eine Unternehmenskennung und leg sie zum Vertrag. Zwei Minuten jetzt sparen eine Umqualifizierung später.
- Trag die ZM-Frist, den 25. nach jedem Quartal, neben die Voranmeldung in den Kalender. Ein Rechnungstool, das die ZM-Daten für dich erzeugt, etwa Accountable (Affiliate-Link), nimmt dir den Handgriff ab; Alternativen listet die 9am Freelancer Toolbox.
Wenn Arbeiten über Grenzen dein Modell ist, hören die Steuerfragen nicht bei der Umsatzsteuer auf; unser Rechtsguide für digitale Nomaden behandelt Wohnsitz und die Frage, wo deine Einkommensteuer landet. Und wenn deine Kundenliste noch fast nur eine Spalte hat, füllt ein kostenloses Profil auf 9am die anderen beiden: Dort suchen Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz, und Österreich und die Schweiz sind Beispiel 2 und 3.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Einordnung aus der Praxis und ersetzt keine steuerliche Beratung. Bei grenzüberschreitender Umsatzsteuer kommt es auf die Art der Leistung an; lass dein Setup prüfen, bevor du eine Vorlage änderst.
