Jedes ernsthafte Rechnungsprogramm in Deutschland kann 2026 XRechnung und ZUGFeRD erstellen und empfangen. Das Format entscheidet also nicht mehr. Die echten Unterschiede: der Preis (0 bis rund 39 € im Monat netto), ob der Gratis-Tarif dich bei 3 bis 5 Dokumenten deckelt, ob das Archiv GoBD-konform ist, ob der DATEV-Export in deinem Tarif drin ist und ob es überhaupt eine Einstellung für Kleinunternehmer gibt. Lies die Tarifzeile, nicht das Häkchen: Zwei Tools verkaufen auf den günstigen Tarifen "E-Rechnungen", die keine vollständige XRechnung sind. Und ein PDF ist weiterhin keine E-Rechnung.
Die meisten Freelancer in Deutschland müssen vor dem 1. Januar 2028 keine E-Rechnung verschicken. Empfangen musst du sie aber seit dem 1. Januar 2025, und das Tool, das du dieses Jahr wählst, ist das, mit dem du später umstellst. Hier sind zehn Programme mit dem, was sie kosten und wirklich können, geprüft auf ihren eigenen Preisseiten am 28. September 2026. Alle Preise netto, und sie ändern sich ohne Vorwarnung.
Der rechtliche Rahmen in vier Zeilen
Die drei Stichtage stehen ausführlich in unserem Artikel zur E-Rechnungspflicht, hier nur die Kurzfassung. Empfangen seit dem 1. Januar 2025, für jedes Unternehmen mit Sitz in Deutschland, Kleinunternehmer eingeschlossen. Ausstellen ab dem 1. Januar 2027 nur über 800.000 € Vorjahresumsatz. Ausstellen ab dem 1. Januar 2028 für alle anderen, mit der dauerhaften Ausnahme, dass Kleinunternehmer nach § 19 UStG weiter normale Rechnungen schreiben dürfen. Konforme Formate sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab 2.0.1 (ein PDF mit eingebettetem XML), beide nach EN 16931. Den Rest sagen die FAQ des BMF in einem Satz: "ein einfaches PDF-Dokument fällt dann nicht mehr unter diese Definition."
Zwei Dinge ändern sich mit dem Format nicht. Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG bleiben, unsere Checkliste zum Rechnung schreiben gilt weiter. Und § 14b UStG verlangt weiterhin acht Jahre Aufbewahrung, bei E-Rechnungen mit unverändertem strukturiertem Teil. Genau darum geht es bei den GoBD-Zeilen unten: Die Grundsätze für elektronische Bücher verlangen, dass eine gespeicherte Rechnung nicht spurlos geändert werden kann.
Sechs Fragen an jedes Tool
- Erstellt es XRechnung und ZUGFeRD, und zwar in dem Tarif, den ich tatsächlich zahlen würde?
- Empfängt es E-Rechnungen und liest das XML in meine Buchhaltung ein, oder legt es nur die Datei ab?
- Ist das Archiv GoBD-konform, und kann ich das Original-XML exportieren, wenn ich wechsle?
- Ist ein DATEV-Export (oder etwas, das meine Steuerberatung akzeptiert) drin, oder ein Upgrade?
- Gleicht eine Bankanbindung Zahlungen automatisch ab?
- Kann ich die Kleinunternehmerregelung einschalten, und druckt das Tool den § 19-Hinweis?
Jetzt die zehn Tools, gruppiert nach dem, was du zahlst.
Gratis-Tarife, die keine Testphase sind
sevdesk. Der Gratis-Tarif schreibt dauerhaft 3 Rechnungen oder E-Rechnungen im Monat, in ZUGFeRD und XRechnung. Der Tarif Rechnung kostet 11,90 € im Monat, 9,90 € bei 12 Monaten Laufzeit und 8,90 € bei 24 Monaten; eine befristete Aktion auf der Seite drückte das auf 4,45 €. Empfang mit automatischer Datenextraktion gibt es erst ab Buchhaltung (25,90 € monatlich, 19,90 € bei 24 Monaten), und dort sitzen auch die DATEV-/ADDISON-Schnittstelle und die Anbindung an über 4.000 Banken. GoBD ist genannt. Wer nur drei Rechnungen im Monat schreibt, ist mit dem Gratis-Tarif fertig.
Accountable. Rechnungen Free kostet 0 € und schreibt unbegrenzt ZUGFeRD- und XRechnungen mit einem Bankkonto. Rechnungen Plus kostet 9,90 € im Monat im Jahresabo, 12,40 € monatlich, nach 85 % Rabatt für die ersten drei Monate, und bringt den DATEV- und PDF-Export. Der Tarif Buchhaltung (19,90 € / 24,90 €) ist für Kleinunternehmer gebaut und enthält für sie einen kostenlosen Jahresabschluss; beim Empfang wird PEPPOL unterstützt. Accountable arbeitet mit einer PSD2-Lizenz unter Aufsicht der BaFin, das betrifft Zahlungen, nicht den Hosting-Standort. Accountable (Affiliate-Link) verlinken wir in unseren eigenen Anleitungen, weil der Gratis-Tarif keine Demo ist.
easybill. Free ist dauerhaft: 50 Dokumente im Monat, aber nur 3 Kontakte, also ein Tool für ein oder zwei Stammkunden. Starter kostet 9 € im Monat im Jahresabo, 12 € monatlich; Professional 25 € / 39 €; Premium 37 € / 45 €. XRechnung und ZUGFeRD werden in jedem Bezahltarif erstellt und empfangen. Gespeichert wird "zeitlich unbegrenzt und rechtssicher gemäß GoBD", mit einer Archivgebühr, die mit dem Volumen wächst. Achte auf die DATEV-Zeile: Das Häkchen gibt es erst ab Professional. Kleinunternehmer-Einstellungen in allen Tarifen.
Papierkram. Free kostet 0 €, S 9,90 € im Monat im Jahresabo (12,90 € monatlich), M 19,90 € / 24,90 €, L 39,90 € / 49,90 €. Hier steckt die erste der zwei Tariffallen. Jeder Tarif erstellt "rechtlich korrekte E-Rechnungen im XML-Format" und empfängt sie, aber XRechnung und ZUGFeRD beim Namen, also die Formate, die ein Konzern oder eine Behörde verlangt, stehen nur bei M und L. Die Kleinunternehmerregelung geht ab Free, DATEV-Export ab S, Bankkonten 2 / 5 / 10 bei S / M / L. Eine GoBD-Zertifizierung ist für die Plattform genannt.
Zervant. Free verspricht unbegrenzte Angebote und Rechnungen und deckelt dich dann bei einem "monatlichen Rechnungslimit von 5". XRechnung ist gratis dabei, weil Zervant die Datei erstellt und du sie selbst verschickst; andere E-Rechnungsformate sind Premium und laufen über den Partner Basware. Start kostet 9 € im Monat oder 108 € im Jahr, Plus 20 € oder 240 €. Die Seite sagt nichts zu GoBD, Kleinunternehmern oder dem Empfang von E-Rechnungen, also gilt das als unbestätigt, nicht als fehlend. Zweite Tariffalle: "E-Rechnung inklusive" heißt hier ein Format, selbst verschickt.
SumUp Rechnungen. Der Nachfolger von Debitoor; Debitoors eigene Seite sagt, es sei jetzt SumUp Rechnungen, Neuanmeldungen gibt es nicht mehr. Free empfängt unbegrenzt E-Rechnungen und erstellt bis zu 4 im Monat. Plus kostet 4 € im Monat im Jahresabo mit 50 % Rabatt, der reguläre Preis liegt also bei rund 8 €; prüfe das, bevor du abschließt. XRechnung, ZUGFeRD und GoBD-konforme Archivierung sind genannt. Ein Widerspruch gehört benannt: Die Seite spricht von 10 Jahren Aufbewahrung nach § 14b UStG, das Gesetz sagt seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre. Länger aufbewahren schadet nicht, aber die Seite hinkt dem Gesetz hinterher.
Bezahlt ab der ersten Rechnung
Lexware Office (früher lexoffice). S 3,95 €, M 6,45 €, L 10,95 €, XL 16,45 € im Monat für die ersten drei Monate, danach 7,90 € / 12,90 € / 21,90 € / 32,90 €. Kein Gratis-Tarif, 30 Tage Test. E-Rechnungen "gemäß EN 16931" in ZUGFeRD und XRechnung, ein GoBD-Langzeitarchiv und Multibanking sind genannt. Der Draht zur Steuerberatung heißt "elektronische Pendelakte", nicht DATEV-Export; frag deine Beratung, ob ihr das reicht.
FastBill. Solo 10 € monatlich oder 9 € im Jahresabo, Plus 15 € / 14 €, Pro 30 € / 27 €, Premium 59 € / 53 €. Kein Gratis-Tarif, 14 Tage Test. Das sauberste Ergebnis der zehn auf der Checkliste: ZUGFeRD und XRechnung senden und empfangen, GoBD-konforme Aufbewahrung, DATEV-Export und die Einstellung für die Kleinunternehmerregelung in jedem Tarif, auch in Solo mit seinem einen Bankkonto.
Billomat. Professional 19 € im Monat im Jahresabo, 29 € monatlich; Business 29 € / 39 €. XRechnung und ZUGFeRD in allen Tarifen, Eingangsrechnungen in allen Tarifen. DATEV-Export und Bankanbindung beginnen erst bei Business, der "Freelancer"-Tarif schreibt also Rechnungen ohne Zahlungsabgleich. GoBD und Kleinunternehmer stehen nicht auf der Preisseite.
WISO MeinBüro. Rechnungen & Angebote kostet 10,90 € im Monat, aber nur bis 25.000 € Jahresumsatz; Buchhaltung 19,90 € bis 120.000 €; Auftragswesen 39,90 € ohne Grenze. Ein Rabattcode mit 50 bis 75 % lief bis zum 30. September 2026, rechne also mit neuen Aktionen. XRechnung und ZUGFeRD, Empfang, Archivierung und ein Steuerberaterexport "kompatibel ... wie z. B. DATEV" sind genannt. Eine Warnung: Die Seite nennt die E-Rechnung "Pflicht seit dem 01.01.2025". Das ist die Empfangspflicht. Deine Pflicht zum Ausstellen kommt 2028, es sei denn, du liegst über 800.000 €.
Der kostenlose Viewer, den niemand erwähnt
Wenn du heute nur die XRechnung öffnen willst, die ein Kunde geschickt hat: Die Steuerverwaltung betreibt einen Viewer unter elster.de/eportal/e-rechnung. "Sie können hier Ihre E-Rechnung ansehen", beschrieben als "ein unverbindlicher Service der Steuerverwaltung". Er liest XRechnung 3.0.1. ZUGFeRD erwähnt die Seite nicht, und ob du ein ELSTER-Konto brauchst, sagt sie auch nicht. Er zeigt an; er archiviert, bucht und erstellt nicht. Nutze ihn, um zu prüfen, was in einer Datei steckt, und leg das Original-XML dann dort ab, wo dein Acht-Jahres-Archiv liegt.
Wo aus dem Angebot die Rechnung wird
Wenn deine Rechnung der letzte Schritt eines unterschriebenen Angebots ist: offer.9am.works ist 9ams eigener Arbeitsbereich vom Angebot bis zur Zahlung. Der Kunde unterschreibt das Angebot dort, die Rechnung läuft über Lexware oder Qonto mit XRechnung und ZUGFeRD; laut 9am ist das Tool für Freelancer kostenlos. Rechnungen an Kunden außerhalb Deutschlands folgen ohnehin anderen Regeln, das Reverse-Charge-Verfahren erklären wir im Artikel zu Rechnungen ins Ausland.
Was auf keiner dieser Seiten steht
Keine der zehn Preisseiten sagt ausdrücklich, wo deine Daten liegen. Mehrere Anbieter sind deutsche Firmen, Accountable nennt seine BaFin-Aufsicht, aber eine deutsche Adresse ist keine Hosting-Garantie. Wenn EU-Hosting für einen Kundenvertrag zählt, frag die Datenschutzseite des Anbieters, nicht die Preisliste. Die 9am Freelancer Toolbox führt eine längere Liste, falls keines dieser Tools passt.
Was du am Montag tust
- Zähl die Ausgangsrechnungen des letzten Monats. Drei oder weniger: sevdesk Free, Accountable Free oder SumUp Free reicht. Mehr: Plan 9 bis 12 € im Monat ein.
- Stell deiner Steuerberatung eine Frage: DATEV-Export, Pendelakte oder PDF, was braucht ihr von mir? Die Antwort streicht die halbe Liste.
- Öffne einmal eine echte XRechnung im ELSTER-Viewer, damit du weißt, wie eine strukturierte Rechnung aussieht, bevor ein Kunde eine schickt.
- Bist du Kleinunternehmer, prüf die Tarifzeile mit der § 19-Einstellung, bevor der Test endet. Zwei Tools in dieser Liste erwähnen sie gar nicht.
- Trag dir den 1. Januar 2028 als Frist fürs Ausstellen ein und behalte den Artikel zur E-Rechnungspflicht für die Details im Lesezeichen.
Steht das Tool, bleibt nur noch eine Stellschraube: die Zahl der Rechnungen, die du schreibst. Ein kostenloses Profil auf 9am zeigt dich Unternehmen in der ganzen DACH-Region, die Freelancer suchen. Die meisten davon schicken dir E-Rechnungen, lange bevor du ihnen eine schicken musst.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Einordnung aus der Praxis und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
