Drei Mythen halten sich hartnäckig unter Freelancern: Man braucht per Gesetz einen Steuerberater, man braucht einen Finanzhintergrund, und ein Fehler ruiniert alles. Alle drei stimmen nicht. Sie sorgen nur dafür, dass viele für Hilfe zahlen, die sie nicht brauchen, oder das Thema komplett vor sich herschieben. Lars Siegert, Gründer von German Business Buddy, hat seine Session bei Freelance Unlocked 2026 genau diesen Mythen gewidmet, mit einem System, das du komplett selbst betreiben kannst.
Zitate aus dem Englischen übersetzt.
Seine Glaubwürdigkeit kommt aus der eigenen Geschichte: Als seine Frau 2020 in die Selbständigkeit startete, begannen die beiden mit einer Excel-Tabelle, machten Fehler, wechselten Briefe mit dem Finanzamt und bauten das Setup Jahr für Jahr um. Heute macht sie ihre Finanzen selbst, er seine auch. Das System unten ist das, was übrig geblieben ist. Es richtet sich an Freiberufler und Einzelunternehmer mit Einnahmenüberschussrechnung, also an alle, deren Gewerbe unter 80.000 € Jahresgewinn bzw. 800.000 € Umsatz bleibt.
Vorweg: Grenzen und Sätze ändern sich in Deutschland fast jährlich. Die Zahlen hier gelten mit Stand September 2026, prüfe vor wichtigen Entscheidungen die verlinkten Quellen.
Baustein 1: Die richtigen Konten (1 + 2)
Lars' Formel: ein Privatkonto plus zwei Geschäftskonten. Das erste Geschäftskonto ist fürs Tagesgeschäft. Das zweite ist deine Steuerrücklage, und genau die sparen sich die meisten Anfänger.
Dorthin wandert, ohne Ausnahme:
- Die komplette Umsatzsteuer, die du deinen Kunden in Rechnung stellst. Sie war nie dein Geld.
- Rund 30 % vom Gewinn für die Einkommensteuer.
- 15-20 % für die Krankenversicherung.
Was übrig bleibt, ungefähr die Hälfte, gehört wirklich dir. Warum so streng? Weil der Steuerbescheid mit Verzögerung kommt, oft zusammen mit Vorauszahlungen fürs laufende Jahr.
"Du willst nicht im zweiten oder dritten Jahr in Panik geraten, wenn der Brief vom Finanzamt dir gratuliert: tolle Gewinne, Glückwunsch! Aber hier ist die Steuerrechnung." (Lars Siegert)
Die Trennung von privat und geschäftlich macht nebenbei deine Buchhaltung deutlich leichter. Und das Finanzamt muss deine privaten Ausgaben gar nicht erst sehen.
Baustein 2: Rechnungen, die halten
Zwei Details verursachen in der Praxis den meisten Ärger:
- Kleinbetragsrechnungen: Bis 250 € brutto reichen weniger Pflichtangaben. Praktisch bei kleinen Beträgen, und du brauchst weniger Daten von deinem Kunden.
- EU-Geschäftskunden: Deine USt-IdNr. und die des Kunden gehören auf die Rechnung, dazu der Hinweis aufs Reverse-Charge-Verfahren. Fehlt das, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß: Der Vorsteuerabzug wackelt, Strafen werden möglich, und der Kunde schickt sie zurück. Das heißt späte Zahlung und doppelte Arbeit.
Die Umsatzsteuer-Logik nach Kundentyp ist überschaubarer, als sie wirkt. Deutscher Kunde, egal ob Firma oder privat: Rechnung mit deutscher Umsatzsteuer, meist 19 %. Kleinunternehmerregelung: keine Umsatzsteuer, aber mit Hinweis auf § 19 UStG auf der Rechnung. EU-Geschäftskunde: keine deutsche Umsatzsteuer, beide USt-IdNrn., Reverse Charge, der Kunde versteuert im eigenen Land. Geschäftskunde außerhalb der EU: keine deutsche Umsatzsteuer, die Details hängen vom Land ab.
Lars' Gewohnheit: Für jede ausgehende Rechnung eine Extraminute zum Prüfen, für jede eingehende 30 Sekunden.
Baustein 3: Kleinunternehmerregelung mit dem Taschenrechner entscheiden
Die Kleinunternehmerregelung ist kein Steuersparmodell, und "ich bin klein, also nehme ich sie" ist kein Argument. Sie ist freiwillig und gilt seit 2025, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr unter 100.000 € bleibt.
Der Vorteil: keine Umsatzsteuer auf Rechnungen, keine Voranmeldungen. Der Haken: Du bekommst die Vorsteuer nicht zurück. Lars' Beispiel: Equipment für 2.500 € plus 19 % Umsatzsteuer gekauft, und 475 € sind einfach weg. Deshalb fährt die Regelbesteuerung meist besser. Sinnvoll ist die Regelung vor allem, wenn du für Privatkunden arbeitest (für die bist du 19 % günstiger), dauerhaft unter 25.000 € bleiben willst und kaum laufende Kosten hast. Bedenke auch die Außenwirkung: Der Pflichthinweis auf jeder Rechnung signalisiert Geschäftskunden, dass du ein kleiner Fisch bist.
Bei der Einkommensteuer räumt Lars mit einem verbreiteten Missverständnis auf: Besteuert wird nur der Gewinn, nie der Umsatz. Umsatz minus abziehbare Betriebsausgaben, das ist die Basis. Der Grundfreibetrag (2026: 12.348 €) bleibt steuerfrei, darüber greift der progressive Tarif. Erwartet das Finanzamt eine Steuerlast, fordert es vierteljährliche Vorauszahlungen an und rechnet nach deiner Jahreserklärung ab.
Baustein 4: Zwei Arten von Fristen, mehr nicht
Nur zwei Rhythmen musst du verinnerlichen:
- Laufend: Umsatzsteuer-Voranmeldungen, monatlich oder vierteljährlich, fällig bis zum 10. nach Ablauf des Zeitraums.
- Jährlich: Umsatzsteuerjahreserklärung, Einkommensteuererklärung und bei Gewerbe die Gewerbesteuererklärung. Für das Steuerjahr 2025 endet die Frist am 31. Juli 2026, wenn du ohne Steuerberatung abgibst.
Lars' Rat zur Juli-Frist: Nutz sie nicht aus. "Im Juli, wenn es heiß ist und du im Urlaub bist, willst du dich nicht mit Steuern beschäftigen." Die Erklärung betrifft das Vorjahr, du hast also mehr als ein halbes Jahr Vorsprung.
Baustein 5: Das langweilige System, das eine Prüfung zum Nicht-Ereignis macht
Du brauchst keine Dokumentenmanagement-Software. Bei Lars besteht alles aus drei Teilen:
Eine Ordnerstruktur. Ein Ordner pro Kalenderjahr, darin Unterordner für Einnahmen, Ausgaben, Steuererklärungen und ein Inbox-Ordner. Alles Neue landet zuerst in der Inbox, ob gescannter Beleg oder Rechnung aus der Mail. So musst du später nie suchen.
Eine Namenskonvention. Jahr, Monat, Tag, dann Gegenpartei, Dokumenttyp und eine kurze Beschreibung: "2026-03-14 Telekom Rechnung Internet". Die Dateien sortieren sich chronologisch von selbst, auch wenn Metadaten verloren gehen, und du erkennst jeden Beleg, ohne ihn zu öffnen.
Drei Tools. Ein Cloud-Speicher, weil Belege jahrelang sicher liegen müssen und du überall Zugriff willst. Eine Scanner-App für Papierbelege. Und eine Buchhaltungssoftware für Freelancer, mit der du buchst und deine Erklärungen direkt einreichst. Lars selbst nutzt Accountable (Affiliate-Link), du findest das Tool auch in der 9am Freelancer Toolbox.
Die Monatsroutine: An einem festen Termin lädst du den Kontoauszug herunter und suchst zu jeder Transaktion den passenden Beleg.
"Es gibt eine goldene Regel der Buchhaltung: keine Buchung ohne Beleg." (Lars Siegert)
Fehlt ein Dokument, treib es auf. Ohne Nachweis erkennt das Finanzamt die Ausgabe nicht an. Dann jede Datei mit dem Zahlungsdatum benennen, damit Kontoauszug und Belege zusammenpassen, alles aus der Inbox in die richtigen Ordner schieben und fällige Erklärungen abgeben. Fertig. Ein Abend im Monat.
Noch ein Hinweis zur Aufbewahrung: Lars rechnet mit dem klassischen 10-Jahres-Horizont. Seit 2025 gilt für Buchungsbelege und Rechnungen nur noch eine Frist von 8 Jahren, für manche Unterlagen bleiben es 10. So oder so: alles behalten, in der Cloud, mit Backup.
Wann du doch eine Steuerberatung brauchst
Mit sauberem Setup und normalen Freelance-Einnahmen meistens nicht. Wohl aber, wenn es wirklich komplex wird: mehrere Einkommensquellen, internationale Kunden oder Privatkunden, E-Commerce oder größere Umbrüche im Leben und Business. Lars sagt offen, warum er trotzdem den Selbstmach-Weg lehrt: Gute Steuerberater sind schwer zu bekommen, und wer das System selbst versteht, hat ein Sicherheitsnetz.
"Fehler lassen sich beheben. Das Schlimmste, was uns passiert ist, war ein Säumniszuschlag. Solange du mitwirkst und in Kontakt bleibst, ist das Finanzamt mit Solo-Selbständigen ziemlich verständnisvoll." (Lars Siegert)
Das ist die eigentliche Beruhigung: Das Finanzamt jagt keine Anfänger. Es will saubere Unterlagen und ehrliche Kommunikation, und genau das liefert dieses System. Welche Fallen trotzdem am häufigsten zuschnappen, von der verspäteten Anmeldung bis zur fehlenden Rücklage, liest du in unserem Überblick über die 7 häufigsten Steuerfehler von Freelancern.
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Dieser Artikel dient nur zur Information und ersetzt keine Steuerberatung.
Freelance Unlocked wird von 9am gemeinsam mit Uplink und freelancermap organisiert. Dieser Artikel basiert auf der Session von Lars Siegert bei Freelance Unlocked 2026. Den ganzen Vortrag findest du oben im Video: freelanceunlocked.com.
