"Leg 30 % zurück" ist für die meisten Freelancer falsch, in beide Richtungen. Die Einkommensteuer ist progressiv: Bei 30.000 € Gewinn zahlst du 2026 rund 14 %, bei 60.000 € rund 24 %, bei 120.000 € rund 35 % mit Soli. Die Umsatzsteuer gehört nicht dazu, sie war nie dein Geld. Rechne in drei Stufen: 15 % bis 30.000 € Gewinn, 25 % bis 70.000 €, 35 % darüber. Und denk an den zweiten Brief: Nach einem guten Jahr setzt das Finanzamt Vorauszahlungen fürs nächste fest, fällig mit der Nachzahlung. Läuft das Jahr schwächer, senkt ein Antrag nach § 37 EStG die Raten.
Daniel Schöttler von der ING hat die Geschichte auf der Freelance Unlocked 2026 gegen sich selbst erzählt: acht Monate sehr gute Umsätze als freier Vertriebler, ein Traumauto, dann zwei Briefe vom Finanzamt, der zweite mit einer knapp sechsstelligen Forderung, zahlbar in zehn Tagen.
"Nachzahlung, Vorauszahlung kam bei mir gleichzeitig." (Daniel Schöttler)
Nachzahlung und Vorauszahlung in einem Umschlag. Genau daran scheitert die pauschale 30-%-Schätzung: Sie ignoriert, wie der Tarif verläuft, und sie ignoriert den zweiten Brief.
Warum 30 % die falsche Zahl ist
In den "30 %" stecken drei Dinge, die getrennt gehören.
Die Umsatzsteuer ist nicht deine. Stellst du 5.000 € plus 19 % in Rechnung, gehören die 950 € dem Finanzamt ab dem Tag, an dem sie eingehen. Schieb sie bei Zahlungseingang auf ein eigenes Konto und vergiss, dass es sie gibt. Daniel formuliert es so:
"Der Umsatz, der erzielt wird, das ist nie ganz dein Geld. Steuern kommen immer zeitversetzt." (Daniel Schöttler)
Die Einkommensteuer ist progressiv. Der Tarif 2026 in § 32a EStG beginnt bei null bis zum Grundfreibetrag von 12.348 € (das BMF führt die Erhöhung um 252 € unter seinen Änderungen 2026), steigt in zwei Progressionszonen bis 69.878 €, nimmt ab 69.879 € 42 % von jedem weiteren Euro und ab 277.826 € 45 %. Der Durchschnittssatz auf deinen gesamten Gewinn liegt deshalb weit unter dem Grenzsatz auf den letzten Euro.
Der Solidaritätszuschlag greift erst ab einer Grenze. 2026 fällt er erst an, wenn deine Einkommensteuer 20.350 € übersteigt (40.700 € bei Zusammenveranlagung), dann mit 5,5 % und einer Gleitzone, so die Techniker Krankenkasse (§ 3 Abs. 3 SolZG). Unter rund 75.000 € Gewinn zahlst du ihn gar nicht. Kirchensteuer kommt für Mitglieder als Prozentsatz der Einkommensteuer dazu, je nach Bundesland unterschiedlich.
Die Faustformel nach Gewinnstufe
Berechnet mit dem Tarif 2026 für eine Einzelperson, Gewinn gleich zu versteuerndes Einkommen. Das lässt die abziehbare Krankenversicherung und andere Sonderausgaben weg, die echte Steuer liegt also meist etwas darunter. Eine Rücklage darf genau in diese Richtung irren.
|
Gewinn 2026 |
Einkommensteuer |
Soli |
Effektiver Satz |
|---|---|---|---|
|
30.000 € |
4.217 € |
0 € |
14,1 % |
|
50.000 € |
10.548 € |
0 € |
21,1 % |
|
60.000 € |
14.233 € |
0 € |
23,7 % |
|
80.000 € |
22.464 € |
252 € |
28,4 % |
|
120.000 € |
39.264 € |
2.160 € |
34,5 % |
Drei Zeilen zum Merken:
- Gewinn bis 30.000 €: 15 % zurücklegen.
- Gewinn 30.000 € bis 70.000 €: 25 % zurücklegen.
- Gewinn über 70.000 €: 35 % zurücklegen.
Jede Zeile liegt absichtlich über dem berechneten Satz ihrer Stufe. Die Krankenversicherung steht nicht in der Tabelle; sie ist keine Steuer, aber ein Monatsposten, den du getrennt einplanst. Und das Umsatzsteuerkonto ist ein anderes Konto.
Das Rechenbeispiel, mit zweitem Brief
Eine Entwicklerin macht sich im Januar 2026 hauptberuflich selbstständig, erzielt 60.000 € Gewinn und hat noch keine Vorauszahlungen, weil es keine Veranlagung gibt. Nach der Faustformel legt sie 25 % zurück, also 15.000 € übers Jahr.
Sie gibt die Erklärung im Frühjahr 2027 ab. Der Bescheid kommt, sagen wir, im September 2027: 14.233 € Einkommensteuer für 2026, kein Soli. Die Rücklage deckt das, 767 € bleiben übrig.
Derselbe Brief erledigt das Zweite, das § 37 Abs. 3 EStG dem Finanzamt aufgibt: Er setzt Vorauszahlungen für 2027 fest, bemessen nach der Steuer der letzten Veranlagung, also 14.232 € in vier Raten von 3.558 €, fällig am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Drei dieser Termine sind im September 2027 schon vorbei, die Raten dafür werden sofort fällig. Im Umschlag stehen 14.233 € plus 3 × 3.558 €, rund 24.900 €, und die Dezemberrate folgt drei Monate später.
Das ist der Moment, den Daniel beschreibt. Er ist zu überstehen, wenn die Rücklage für 2027 seit Januar mit 25 % mitläuft, bis September also rund 11.000 €, nah an den drei Nachholraten. Er ist nicht zu überstehen, wenn die 15.000 € als "Gewinn" ausgegeben wurden und 2027 bei null begann. Sein Kollege Miguel Drescher bringt die Regel auf einen Satz:
"Umsatz ist nicht gleich dein eigener Gewinn." (Miguel Drescher)
Wann und wie du die Vorauszahlung herabsetzen lässt
Vorauszahlungen unterstellen, dass dieses Jahr aussieht wie das letzte. Tut es das nicht, darf das Finanzamt nach § 37 Abs. 3 "die Vorauszahlungen an die Einkommensteuer anpassen, die sich für den Veranlagungszeitraum voraussichtlich ergeben wird". Du musst danach fragen; niemand im Finanzamt beobachtet deine Pipeline.
Wann. Sobald deine Prognose fürs Jahr spürbar sinkt. Im Beispiel: Der Hauptkunde der Entwicklerin pausiert im April 2027, sie rechnet jetzt mit 35.000 € Gewinn. Die Steuer darauf liegt bei rund 5.670 €, also 1.418 € pro Quartal statt 3.558 €. Stellt sie den Antrag im Mai, bleiben ihr bei jeder der drei restlichen Raten 2.140 € auf dem Konto, genau in dem Quartal, in dem sie das Geld braucht. Möglich ist die Anpassung bis 15 Monate nach Jahresende, der Wert liegt aber im frühen Antrag.
Wie. In Mein ELSTER heißt das Formular "Antrag auf Anpassung der Vorauszahlungen"; die Finanzämter Baden-Württemberg führen es unter den Anträgen, die du elektronisch einreichen kannst. Ein Brief oder eine E-Mail an dein Finanzamt geht ebenfalls. Gebühren fallen nicht an.
Was du beilegst. Gewinn bis heute aus deiner Buchhaltung (BWA oder EÜR-Export), den Grund für den Rückgang, deine Schätzung fürs Gesamtjahr. Eine Seite. Ein Wortlaut, der funktioniert:
Steuernummer [xxx]. Hiermit beantrage ich die Herabsetzung der Einkommensteuer-Vorauszahlungen für 2027. Grund: Mein Hauptauftrag ist im April 2027 ausgelaufen. Der Gewinn bis 30. April beträgt [x] €, für das Gesamtjahr erwarte ich rund 35.000 €. Ich bitte darum, die Vorauszahlungen ab dem 10. Juni 2027 entsprechend anzupassen. Eine Aufstellung liegt bei.
Zwei Leitplanken. Vorauszahlungen werden überhaupt erst ab 400 € im Jahr und 100 € je Termin festgesetzt (§ 37 Abs. 5 EStG), Kleinstanpassungen bringen also nichts. Und erholt sich das Jahr, können die Raten wieder steigen; der Bescheid am Ende gleicht die Differenz in beide Richtungen aus. Eine herabgesetzte Vorauszahlung ist ein Liquiditätswerkzeug, keine Steuerersparnis.
Was du am Montag tust
- Richte zwei Unterkonten ein: eins für Umsatzsteuer, eins für Einkommensteuer. Überweis die Umsatzsteuer aus jedem Zahlungseingang noch am selben Tag.
- Schätz deinen Gewinn 2026, wähl die Stufe (15 %, 25 %, 35 %) und prüf, ob deine Einkommensteuer-Rücklage dazu passt. Füll die Lücke in Monatsschritten statt im Dezember.
- Such deinen letzten Vorauszahlungsbescheid. Vergleich die Rate mit einem Viertel deiner erwarteten Steuer 2026. Liegt sie mehr als 20 % zu hoch, schreib den Anpassungsantrag noch diese Woche.
- Trag dir die vier Termine ein, 10. März, 10. Juni, 10. September, 10. Dezember, plus den Monat, in dem dein Bescheid üblicherweise kommt.
- Hast du 2025 spät abgegeben oder erwartest eine hohe Nachzahlung für 2025, leg dafür jetzt zurück, getrennt von der Stufe für 2026.
Eine Rücklage ist nur so stabil wie der Umsatz, der sie speist. Wenn ein stiller Kunde die 25 % kippen würde, heißt die Lösung zweiter und dritter Kunde, und ein kostenloses 9am-Profil bringt dich vor Unternehmen in der ganzen DACH-Region, die Freelancer direkt beauftragen.
Die fünf Fallen rund um diese eine stehen in Finanzfallen für Freelancer, das ganze Buchhaltungssystem in Steuern und Buchhaltung als Freelancer, und was du absetzt, bevor du den Gewinn überhaupt berechnest, in der Betriebsausgaben-Checkliste 2026.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Einordnung aus der Praxis und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
Freelance Unlocked wird von 9am gemeinsam mit Uplink und freelancermap organisiert. Dieser Artikel greift die Session von Daniel Schöttler und Miguel Drescher bei Freelance Unlocked 2026 auf. Den ganzen Vortrag findest du oben im Video: freelanceunlocked.com.
