Die meisten Listen zu Betriebsausgaben wiederholen Laptop, Fortbildung und Fahrtkosten. Das Geld steckt meist in dem, was sie auslassen: die Homeoffice-Pauschale von 6 € pro Tag, die du ohne eigenes Arbeitszimmer bekommst (2026 bis 1.260 €), die Abschreibung von Computer und Software in einem Jahr, die 0,38 € pro Kilometer, die seit Januar 2026 ab dem ersten Kilometer gelten, und das Kundenessen zu 70 %, das ohne Namen auf dem Beleg zu 0 % wird. Unten stehen 13 Posten, jeder mit dem Fehler, der ihn am häufigsten kostet. Alle Zahlen sind die Werte für 2026 mit Paragraf.
Die Definition ist ein Satz in § 4 Abs. 4 EStG: Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Fast jeder Streit mit dem Finanzamt dreht sich um die Ausnahmen in Absatz 5 und um Belege, nicht ums Prinzip. Deshalb macht diese Liste pro Posten zwei Dinge: die Regel für 2026 und den Fehler, den wir bei Freelancern immer wieder sehen.
1. Homeoffice-Tagespauschale
Regel: 6 € für jeden Tag, an dem du überwiegend zu Hause arbeitest und keine auswärtige Betriebsstätte aufsuchst, höchstens 1.260 € im Jahr (also 210 Tage), nach § 4 Abs. 5 Nr. 6c EStG. Ein eigenes Zimmer brauchst du nicht. Der Küchentisch zählt. Fehler: Tagespauschale und Arbeitszimmer (Posten 2) für denselben Zeitraum ansetzen. Das schließt das Gesetz aus; entscheide dich.
2. Häusliches Arbeitszimmer
Regel: Ist das Zimmer der Mittelpunkt deiner gesamten beruflichen Tätigkeit, ziehst du die tatsächlichen Kosten ab (Anteil an Miete, Nebenkosten, Versicherung). Sonst gibt dir Nr. 6b pauschal 1.260 € im Jahr. Fehler: Ein Zimmer Arbeitszimmer nennen, das zugleich Gästezimmer oder Durchgangsraum ist. Prüfer fragen nach Grundriss und Foto. Wird der Raum nicht fast ausschließlich beruflich genutzt, bleibt dir Posten 1.
3. Computer, Monitore, Software
Regel: Das BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 erlaubt für Computer, Notebooks, Peripherie und Software eine Nutzungsdauer von einem Jahr. Ein MacBook für 2.400 € ist im Kaufjahr komplett abziehbar. Fehler: Aus Gewohnheit über drei Jahre abschreiben, weil die AfA-Tabelle das so sagt. Das eine Jahr ist ein Wahlrecht, in einem guten Jahr aber fast immer die bessere Wahl.
4. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
Regel: § 6 Abs. 2 EStG: Alles bis 800 € netto ohne Vorsteuer ist sofort Betriebsausgabe. Ab 250 € kommt es ins Verzeichnis. Alternativ ein Sammelposten für Anschaffungen zwischen 250 € und 1.000 €, über fünf Jahre abgeschrieben. Fehler: Kleinunternehmer vergleichen den Nettopreis. Wer keine Vorsteuer ziehen kann, für den gehört die Umsatzsteuer nach § 9b EStG zu den Anschaffungskosten. Ein Monitor für 790 € netto kostet 940 € brutto und ist kein GWG mehr.
5. Schreibtisch, Stuhl, Kamera, Handy
Regel: Über der GWG-Grenze schreibst du über die Nutzungsdauer der BMF-AfA-Tabelle ab: Büromöbel 13 Jahre, Mobiltelefone 5, Kameras 7, PCs und Drucker 3 (sofern du nicht die Einjahresregel aus Posten 3 nutzt). Fehler: Einen Schreibtisch für 1.500 € auf einmal absetzen. Richtig sind rund 115 € pro Jahr über 13 Jahre, und die Korrektur in der Prüfung kommt mit Zinsen.
6. Telefon und Internet
Regel: Der betriebliche Anteil deiner Verträge ist abziehbar; einen gesetzlichen Prozentsatz für Selbstständige gibt es nicht. Fehler: 100 % eines Familientarifs buchen, ohne Grundlage. Schätze einen Anteil, den du verteidigen kannst, heb einmal zwei oder drei Monate Einzelverbindungsnachweise auf und notier die Begründung.
7. Fahrten zu Kunden und zum eigenen Büro
Regel: Zwei verschiedene Sätze. Dienstreisen mit dem privaten Pkw: 0,30 € pro gefahrenen Kilometer (der Satz des Bundesreisekostengesetzes, auf den § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG verweist; Haufe bestätigt ihn für 2026 unverändert) oder die tatsächlichen Kosten mit Fahrtenbuch. Fahrten zwischen Wohnung und deiner regelmäßigen Betriebsstätte, etwa dem Coworking-Platz: die Entfernungspauschale, seit dem 1. Januar 2026 0,38 € pro vollen Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer, einfache Strecke, pro Tag; das BMF führt die Änderung unter seinen Neuerungen 2026. Fehler: Die 0,38 € Entfernungspauschale auf Kundenbesuche anwenden oder die 0,30 € pro gefahrenen Kilometer auf den täglichen Weg ins Büro. Das eine setzt zu viel an, das andere zu wenig, und beides sieht aus, als hättest du die Regel nicht gelesen.
8. Verpflegung auf Dienstreisen
Regel: Pauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG: 28 € für einen vollen Tag mit 24 Stunden Abwesenheit, 14 € bei mehr als acht Stunden sowie für An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise. Fehler: Den echten Restaurantbeleg fürs eigene Mittagessen absetzen. Deine eigene Verpflegung geht nur pauschal, nie nach Beleg.
9. Kundenessen
Regel: § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG erlaubt 70 % angemessener Bewirtungskosten, und § 15 Abs. 1a UStG lässt die Vorsteuer voll abziehen. Voraussetzung: Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern, geschäftlichem Anlass und Höhe, dazu der maschinelle Beleg. Fehler: Ein Bon ohne Namen und Anlass. Dann sind es nicht 70 %, sondern null, und die Vorsteuer geht mit.
10. Geschenke an Kunden
Regel: Abziehbar bis 50 € pro Empfänger und Jahr (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG). Fehler: Die Flasche für 55 €. Fünf Euro über der Grenze, und die ganzen 55 € sind nicht abziehbar, nicht bloß der Überhang.
11. Fortbildung, Bücher, Konferenzen
Regel: Voll abziehbar, wenn der Inhalt zu deiner aktuellen Tätigkeit passt, einschließlich Ticket, Bahn und Hotel. Fehler: Die Konferenzgebühr buchen und die Reise drumherum vergessen. Die Fahrt gehört zur Ausgabe, und für das Essen gilt Posten 8.
12. Versicherungen
Regel: Berufshaftpflicht, betrieblicher Rechtsschutz und Büroinhaltsversicherung sind Betriebsausgaben. Kranken-, Pflege- und Rentenbeiträge nicht; sie sind Sonderausgaben nach § 10 Abs. 1 Nr. 2 und 3 EStG. Fehler: Die Krankenversicherung in der EÜR. Sie senkt deine Steuer trotzdem, nur in einem anderen Feld, und in der EÜR verzerrt sie deinen Gewinn, was bei Vorauszahlungen und im Bankgespräch zählt.
13. Konto, Buchhaltung, Beratung
Regel: Kontogebühren, Buchhaltungssoftware und Steuerberatung sind alle abziehbar. Fehler: Das Geschäft über das Privatkonto laufen lassen. Jede private Ausgabe, die in der EÜR landet, ist eine Feststellung, die nur auf die Prüfung wartet. Ein eigenes Geschäftskonto plus ein Tool, das Belege den Buchungen zuordnet, etwa Accountable (Affiliate-Link), räumt den häufigsten Prüfungsbefund ab, bevor er entsteht. Alternativen stehen in der 9am Freelancer Toolbox.
Was du am Montag tust
- Zähl deine Homeoffice-Tage 2026 bis heute und multipliziere mit 6 €. Hast du nicht mitgeschrieben, fang heute mit einer simplen Kalendernotiz an; 210 Tage sind die Obergrenze.
- Zieh jede Anschaffung 2026 über 250 € und entscheide: Einjahresabschreibung (Hardware, Software), GWG (bis 800 € netto) oder AfA-Tabelle.
- Öffne deine letzten drei Bewirtungsbelege. Fehlen Namen und Anlass, ergänz sie jetzt, solange du dich erinnerst, mit ehrlichem Datum.
- Teil deine Fahrten in Kundenbesuche und Wege zum eigenen Schreibtisch und setz 0,30 € beziehungsweise 0,38 € an.
- Hol Kranken- und Rentenbeiträge aus der EÜR und trag sie bei den Sonderausgaben ein, falls sie im falschen Feld stehen.
Die Liste oben senkt deine Steuer nur, wenn der Gewinn überhaupt da ist. Ist deine Pipeline dünner als dein Belegordner, ist ein kostenloses 9am-Profil der kürzeste Weg zu Unternehmen in der DACH-Region, die Freelancer beauftragen.
Wie viel von diesem Gewinn du fürs Finanzamt zurücklegst und wie du deine Vorauszahlungen senkst, wenn ein Jahr schlecht läuft, steht in Steuerrücklage 2026. Die größeren Fehler behandelt unser Artikel zu Steuerfehlern von Freelancern, und wie eine echte Prüfung abläuft, zeigt Betriebsprüfung als Freelancer.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Einordnung aus der Praxis und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
