Als Thomas Marbella vor gut zwei Jahren bei den 9am-Podcasts zu Gast war, ging es um die Freelancer-Basics: erst Mehrwert liefern, dann Entscheider ansprechen, 100 Nachrichten, ein Deal. Auf der Freelance Unlocked 2026 stand er wieder auf der Bühne, diesmal mit dem nächsten Kapitel: Wie wird aus dem Freelancer, der diese Akquise beherrscht, eine Agentur mit 15 Leuten und 3 Millionen Umsatz? Und vor allem: mit welchen Zahlen?
Denn genau die fehlen sonst immer. Skalierung ist das Lieblingswort der Szene, konkret wird selten jemand. Oder in Thomas' Worten:
"Unter Freelancern ist es mit dem Skalieren wie unter Teenagern mit dem Rumknutschen: Alle reden davon, aber wirklich machen tun es die wenigsten." (Thomas Marbella)
Für alle mit kurzer Aufmerksamkeitsspanne nahm er die drei wichtigsten Fakten gleich vorweg: Ein Mitarbeiter bringt dir rund 4.000 € Gewinn pro Monat. Du brauchst zuerst den Mitarbeiter, dann das Projekt. Und mit 10.000 € Rücklagen bist du gut dabei, 20.000 reichen fürs Krisenszenario. Der Rest des Vortrags ist die Herleitung.
Sieben Jahre in fünf Minuten: vom besseren Angestellten zur Firma, die ohne ihn läuft
Thomas hat nach zehn Jahren Konzern als Freelancer angefangen und schnell gemerkt: mehr Geld, gleiche Rolle. "Ich habe mich gefühlt wie ein besserer Angestellter. Statt einem Chef hatte ich halt einen Kunden." Der Ausweg: Mitarbeiter. Der erste war Jan, ein langjähriger Bekannter, den er zum Essen einlud und in die damals zweiköpfige Firma holte. Vertrauen war das Argument, nicht das Gehalt.
Danach wiederholte er das Muster, bis vor vier Jahren die Krise kam: Von 15 Leuten saßen plötzlich sechs ohne Projekt, auf dem Konto lagen 130.000 € bei 50.000 € Burn im Monat. Zweieinhalb Monate bis zur Pleite. Der introvertierte Nerd lernte notgedrungen Kaltakquise: Telefon, Meetups, Ads, LinkedIn. Aus 1.000 LinkedIn-Outreaches wurde genau ein Kunde. Die Conversion war miserabel, aber sie existierte, also wiederholte er es. Im Jahr darauf: 17 Leute, rund 3 Millionen Umsatz, eine halbe Million Gewinn.
Heute ist OneCode bewusst bei etwa 13 bis 15 Leuten eingependelt. Jan ist Teilzeit-COO, und Thomas hat den Härtetest gemacht: drei Monate Bali, jeden Tag Yoga. "Es gab kleine Fuckups, aber es hat funktioniert." Sein effektiver Wochenaufwand liegt heute nach eigener Aussage bei rund vier Stunden: Company Culture, eine Stunde Akquise-Parameter, eine Stunde Admin. Mehr Wachstum wäre möglich, aber er hat zu viele Unternehmer getroffen, die trotz Millionengewinnen unglücklich im Hamsterrad sitzen. Freiheit war der Grund, Freelancer zu werden. Sie bleibt der Maßstab.
Die Mathematik: Was ein Mitarbeiter kostet und bringt
Der wertvollste Teil des Talks ist eine Rechnung, die du selten so offen hörst. Ein Senior-Entwickler kostet aktuell etwa 70.000 € brutto im Jahr. Dazu kommen rund 21 % Sozialabgaben als Arbeitgeber plus 5 bis 10 % für Admin und Hardware, macht knapp 90.000 € echte Kosten. Fakturieren kann so ein Mitarbeiter realistisch etwa 200 Tage oder 1.600 Stunden im Jahr, nach Abzug von Urlaub, Krankheit und Leerlauf.
Bei einem Durchschnittssatz von 85 € pro Stunde ergibt das rund 136.000 € Umsatz, also etwa 48.000 € Gewinn im Jahr oder 4.000 € im Monat, konservativ gerechnet. Drei Mitarbeiter: gut 120.000 € Gewinn. Die Marge steigt linear mit Faktura und Stundensatz.
Drei Dinge machen die Rechnung in der Praxis stabil:
- Mischkalkulation. Thomas hatte einen Entwickler, der ihn mit allem 110.000 € kostete und zu 70 € die Stunde im Projekt saß (er wollte die Referenz), und einen mit 70.000 € Gehalt zu 120 € die Stunde. Einzeln ist eins davon ein Verlustgeschäft, im Mix geht es auf. Ab zwei, drei Mitarbeitern kommst du um diese Denke nicht herum.
- Bonusmodell statt Risiko. Er setzt die letzten 10 % des Gehalts als Bonus an: Die ersten 1.400 fakturierten Stunden sind der Schwellenwert, die nächsten 200 werden voll verprovisioniert. Wer nur 1.400 schafft, kostet weniger. Wer 1.800 "rockt", bekommt 7.000 bis 10.000 € mehr und bringt 30.000 bis 40.000 € Mehrumsatz.
- Beratung schlägt Agentur. Wichtige Begriffsklärung: Agentur heißt, Projekte laufen intern, der Kunde sieht deine Entwickler nie. Von fast 200 OneCode-Projekten liefen etwa 20 so, mit Sätzen von 110 bis 120 €, und Thomas würde es "nie wieder machen": zu viel Projektmanagement, Scope Creep, Nachverhandeln. Das langweilige Bodyleasing-Modell, bei dem feste Mitarbeiter wie Freelancer in Kundenteams sitzen, ist unsexy, aber stressarm und linear skalierbar.
Beim Hiring selbst gilt: Der erste Mitarbeiter ist die größte emotionale Hürde, soziale Verantwortung, erste Payroll. Nimm trotzdem nicht den Erstbesten. Vor Jans Einstellung hat Thomas mit 20 bis 30 Leuten gesprochen, um ein Marktgefühl zu entwickeln. Sein Interviewformat: 20 Minuten über Wetter, Familie und Steam reden, danach ein kleiner Coding-Test. Menschen kaufen von Menschen, und wenn das Bauchgefühl trotz passendem Lebenslauf Nein sagt, lieber nicht.
Die Akquise-Zahlen, die kaum jemand ausspricht
Ohne Pipeline kein Team, und hier wird Thomas so konkret wie kaum ein Speaker. Seine LinkedIn-Outreach-Conversion aus den letzten zwei Jahren: Von 100 Anfragen nehmen rund 40 an, zehn antworten, fünf davon positiv, daraus entsteht etwa ein Democall, und jeder vierte Call kauft. Unterm Strich: 400 bis 500 Outreaches pro Abschluss. Er macht rund 1.000 im Monat und gewinnt damit ein bis zwei feste Kunden.
Wer das frustrierend findet, hat den Punkt verstanden, und genau dafür wirst du bezahlt. Auf die Moderatorenfrage, wie lange man bei 499 erfolglosen Nachrichten durchhalten müsse, war seine Antwort: Das eigentliche Problem ist selten die Quote, sondern das Angebot. "Wenn ich jemandem den KI-Transformationsexperten vertick, schreibe ich 50 Leute an und habe neun Kunden." Positionierung entscheidet über die Conversion, drei Monate Durchziehen über den Rest. Dass der Markt härter geworden ist, bestätigt der Freelancer-Kompass 2026: 49 % der Freelancer melden eine schlechtere Auftragslage als im Vorjahr, und der Durchschnittsstundensatz ist mit 103 € erstmals leicht gesunken. Thomas' Version davon: Vor fünf Jahren konnte er sich als Android-Entwickler mit Clean-Code-Profil auf 100 bis 120 € stellen. "Das kriegt man heute gar nicht mehr."
Zwei klare Ansagen noch: Kalte E-Mail-Kampagnen haben bei ihm nach sieben Marketing-Beratern und viel verbranntem Geld "gefühlt noch nie funktioniert", auch nicht KI-personalisiert. Und Vertrieb schlägt Marketing: Sein Content auf LinkedIn und YouTube bringt alle drei Monate ein, zwei Anfragen, seine Outreaches ein bis zwei Kunden pro Monat. Bis mindestens 20 Mitarbeiter bleibt Founder Sales außerdem Chefsache, denn ein guter Vertriebler kostet 100.000 € aufwärts und rechnet sich erst ab etwa 1,5 Millionen € vermitteltem Volumen.
Sein cleverster Move als mitarbeitender Gründer: Er war selbst immer auf Zwei-Monats-Projekten, hat dem Kunden am Ende für 10 % weniger einen gleichwertigen Mitarbeiter angeboten und ihn persönlich eingearbeitet. 80 % sagten ja. Vier, fünf Stammkunden pro Jahr, ganz ohne zusätzliche Akquise.
Was er gern vorher gewusst hätte
Aus seinen zehn Lektionen stechen fünf heraus:
- Resilienz ist das Produkt. Projekte brechen weg, Mitarbeiter werden krank, zweimal stand er fast vor Gericht. "Was euch als Geschäftsführer ausmacht, ist nicht, ein paar Leute anzuheuern und mit Projekten zu verheiraten. Sondern dass ihr gut schlafen könnt, wenn Sachen mal nicht laufen."
- Nie emotional entscheiden. Die böse Kunden-Mail am Abend, das "Kannst du mal reden?" im Slack: Fast nichts muss innerhalb von 24 Stunden entschieden werden. Eine Nacht drüber schlafen, auch bei positiven Impulsen wie spontanen Gehaltserhöhungen.
- Mentoren, aber geprüfte. Ohne seine Mentoren wäre er nicht da, wo er ist, inklusive eines 20.000-€-LinkedIn-Mentors, der sich gelohnt hat. Aber die Szene ist voller schwarzer Schafe. Sein Prüfwerkzeug gegen Umsatz-Angeber: veröffentlichte Zahlen im Bundesanzeiger nachschlagen, "das ist das Einzige, was man nicht fälschen kann".
- Klumpenrisiko ernst nehmen. OneCode hatte zwei Großkunden mit Tickets von einer Million und einer halben Million. Neuer CFO, beide weg. Ab zwei, drei Mitarbeitern brauchst du Stammkunden und eine Akquise, die binnen drei Monaten Ersatz schafft.
- GmbH plus Holding, aber ohne Steuertricks. Ab reproduzierbaren 100.000 bis 150.000 € Umsatz lohnt das Konstrukt: rund 26 bis 27 % Steuern in der GmbH, Gewinne in die Holding schieben und dort anlegen. Alles, was darüber hinaus als Steuersparmodell beworben wird, hält er für "shady".
Sein Betriebssystem als Chef ist dabei bewusst von Tim Ferriss' The 4-Hour Workweek geprägt: maximal delegieren, kein falsches Ego, keine Anrufe und E-Mails, die auch Steuerberater, Buchhaltung oder Assistenz erledigen könnten. Und nach innen das Gegenteil von Micromanagement: "Ich bezahle dich gut. Mach, worauf du Bock hast, bring mir ein Ergebnis, ich enable dich." Dazu Remote als Standard, ein, zwei Workations im Jahr, Gamingrunde am Freitag.
Lohnt sich das?
Thomas' Fazit ist unaufgeregt: Skalieren ist keine Raketenwissenschaft. Der erste Mitarbeiter ist der schwierigste Schritt, danach wird es fast langweilig. Was dich vom Agenturgründer unterscheidet, ist kein Netzwerk und keine magische Pipeline, sondern der Mut, den Schritt ins Ungewisse zu machen, bevor die Umstände perfekt sind. Für den ersten Mitarbeiter brauchst du keine ausgefeilte Akquise-Maschine, sondern drei, vier warme Kunden, 10.000 bis 20.000 € Rücklagen und ein Grundverständnis, wie Akquise funktioniert.
Wenn du gerade eher an Schritt eins arbeitest, der eigenen Auslastung: Ein kostenloses Profil auf 9am macht dich für Unternehmen sichtbar, die genau jetzt Freelancer suchen. Die warme Kundenbasis, aus der später mal eine Agentur werden kann, beginnt genau dort.
Freelance Unlocked wird von 9am gemeinsam mit Uplink und freelancermap organisiert. Dieser Artikel basiert auf der Session von Thomas Marbella bei Freelance Unlocked 2026. Den ganzen Vortrag findest du oben im Video: freelanceunlocked.com.
