Required skills
- Document Management
- Document Processing
- Document Creation
- Administrative Support
- Project Administration
- Invoice Processing
- Correspondence Management
- Meeting Minutes
- Data Entry
- File Management
Languages: German
Job description
Rahmendaten:
Project details
Aufgabenschwerpunkte:
kaufmännische projektassistenz
- Start: asap
- Dauer: 24 Monate mit Option auf Verlängerung
- Standort: Großraum Kaiserslautern, Rheinland-Pfalz (Remote nur vereinzelt möglich)
- Auslastung: 35 / Woche (140 H / Monat)
- Eigenständiges tägliches Erfassen von Tätigkeitsnachweisen aller Mitarbeiter (Vorbereitung Bauzeitverlängerung)
- Eigenständiges tägliches Erfassen von Bautagesberichten und versenden an AG
- Selbstständige Prüfung Rückläufer Bautagesberichte Anwesenheitsabfrage Nachunternehmer (telefonisch)
- Selbstbestimmtes Versenden von Mails, Schreiben ect.- inhaltliche Zuarbeit erfolgt von unseren MA)
- Rechnungsprüfung (Aufmaß zu Rechnung)
- Selbstständiges Ordnen von Schriftverkehr nach Kunde, NU, BÜ, AG, Aufmaßblätter ect. live mitschreiben von Besprechungen (Protokollierung) Nachverfolgung, Controlling von Schreiben, Klärungspunkten
- Aktenablage Papier und Digital Selbstbestimmter Ausdruck von Unterlagen, Markierungen sowie Nachkontrolle Nachunternehmer (nur angemeldete NU erlaubt)
- Eigenständiges Dokumentenmanagement
- Selbständige Zuarbeit für Materialbestellungen
- Pflege und Zuteilung der Projektmailadresse sowie Protokollablage
- Erstellung von Briefen auf Basis der Zuarbeit von Mitarbeiter
- Selbstbestimmtes Schreiben, Ordnen und Nachverfolgen von Schriftverkehrslisten
- Eigenständige Zuarbeit und Erstellung von Nachträgen
- Eigenständige Baustellenanmeldungen für Nachunternehmer, Monteure, Besucher und Mitarbeiter / Freelancer
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