Als Freelancer in Deutschland sammelst du bis zu vier Steuernummern. Die Steuer-ID (11 Stellen, BZSt) hast du lebenslang, und sie gehört nie auf eine Rechnung. Die Steuernummer (Finanzamt, wechselt beim Umzug in einen anderen Bezirk) oder die USt-IdNr (DE plus neun Ziffern, BZSt, kostenlos) muss nach § 14 Abs. 4 UStG auf jeder Rechnung stehen. Die W-IdNr wird bis zum vierten Quartal 2027 in Stufen vergeben; die meisten Freelancer haben sie schon, die Angabe ist bis dahin freiwillig, die Steuernummer bleibt. Der Fehler, den du ab heute nicht mehr machst: die Steuer-ID dort eintragen, wo die Rechnung deine Steuernummer will.
Jeder neue Freelancer erlebt diesen Moment: Ein Kunde fragt nach "deiner Steuernummer", und in der Schublade liegen drei verschiedene Nummern mit ungefähr elf Stellen. Seit November 2024 ist es eine vierte. Dieser Artikel sortiert sie danach, wer sie vergibt, wann du sie bekommst, was sich mit der Zeit ändert und welche auf die Rechnung gehört. Er ist kürzer, als die Verwirrung vermuten lässt.
Die vier Nummern auf einen Blick
|
Nummer |
Vergeben von |
Format |
Ändert sich? |
Auf die Rechnung? |
|---|---|---|---|---|
|
Steuer-ID (IdNr) |
Bundeszentralamt für Steuern |
11 Ziffern |
Nie |
Nein |
|
Steuernummer |
Dein Finanzamt |
10 oder 11 Ziffern je nach Land, 13 in ELSTER |
Beim Umzug in einen anderen Finanzamtsbezirk |
Ja (oder die USt-IdNr) |
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USt-IdNr |
Bundeszentralamt für Steuern |
DE + 9 Ziffern |
Nein |
Ja (oder die Steuernummer) |
|
W-IdNr |
Bundeszentralamt für Steuern |
DE + 9 Ziffern + "-00001" |
Nein |
Noch nicht verlangt |
Steuer-ID: die fürs ganze Leben
Die steuerliche Identifikationsnummer ist, in den Worten des BZSt, "eine elfstellige Nummer", die "dauerhaft gültig" ist und sich "auch nicht z. B. durch einen Umzug, eine Namensänderung oder durch die Änderung des Familienstandes" ändert. Du bekommst sie als Einwohner, nicht als Freelancer. Sie steht auf der Lohnsteuerbescheinigung aus jedem früheren Job, auf deinen Steuerbescheiden und in der Steuererklärung, und das Finanzamt findet dich damit im System.
Was sie nicht ist: eine Unternehmenskennung. Sie sagt nichts über deine Tätigkeit, und keine Rechnungsregel verlangt sie. Du tippst sie beim Start in den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, und damit ist ihre Freelance-Karriere zu Ende.
Steuernummer: die vom Finanzamt
Die Steuernummer vergibt das für deine Adresse zuständige Finanzamt, nachdem du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER eingereicht hast. Wie die Anmeldung läuft und warum das ELSTER-Zertifikat der übliche Engpass ist, steht in unserem Überblick zum Anmelden als Freelancer. Eine gesetzliche Bearbeitungsfrist gibt es nicht; rechne mit Wochen, nicht mit Tagen.
Zwei Dinge daran stolpern viele. Erstens das Format: Die Länder nutzen 10 oder 11 Ziffern in eigenen Mustern, und ELSTER zeigt dieselbe Nummer in einer einheitlichen 13-stelligen Form. Deine Steuernummer kann auf einem Brief und am Bildschirm also anders aussehen, ohne eine andere Nummer zu sein (Lexware). Zweitens hängt sie am Amt, nicht an dir. Ziehst du in den Bezirk eines anderen Finanzamts, bekommst du eine neue; pass deine Rechnungsvorlage noch in derselben Woche an.
Verwechsle sie nicht mit der Steuer-ID. Andere Behörde, andere Länge, andere Lebensdauer. Eine Rechnung mit der Steuer-ID im Feld für die Steuernummer ist ein Mangel nach § 14 UStG, und die Buchhaltung deines Kunden schickt sie unter Umständen zurück.
USt-IdNr: die für grenzüberschreitende Arbeit
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist laut BZSt "eine eigenständige Nummer, die Unternehmer ... zusätzlich zur Steuernummer ihres Unternehmens vom BZSt erteilt wird". Format DE plus neun Ziffern. Drei Wege dorthin: Häkchen im Fragebogen (das Finanzamt leitet den Antrag weiter), das Onlineformular des BZSt oder ein Schreiben ans BZSt. Das BZSt erhebt keine Gebühren.
Du brauchst sie, sobald du einem Unternehmenskunden in einem anderen EU-Land per Reverse Charge Rechnungen stellst oder Leistungen von einem EU-Anbieter kaufst. Beide USt-IdNrn gehören auf die Rechnung, und die deines Kunden prüfst du in VIES, das mit gültig oder ungültig antwortet und sonst nichts. Der Mechanismus selbst, auch für Kunden außerhalb der EU, steht in Rechnungen ins Ausland.
Kleinunternehmer. Eine USt-IdNr zu haben beendet die Kleinunternehmerregelung nicht. Das BZSt vergibt die Nummer an jeden Unternehmer nach § 2 UStG, und § 19 UStG knüpft den Status allein an den Umsatz: steuerfreie Umsätze bis 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Was den Status beendet, ist das Überschreiten der 100.000 € oder der Verzicht, und der "bindet den Unternehmer mindestens für fünf Kalenderjahre". Ein Kleinunternehmer mit EU-Kunden braucht die USt-IdNr für Reverse Charge genau wie alle anderen. Ob du den Status behalten willst, ist eine eigene Entscheidung; die gehen wir in Kleinunternehmerregelung 2027: wechseln oder bleiben? durch.
W-IdNr: die neue, ausgerollt bis 2027
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer ist das Gegenstück zur Steuer-ID für alles Wirtschaftliche, und das BZSt vergibt sie in Stufen:
- Ab November 2024: alle, die eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben oder Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Das sind die meisten Freelancer. Hattest du am 30. November 2024 eine USt-IdNr, ist deine W-IdNr diese Nummer plus das Merkmal "-00001".
- Ab dem vierten Quartal 2026: körperschaftsteuerpflichtige Einheiten und wer Feststellungserklärungen abgibt.
- Ab dem vierten Quartal 2027: die übrigen wirtschaftlich Tätigen, und weitere Merkmale ("-00002" und so fort) für alle mit mehr als einer Tätigkeit.
Format: DE, neun Ziffern, Bindestrich und ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal. Das Merkmal verweist auf die Steuernummer, unter der die jeweilige Tätigkeit geführt wird.
Was du jetzt tun musst: nichts. Das BZSt schreibt: "Eine Angabe der W-IdNr in steuerlichen Erklärungsvordrucken ist bis zum Abschluss der erstmaligen Vergabe optional", und die FAQ ergänzen: "Wenn Ihnen noch keine W-IdNr mitgeteilt worden ist, hat das für Sie keine Nachteile." Die Steuernummer behält ihre Funktion und bleibt auf den Vordrucken der Länderfinanzverwaltungen wie bisher in Gebrauch. Die W-IdNr ist also eine Nummer zum Abheften, nicht zum Handeln, bis die Vergabe Ende 2027 abgeschlossen ist.
Welche Nummer auf die Rechnung gehört: § 14 Abs. 4 UStG
§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG verlangt auf jeder Rechnung "die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer". Die eine oder die andere. Beide geht auch. Die Steuer-ID ist keins von beidem, und die W-IdNr steht nicht auf der Liste.
Viele Freelancer drucken auf Inlandsrechnungen lieber die USt-IdNr als die Steuernummer. Sie verrät weniger (die Steuernummer zeigt dein Finanzamt) und ändert sich beim Umzug nicht. Wer eine hat, nimmt sinnvollerweise die; die komplette Feldliste von der fortlaufenden Nummer bis zum Leistungsdatum steht in unserer Rechnungs-Checkliste. Kleinunternehmer brauchen ebenfalls Steuernummer oder USt-IdNr auf der Rechnung, dazu den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG statt einer Umsatzsteuerzeile.
Was du am Montag tust
- Öffne deine Rechnungsvorlage und prüf, welche Nummer im Feld für die Steuernummer steht. Elf Ziffern ohne DE davor sind womöglich deine Steuer-ID. Ersetz sie durch Steuernummer oder USt-IdNr.
- Stellst du EU-Unternehmen Rechnungen oder hast es vor und hast keine USt-IdNr: beantrag sie heute beim BZSt. Kostet nichts, und ohne sie funktioniert Reverse Charge nicht.
- Bist du dieses Jahr umgezogen: klär, welches Finanzamt jetzt zuständig ist und ob deine Steuernummer gewechselt hat. Die alte auf neuen Rechnungen ist eine Korrektur, die nur auf sich warten lässt.
- Such den W-IdNr-Brief vom BZSt, oder merk dir, dass sie deine USt-IdNr plus "-00001" ist. Leg sie zu den anderen drei. Bis 2028 tust du sonst nichts damit.
- Jag jede neue EU-Kunden-USt-IdNr vor der ersten Rechnung durch VIES und leg einen Screenshot des Ergebnisses zur Rechnung.
Die Nummern sind die Installation. Die Kunden sind der Punkt. Mit einem kostenlosen Profil auf 9am siehst du Unternehmen aus der ganzen DACH-Region, die Freelancer suchen, und die meisten fragen schon in der ersten Mail nach deiner USt-IdNr.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Einordnung aus der Praxis und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
