Tagessatz berechnen: Die 187-Tage-Formel, ein Rechenbeispiel und der 1.317-Euro-Benchmark

Jeder kennt seinen Stundensatz. Fast niemand hat nachgerechnet, wie viele Tage er tatsächlich verkaufen kann. Roland König, IT-Freelancer und Trainer im fünften Jahr seiner Selbstständigkeit, hat das bei Freelance Unlocked auf der Bühne getan, und die Tageszahl ist das ganze Argument. Hier ist die Formel, ein Rechenbeispiel, das du mit deinen eigenen Zahlen überschreiben kannst, und die Einordnung gegen die Benchmarks 2026.

Die Formel

Rolands Ausgangspunkt ist nicht der Marktpreis. Es ist die Summe, die er erwirtschaften muss.

"Ihr müsst von dem ausgehen, was ich als Selbstständiger verdienen muss, um meinen Lebensunterhalt genauso, wie ich ihn führe, komplett zu finanzieren. Da ist alles mit drin. Steuer, Rente auch, ganz wichtiger Punkt, vergesst die nicht." (Roland König)

Dann die Zeitseite. Ein Jahr hat 52 Wochen. Davon gehen sechs Wochen Urlaub ab, wie bei einem gut behandelten Angestellten. Dann sechs Wochen Weiterbildung, denn er verkauft sich als Software-Experte, und dieses Wissen entsteht nicht im Projektgeschäft. Dann die Feiertage.

"Ich komme aus dem katholisch geprägten Teil Bayerns, wie man an meinem Dialekt hört. Das sind 13 Tage im Best Case, aus Arbeitnehmerperspektive, und die kalkuliere ich rein, die ziehe ich ab." (Roland König)

Ergebnis: 187 Arbeitstage. Und diese Tage haben keine acht abrechenbaren Stunden. Buchhaltung, Marketing, Netzwerken und Vorträge wie dieser fressen an jedem einzelnen. Roland plant neun Stunden pro Tag, 6,5 für Kunden und 2,5 für alles andere. 187 Tage mal 6,5 Stunden sind 1.215,5 abrechenbare Stunden. Das sind seine 100 %. Wer ihn in Vollzeit will, bekommt genau das.

Eine Korrektur, bevor du die 13 übernimmst. Nur neun Feiertage gelten bundesweit. Die Länder legen eigene obendrauf: Berlin hat zehn, inklusive Frauentag, Bayern hat zwölf landesweit und einen dreizehnten, Mariä Himmelfahrt, in überwiegend katholischen Gemeinden. Deine Zahl liegt also zwischen 10 und 13, je nachdem, wo du gemeldet bist. Roland rechnet absichtlich mit dem Maximum:

"Meine Kalkulation bezieht sich immer aufs Minimum. Diese 187 Tage sind, in Anführungszeichen, das minimale Jahr. Und wenn ich in einem Jahr mehr Tage zur Verfügung habe, dann ist das theoretisch erst mal zusätzlicher Urlaub." (Roland König)

Zum Ausfüllen

Kopieren, Klammern ersetzen.

Wochen im Jahr 52
minus Urlaubswochen - [6]
minus Weiterbildungswochen - [6]
= Arbeitswochen [40]
x 5 = Arbeitstage [200]
minus Feiertage in deinem Bundesland - [10-13]
= abrechenbare Tage [187]

Abrechenbare Stunden pro Tag [6,5]
= abrechenbare Stunden im Jahr [187 x 6,5 = 1.215,5]

Jahresbedarf (privat + Betrieb + Steuern
+ Rente + Versicherung + Puffer für Lücken) [......] €

Stunden-Untergrenze = Jahresbedarf / Stunden [......] €
Tages-Untergrenze = Jahresbedarf / Tage [......] €

Zwei dieser Posten verdienen einen zweiten Blick. Die Weiterbildungswochen wirken großzügig, bis du die Konferenzen, Kurse und Abende zusammenzählst, die du wirklich damit verbringst, auf Stand zu bleiben. Und die Pufferzeile stammt aus Rolands Q&A: Wochen ohne Projekt sind in seinem System Minusstunden, und er stimmte zu, dass die Rücklage als Kostenposten in die Kalkulation gehört.

Joachim Groth, der als Vorstand der IT Projektgenossenschaft Preisverhandlungen von der Vermittlerseite kennt, sagte dasselbe aus der anderen Richtung:

"Es gibt Leute, die haben Halbjahres- oder Jahresprojekte, und die haben eine ganz andere Kalkulation als Leute mit Vier- oder Fünf-Tage-Projekten und Leerlauf dazwischen. Die müssen den Leerlauf mit in ihre Untergrenze einkalkulieren und haben damit automatisch einen etwas höheren Preis. In Branchen mit Kurzprojekten ist das auch üblich." (Joachim Groth)

Ein Rechenbeispiel

Nimm eine Freelancerin in Hamburg, also zehn Feiertage, die sechs Wochen Urlaub will und vier Wochen Weiterbildung einplant statt Rolands sechs.

Zeitseite: 52 minus 6 minus 4 sind 42 Wochen, mal fünf sind 210 Tage, minus zehn Feiertage sind 200 abrechenbare Tage. Bei 6,5 abrechenbaren Stunden sind das 1.300 Stunden.

Geldseite, für ein Jahr:

• Private Lebenshaltung, netto: 48.000 €
• Kranken- und Rentenbeiträge: 15.000 €
• Betriebskosten (Software, Hardware, Versicherungen, Buchhaltung, Reisen): 12.000 €
• Rücklage für Einkommensteuer und Soli auf diesem Gewinnniveau: 30.000 €
• Puffer für Projektlücken, auf dem Weg zu sechs Monaten Kosten: 15.000 €

Summe: 120.000 €.

Stunden-Untergrenze: 120.000 / 1.300 = 92,31 €, also 93 €. Tages-Untergrenze: 120.000 / 200 = 600 €, aber das setzt einen Tag mit 6,5 abrechenbaren Stunden voraus. Wenn ein Kunde Tage kauft und acht Stunden Aufmerksamkeit erwartet, liegt die ehrliche Tages-Untergrenze bei 8 x 92,31 € = 738 €, und die 1,5 unproduktiven Stunden wandern in den Abend. An dieser Stelle merken die meisten, dass Tagessatz und Stundensatz bei ihnen nie derselbe Preis waren.

Jetzt dieselbe Person mit Rolands Werten: sechs Wochen Weiterbildung und 13 bayerische Feiertage ergeben 187 Tage und 1.215,5 Stunden. Die Stunden-Untergrenze steigt auf 120.000 / 1.215,5 = 98,72 €, also 99 €, die Acht-Stunden-Tages-Untergrenze auf 790 €. Zwei Wochen mehr Weiterbildung kosten etwa 6 € pro Stunde. Das ist kein Argument gegen Weiterbildung. Es ist ihr Preis, und jetzt kennst du ihn.

Jeder Euro über der Untergrenze ist, in Rolands Worten, zusätzlicher Gewinn, den er nicht kalkuliert hat und in Rente, freie Zeit oder einen neuen Laptop stecken kann. Jeder Euro darunter heißt: mehr arbeiten oder weniger ausgeben. Eine dritte Option gibt es nicht.

Wo das 2026 steht

Der Freelancer-Kompass 2026 setzt den DACH-Schnitt bei 103 € pro Stunde an, nach 104 € im Vorjahr und damit erstmals seit Beginn der Erhebung ohne Anstieg. Die freelance.de-Studie landet bei 101,70 € über mehr als 3.300 Teilnehmende. Ihre Branchenwerte liefern dir eine Vergleichszeile. Die Tagesspalte ist schlicht der Stundenwert mal acht; die Studien selbst weisen Stundensätze aus.

Erfahrung bringt weniger, als man denkt: Unter fünf Jahren liegt der Schnitt bei rund 83 €, über zwanzig Jahren bei rund 107 €.

Und dann gibt es den anderen Markt, der auf dem Papier aussieht wie deiner. Die DDIM, der Dachverband des deutschen Interim Managements, prognostiziert für 2026 einen durchschnittlichen Tagessatz von 1.317 € bei rund 12.500 Interim Managern, in einem Markt von etwa 2,7 Mrd. €, mit einer Auslastung, die sich von 79 % auf prognostizierte 81 % erholt. Das liegt rund 60 % über den 824 €, die herauskommen, wenn man den Freelancer-Schnitt mal acht nimmt.

Der Abstand ist kein Zufall und nicht nur Seniorität. Ein Interim Manager wird als Mandat eingekauft: eine Rolle mit Entscheidungsbefugnis, einem definierten Ergebnis und einer Führungslücke, die zu füllen ist. Ein Freelancer wird meist als Kapazität eingekauft. Wenn deine Arbeit schon wie das Erste aussieht, sagt der Benchmark, dass du sie womöglich wie das Zweite bepreist. Den breiteren Vergleich liefern unsere Guides zum Stundensatz berechnen und zu den Freelancer-Stundensätzen in Europa; hier geht es nur um die Tageszahl.

Die Zahl ehrlich halten

Roland führt seine Kalkulation wie ein Arbeitszeitkonto. Rechnet er an einem Tag mehr als 6,5 Stunden ab, geht der Überschuss als zusätzlicher Gewinn ins Überstundenkonto. Rechnet er weniger ab, geht es raus.

"Wenn ich krank bin und deswegen nicht arbeiten kann, sind es per Definition Minusstunden. Die gehen vom Überstundenkonto weg, oder das geht irgendwann ins Minus, falls es zu viel ist." (Roland König)

Hart, aber konsequent. Wochenendarbeit an einem brennenden Projekt geht als Überstunden rein. Eine Konferenz zählt nur als Weiterbildung, wenn sie ihm wirklich etwas beigebracht hat; die meisten landen bei ihm als Netzwerkzeit im Minus. Festpreisaufträge rechnet er in Stunden zurück: Unter Budget fertig, und die Differenz sind Überstunden. Drüber, und es ist ein Verlust.

Das Konto gibt ihm Spielraum. Als ein Kunde ein Projekt verschob, nahm er zwei Wochen frei gegen sein Guthaben, statt in Panik zu geraten. Einmal im Jahr macht er eine Retrospektive über seine Parameter: Gestartet ist er mit sieben abrechenbaren Stunden pro Tag und hat auf 6,5 gekürzt, als sein Satz das zuließ. Die Zahl ist ein Prozess, kein Dokument.

Was du am Montag tust

1. Zähl die abrechenbaren Tage des letzten Jahres aus den Rechnungen. Nicht aus dem Gedächtnis. Liegt die Zahl weit unter 187, ist dein Problem die Auslastung, und das 103-Euro-Paradox erklärt, was du dann zuerst tust.
2. Füll die Formel oben mit den Feiertagen deines Bundeslands aus. Zehn in Berlin oder Hamburg, dreizehn im katholischen Bayern. Schreib das Ergebnis dahin, wo du es siehst.
3. Ergänz die Pufferzeile. Schon 500 € im Monat Richtung sechs Monate Rücklage verändern deine Untergrenze um ein paar Euro pro Stunde, und dein Verhandeln um viel mehr.
4. Trenn die Stunden-Untergrenze von der Tages-Untergrenze. Verkaufst du Acht-Stunden-Tage, nimm mal acht. Verkaufst du 6,5-Stunden-Tage, schreib das ins Angebot.
5. Trag die Retrospektive ein. Eine Stunde im Dezember, um zu prüfen, ob 6,5 Stunden, sechs Wochen und der Puffer für dieses Jahr gestimmt haben. Und lies, wie die 25 Prozent ihren Satz erhöht haben, bevor du die Zahl fürs nächste Jahr festlegst.

Die Formel sagt dir, was ein Tag wert sein muss. Füllen kann sie die Tage nicht. Wenn die Lücke zwischen 187 und deiner tatsächlichen Zahl das eigentliche Problem ist: Ein kostenloses Profil auf 9am bringt deinen Kalender vor Unternehmen in der ganzen DACH-Region, die genau dein Profil suchen. Jedes gematchte Projekt sind Projekttage, denen du nicht hinterherlaufen musstest.

Freelance Unlocked wird von 9am gemeinsam mit Uplink und freelancermap organisiert. Dieser Artikel greift die Session von Roland König bei Freelance Unlocked 2026 auf. Den ganzen Vortrag findest du oben im Video: freelanceunlocked.com.