Jahresend-Checkliste 2026 für Freelancer: 12 Punkte, die bis zum 31. Dezember erledigt sein müssen

Die meisten Jahresend-Listen behandeln "Belege sortieren" mit demselben Gewicht wie eine Frist, die echtes Geld kostet. Diese hier hat zwölf Punkte, getrennt nach dem, was bis zum 31. Dezember 2026 passieren muss, und dem, was einfach Ordnung mit Datum ist. Jede Zahl trägt ihr Jahr, weil sich einige davon im Januar ändern.

Die fünf harten Fristen

1. Kleine Anschaffungen jetzt: 800 € pro Stück. Alles, was du für bis zu 800 € netto fürs Business kaufst, ist ein geringwertiges Wirtschaftsgut nach § 6 Abs. 2 EStG und mindert deinen Gewinn 2026 in voller Höhe, sofern es 2026 bezahlt und geliefert ist. Zwischen 250 € und 1.000 € netto geht alternativ ein Sammelposten, aufgelöst in fünf gleichen Teilen. Monitor, Stuhl, Telefon: Wenn du es sowieso brauchst, schlägt Dezember den Januar.

2. Größere Geräte: Die degressive AfA gilt bis Ende 2027. Für bewegliche Wirtschaftsgüter, angeschafft nach dem 30. Juni 2025 und vor dem 1. Januar 2028, erlaubt § 7 Abs. 2 EStG eine degressive Abschreibung bis zum Dreifachen des linearen Satzes, höchstens 30 % des Restbuchwerts. Die Behauptung, die degressive AfA gebe es "nicht mehr" oder sie ende bei 20 %, beschreibt die Regel von 2020 bis 2022. Ein ehrlicher Hinweis: Im Anschaffungsjahr schrumpft der Abzug um ein Zwölftel für jeden vollen Monat vor dem Kaufmonat. Ein Laptop aus dem Dezember bringt 2026 also einen Monat AfA. Das Argument für 2026 ist das Zeitfenster, nicht der Dezembertermin.

3. Ein Investitionsabzugsbetrag aus 2023 verfällt am 31. Dezember 2026. § 7g EStG lässt dich bis zu 50 % einer geplanten Anschaffung bis zu drei Jahre vorher abziehen, wenn dein Gewinn 200.000 € nicht übersteigt. Gekauft sein muss bis zum Ende des dritten Jahres nach dem Abzugsjahr. Hast du in der Erklärung 2023 einen IAB gebildet und noch nicht gekauft, kauf 2026, sonst wird der Abzug samt Zinsen rückgängig gemacht. Ein neuer IAB für eine Anschaffung 2027 bis 2029 hat keine Frist zum 31. Dezember; den machst du nächstes Jahr mit der Erklärung 2026 geltend. Im Kaufjahr kommt eine Sonderabschreibung von bis zu 40 % dazu.

4. Der Kleinunternehmer-Test für 2027 läuft über deinen Umsatz 2026. Nach § 19 UStG darfst du die Kleinunternehmerregelung 2027 nur nutzen, wenn dein Umsatz 2026 nicht über 25.000 € lag. Die 100.000 € sind die Grenze im laufenden Jahr: Überschreitest du sie unterjährig, endet die Befreiung sofort für den Umsatz darüber, nicht erst zum Jahresende. Stehst du im November bei 23.000 € und eine Rechnung über 5.000 € ist offen, entscheidet das Rechnungsdatum über dein Jahr 2027. Ob Bleiben überhaupt die richtige Wahl ist, steht in Kleinunternehmerregelung 2027: wechseln oder bleiben?.

5. Rürup: bis 31. Dezember zahlen, Grenze 30.826 €. Beiträge zur Basisrente sind zu 100 % abziehbar bis zu einer Grenze, die § 10 Abs. 3 EStG an den Höchstbeitrag zur knappschaftlichen Rentenversicherung koppelt, aufgerundet auf volle Euro. Eine amtliche Zahl in einem einzigen Dokument gibt es nicht; du leitest sie aus zwei veröffentlichten Werten ab. Für 2026 setzt die Knappschaft-Bahn-See die Bemessungsgrenze auf 124.800 € im Jahr und den Beitragssatz auf 24,7 %: 124.800 € × 24,7 % = 30.825,60 €, also 30.826 € für Ledige und 61.652 € für zusammen veranlagte Ehepaare. Eine Einmalzahlung zählt für 2026 nur, wenn sie bis zum 31. Dezember dein Konto verlässt. Die Grenze 2027 wird anders ausfallen, weil sich beide Eingangswerte jedes Jahr ändern.

Timing, das du selbst steuerst

6. Vorauszahlungen senken, bevor die Dezember-Rate fällig ist. Einkommensteuer-Vorauszahlungen sind am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember fällig (§ 37 EStG). Liegt dein Gewinn 2026 unter dem Jahr, auf dem deine Vorauszahlung beruht, kann das Finanzamt sie auf Antrag anpassen. In der Praxis reicht ein kurzes formloses Schreiben mit deinen Zahlen bis heute. Schick es vor der Dezember-Rate, nicht danach. Das Gesetz formuliert das als Ermessen des Finanzamts, also leg Belege bei. Die ganze Methode samt Musterschreiben steht in Steuerrücklage 2026.

7. Rechnungen: Dezember oder Januar, deine Wahl. Bei der Einnahmenüberschussrechnung zählt § 11 EStG Einnahmen im Jahr des Zuflusses und Ausgaben im Jahr der Zahlung. Eine Rechnung vom 20. Dezember, bezahlt am 5. Januar, ist Einkommen 2027. Ist 2026 stark und 2027 sieht schwächer aus, ist das Verschieben einer Zahlung über den Jahreswechsel legal und günstig. Dasselbe gilt für die Umsatzsteuer bei Istversteuerung (§ 20 UStG, offen für Freiberufler und für alle unter 800.000 € Umsatz): Die Steuer wird fällig, wenn der Kunde zahlt, nicht wenn du die Rechnung schreibst.

8. Betriebsausgaben durchgehen. Offene Geschäftsrechnungen, Mitgliedschaften und Weiterbildungen vor dem 31. Dezember bezahlen, wenn sie ins Jahr 2026 sollen. Was zählt und welcher Fehler pro Posten typisch ist, steht in der Betriebsausgaben-Checkliste 2026.

Ordnung mit Datum

9. Belege: acht Jahre, nicht zehn. § 147 Abs. 3 AO verlangt für Buchungsbelege inzwischen acht Jahre; Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn. Vernichten musst du nichts, aber die Belege aus 2018 erreichen Ende 2026 ihre acht Jahre. Die Frist läuft nicht ab, solange ein Bescheid offen ist oder eine Prüfung läuft. Prüf das, bevor du etwas wegwirfst.

10. E-Rechnung empfangen können. Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 schicken dir deine größeren Kunden welche. Die Details stehen in E-Rechnung 2027. Läuft deine Buchhaltung noch in einer Tabelle, ist der Wechsel zum Jahreswechsel leichter als mittendrin; Accountable (Affiliate-Link) erledigt Empfang, Archiv und EÜR an einem Ort, Alternativen listet die 9am Freelancer Toolbox.

11. Steuerbescheid an die Krankenkasse. Als freiwillig Versicherte oder Versicherter in der GKV richtet sich dein Beitrag nach dem Einkommen, das du nachweist. Der BfDI sagt es deutlich: Die Krankenkasse setzt den Höchstbeitrag fest, "sofern und solange" das Mitglied kein Einkommen unter der Beitragsbemessungsgrenze nachweist, und der Einkommensteuerbescheid ist das Dokument, das sie verlangen darf. Ein Bescheid für 2025, der diesen Herbst kam, gehört auf ihren Schreibtisch, nicht in dein Postfach.

12. Rechnungen aus 2023 anmahnen, bevor sie verjähren. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB) und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 BGB). Eine unbezahlte Rechnung aus 2023 ist ab dem 31. Dezember 2026 nicht mehr durchsetzbar, wenn du nichts tust. Eine Mahnung allein hält die Uhr nicht an; ein Mahnbescheid oder ein schriftliches Anerkenntnis des Kunden schon.

Was du am Montag tust

1. Exportier deinen Gewinn 2026 bis heute und vergleich ihn mit dem Gewinn, auf dem deine Vorauszahlung beruht. Liegt er darunter, schreib den Herabsetzungsantrag noch diese Woche.
2. Schau in deine Steuererklärung 2023 nach einem Investitionsabzugsbetrag. Gibt es einen und keinen Kauf, bestell vor dem 31. Dezember.
3. Rechne als Kleinunternehmer deinen Umsatz 2026 zusammen. Über 25.000 € heißt Regelbesteuerung 2027, also plan Rechnungsdaten und Preise für 2027.
4. Entscheide über eine Rürup-Zahlung und die Höhe, mit 30.826 € als Grenze für 2026, und überweise, bevor die Banken ins Jahresende gehen.
5. Öffne deine Liste offener Rechnungen, filtere nach 2023 und werde bei jeder einzelnen aktiv.

Falls die Liste aus Schritt 5 aus anderen Gründen kürzer ist, als dir lieb wäre: Mit einem kostenlosen Profil auf 9am siehst du Unternehmen aus der ganzen DACH-Region, die Freelancer suchen, und im Januar öffnen sich ihre neuen Budgets.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Einordnung aus der Praxis und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.